Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak projekt w agencji reklamowej jest czymś zupełnie innym niż projekt w biurze architektonicznym czy w firmie produkcyjnej. Każdy z nich posiada jednak cechy wspólne - takie jak budżet, terminy, uczestników, zadania projektowe czy kamienie milowe.

Inną wspólną cechą jest fakt, iż realizacją każdego projektu należy efektywnie zarządzać - tak, aby zakończył się w terminie, zamknął w zakładanym budżecie i spełnił wytyczone cele biznesowe. Skutecznie kierować projektem znacznie łatwiej stosując oprogramowanie wspierające ten proces. W dzisiejszym artykule przedstawiam 5 najlepszych, moim zdaniem, darmowych narzędzi i systemów do zarządzania projektami o otwartym kodzie źródłowym (open source).

Odkąd w Polsce pojawiło się Gadu-Gadu (wyparte później przez Skype'a, Messengera, SnapChata i masę innych komunikatorów mniej lub bardziej związanych z Social Media) ludzie błyskawicznie przerzucili się na ten - internetowy - sposób komunikacji. Wspólne odrabianie prac domowych, plotkowanie czy "poważne" rozmowy o życiu - wszystko to moje pokolenie (do którego parę lat temu dołączyli również nasi rodzice i dziadkowie) najchętniej odbywa właśnie za pomocą komunikatorów internetowych.

Nie inaczej jest w pracy, gdzie bez komunikatorów trudno o efektywny przepływ informacji. Dzięki nim, aby skonsultować z kimś służbowy temat nie muszę się już z nim szukać po biurze, wyrywać się nawzajem od bieżących obowiązków (co typowe dla telefonów i niezapowiedzianych wizyt przy biurku) czy też zapamiętywać wspólnych ustaleń. Jednak jak wszystkie narzędzia, tak i komunikatory bardzo się od siebie różnią i - w zależności od konkretnego modelu - ich biznesowa przydatność może być zupełnie inna. Dziś pokażę z których darmowych komunikatorów internetowych warto skorzystać w firmie.

Żadnego pracownika biurowego chyba nie trzeba przekonywać o tym, jak wiele znaczą dobre notatki. Wiedzą to także studenci oraz osoby, które wdrażają się w obowiązki w nowym miejscu pracy, codziennie ucząc się czegoś nowego. Notes prowadzić jednak bardzo trudno: pozyskiwane informacje zapisujemy zazwyczaj w dużym pośpiechu, w sposób nieuporządkowany. Z pewnością nie ułatwia to późniejszego korzystania z notatek. Z tego powodu warto wspomóc się komputerowym oprogramowaniem do robienia notatek, takim jak Evernote. Dzięki niemu stworzymy świetną, wygodną bazę wiedzy (umożliwiającą m.in. katalogowanie i przeszukiwanie) - zarówno dla siebie jak i (dzięki wbudowanej opcji pracy grupowej) dla współpracowników bądź kolegów ze szkolnej ławy.

Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu chętniej sięga po rozwiązania uniwersalne, jak poczta e-mail czy arkusz kalkulacyjny. Wynika to po części z przywiązania do sprawdzonych narzędzi, a po części z braku świadomości zalet nowych systemów. Szkoda, bo choć firmowymi zadaniami rzeczywiście można zarządzać z poziomu klienta poczty, a czas pracy rozliczać za pomocą Excela, są na to zdecydowanie lepsze sposoby - na przykład Futuramo, webowa platforma do pracy zespołowej.

Nieco ponad półtora roku temu po raz pierwszy pisałem o gamifikacji w rozwiązaniach informatycznych dla biznesu, podejściu w tamtym czasie stosunkowo świeżym i nieodkrytym, przynajmniej w Polsce. Od roku 2015 sporo się jednak zmieniło - wielu producentów oprogramowania dla firm, zwłaszcza klasy CRM, wzbogaciło swoje rozwiązania o elementy grywalizacji, reklamując je jako narzędzia szczególnie przyjazne użytkownikowi.

Czy wybierając system CRM rzeczywiście warto kierować swoją uwagę ku tym rozwiązaniom, które wspierają filozofię gamifikacji? Czy nasi pracownicy takie rozwiązania docenią? Które elementy gamifikacji można uznać za wartościowe, a które to jedynie "chwyt marketingowy"? Na te pytania postaram odpowiedzieć się poniżej.

Telekonferencje to nieodłączny element współczesnego biznesu. Dzięki nim działania takie jak negocjacje handlowe czy spotkania projektowe można skutecznie prowadzić w trybie zdalnym - bez konieczności podróżowania, oszczędzając tym samym mnóstwo czasu i pieniędzy. Aby telekonferencja dobrze spełniała swoją rolę, musi odbywać się w komfortowych warunkach - tj. bez zakłóceń, z dobrą jakością audio i wideo. Oczywiście ogromne znaczenie ma tu przepustowość łącza internetowego, ale i wykorzystywane narzędzie. Najlepszy według mnie darmowy program do telekonferencji to GoToMeeting. 

Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że poza sztandarowym Wordem, Excelem, Outlookiem czy PowerPointem znajdziemy w nim świetne narzędzia do pracy grupowej. Jednym z nich jest Planner - bardzo prosty, a przy tym szalenie funkcjonalny program do zarządzania zadaniami, dzięki któremu szybko i bezboleśnie zorganizujemy pracę własną i innych. Sam zresztą bardzo chętnie korzystam z niego na co dzień.

Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie i wiedza firmowej kadry. Wiedza, która nierzadko znika, gdy pracownik odchodzi z firmy, zabierając ją ze sobą.

Na szczęście straty związane z odejściem pracownika można minimalizować poprzez wdrożenie narzędzi do zarządzania wiedzą. Jakie to narzędzia i w jaki sposób z nich korzystać - o tym w dzisiejszym artykule.

Jeszcze dekadę temu praca zespołowa w typowym biurze była w zasadzie niemożliwa. Ze względu na brak odpowiednich narzędzi, desygnowany do wykonania danego zadania zespół nie mógł pracować wspólnie (no, chyba że siedząc nad jednym monitorem bądź kartką papieru). Pracę trzeba było najpierw podzielić, tak aby każdy z pracowników mógł zająć się własnym wycinkiem całego projektu. Takie rozwiązanie nie jest jednak dobrym przykładem pracy zespołowej. Co gorsze, jest ono wysoce nieefektywne. Szkoda więc, że w wielu firmach nadal się je stosuje. Tym bardziej, że na rynku istnieje mnóstwo narzędzi ułatwiających pracę w grupie. I to zupełnie darmowych.

Zarządzanie zespołem już z definicji nie jest łatwe. Każdy z nas ma bowiem inny charakter, potrzeby, styl pracy, przyzwyczajenia. Rolą managera jest skomponowanie z tych wszystkich cech i odmienności jednego organizmu - drużyny, która będzie realizować wspólny cel.

Niestety, rynek pracy i potrzeby biznesowe klientów często dorzucają tutaj kolejne utrudnienie - konieczność stworzenia zespołu rozproszonego, czyli takiego, którego członkowie na co dzień przebywają w różnych lokalizacjach. Zarządzanie takim zespołem wiąże się z kilkoma szczególnymi wyzwaniami - o których parę słów poniżej.