Konia z rzędem temu, kto po wysłaniu ważnego e-maila nie zastanawia się czy jego wiadomość na pewno dotarła do adresata i czy zainteresowany zdążył ją już przeczytać. Każdy z nas z pewnością nie raz doświadczył tego typu sytuacji. Niepewności i stresów można jednak w prosty sposób uniknąć - i to zupełnie bezpłatnie. Istnieją bowiem darmowe usługi i narzędzia, dzięki którym błyskawicznie dowiemy się czy adresat otrzymał i przeczytał naszego e-maila - niezależnie od dostawcy poczty elektronicznej i wykorzystywanego przez nas klienta pocztowego. Sprawdźmy jak działają.

Darmowe usługi do e-mail trackingu

Funkcjonalność rozwiązań, które prezentuję poniżej, jest bardzo prosta: monitorowanie wysłanej wiadomości e-mail i informowanie nadawcy o jej statusie (tj. o tym czy dany e-mail został dostarczony do adresata i przez niego przeczytany). Oczywiście śledzenie korespondencji nie może być jawne dla jej adresata, o co dbają na szczęście wszystkie omówione usługi. Ich działanie jest w stu procentach dyskretne i automatyczne - w przeciwieństwie do "żądaj potwierdzenia otrzymania wiadomości" (czyli nielubianej i w zasadzie bezużytecznej opcji wielu klientów pocztowych jak Outlook czy Thunderbird), poniższe rozwiązania do prawidłowego działania nie potrzebują żadnego działania ze strony odbiorcy e-maila.

Wszystkie zaprezentowane usługi są dostępne w wariantach bezpłatnych, podlegających jednak pewnym limitom (możliwość monitorowania określonej liczby wiadomości e-mail w danym okresie). Co istotne, zazwyczaj nie jest wymagana instalacja żadnego dodatkowego oprogramowania, dzięki czemu rozwiązania te działają w każdym środowisku, niezależnie od systemu operacyjnego, klienta poczty czy serwera mailowego - zarówno Twojego, jak i adresata wiadomości.

Getnotify.com

Śledzenie nadawanych maili z getnotify.com jest bardzo proste. Wystarczy zarejestrować się w usłudze, a następnie do adresów odbiorców wysyłanych przez nas wiadomości dodawać ".getnotify.com". Maile możemy oczywiście wysyłać w taki sam sposób jak dotychczas - używając tego samego adresu nadawcy, klienta pocztowego, szablonu wiadomości itp. Nie zmienia się nic poza adresem odbiorcy.

Przykład: Chciałbym wysłać maila do klienta (Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) ze wzorem umowy. Zależy mi na informacji czy klient otrzymał moją wiadomość i czy ją odczytał. Co robię?

  1. Redaguję wiadomość w standardowy sposób (osobiście korzystam z klienta poczty Thunderbird, a moim dostawcą poczty jest outlook.com - nie ma to jednak najmniejszego znaczenia).
  2. Jako adres odbiorcy wprowadzam Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (zamiast standardowego Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. - po prostu dodaję do adresu końcówkę ".getnotify.com").
  3. Klikam "wyślij" (czyli wysyłam e-mail w standardowy sposób).

To wszystko - adresat (bądź adresaci - nic nie stoi bowiem na przeszkodzie aby wysłać maila do wielu odbiorców, oczywiście dodając do ich adresów końcówkę ".getnotify.com") otrzymuje naszą wiadomość, a o resztę dba getnotify.com. Warto podkreślić, że e-mail dostarczony do odbiorcy jest dokładnie taki, jakim go wysłaliśmy - Getnotify.com nie zmienia ani jego treści, ani załączników, ani innych parametrów (w tym adresów nadawcy i odbiorcy - przy czym ten ostatni nie jest już wzbogacony o rozszerzenie "getnotify.com"). Adresat wiadomości nie jest więc świadomy, że odebrany przez niego e-mail jest przez nas śledzony.

Co innego nadawca. Informacje o statusie śledzonego maila otrzymamy od getnotify.com zarówno pocztą elektroniczną, jak i poprzez nasze konto w usłudze. Pamiętajmy, że e-mail tracking działa wyłącznie dla tych wiadomości, które wysyłamy pod adresy wzbogacone końcówką ".getnotify.com". Pozostałe maile nie zostaną "przechwycone" przez usługę.

Darmowa wersja narzędzia pozwala na śledzenie 5 wiadomości (bądź np. jednej wiadomości wysłanej do 5 osób) dziennie oraz 150 miesięcznie. Oprócz funkcji śledzenia maili pod kątem ich dostarczenia i otwarcia, usługa monitoruje również kliknięcia linków osadzonych w treści maila.

Didtheyreadit.com

Alternatywną usługą do śledzenia wysyłanej poczty e-mail jest didtheyreadit.com. Zasada jej działania i funkcjonalność jest niemal identyczna jak getnotify.com. Jedyna różnica to możliwość instalacji dedykowanych dodatków do popularnych klientów pocztowych i przeglądarek internetowych  (m.in. Outlooka, Thunderbirda, Chrome'a czy Firefoxa) w celu łatwiejszego nadawania monitorowanych wiadomości i śledzenia ich statusów. Niestety, darmowa wersja usługi obarczona jest bardzo dużym ograniczeniem w postaci 10 monitorowanych wiadomości na miesiąc.

E-mail tracking w Outlooku

Jeśli korzystasz z klienta poczty Outlook, do śledzenia wysyłanych maili możesz wykorzystać również kilka innych usług przeznaczonych do e-mail trackingu. Wiąże się to z koniecznością instalacji ich pluginów na Twoim urządzeniu. Do dyspozycji masz m.in.:

  • Didtheyreadit.com (opisany wyżej).
  • Banantag.com - w wersji darmowej pozwala na śledzenie maksymalnie 5 wiadomości dziennie.
  • Sidekick - wariant bezpłatny pozwala na śledzenie 200 maili miesięcznie. Usługa współpracuje z Outlookiem i Gmailem, udostępniając dodatki do popularnych przeglądarek internetowych.
  • Contactmonkey - za darmo wyślemy 100 monitorowanych wiadomości miesięcznie.

Śledzenie wiadomości, a ich bezpieczeństwo

Korzystanie z usług do śledzenia poczty e-mail wiąże się z akceptacją tego, że nasza korespondencja (często zawierająca ważne i poufne dane, zwłaszcza jeśli mowa o mailu firmowym) będzie przesyłana za ich pośrednictwem. Oznacza to, że wysyłana przez nas wiadomość zanim dotrze do adresata trafi najpierw nie tylko na nasz serwer mailowy, ale również serwer usługi do e-mail trackingu. W tym miejscu rodzi się pytanie o bezpieczeństwo naszej poczty. Na szczęście przedstawione powyżej usługi w swoich regulaminach informują o nieprzetwarzaniu (a więc tym bardziej o niewykorzystywaniu) prywatnych danych użytkowników i ich odbiorców. Mimo wszystko, przed rozpoczęciem korzystania z którejkolwiek z usług tego typu, koniecznie zapoznajmy się z jej polityką bezpieczeństwa.

Przeczytaj również:


  • kaja

    Czy ktoś może bez mojej wiedzy ustawić w moim komputerze program śledzący moje maile? Jak to sprawdzić czy usunąć?

Dodaj komentarz
System CRM dla dużej i średniej firmy - jaki wybrać?
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami bardzo często rozpoczynamy od poszukiwania najlepszego dostępnego systemu CRM.... Czytaj więcej...
Fakturownia.pl - czyli jak najłatwiej wystawić fakturę?
Wielu z nas wzbrania się przed założeniem własnej działalności gospodarczej - pomimo ciekawego pomysłu i dobrego biznesplanu. Częstymi... Czytaj więcej...
Systemy, aplikacje i usługi informatyczne, z których korzystam na co dzień
W Waszych mailach często pytacie mnie o godne polecenia oprogramowanie, najchętniej takie, z którego sam korzystam. Postanowiłem więc... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Efektywna współpraca systemów CRM i Marketing Automation
Systemy CRM oraz Marketing Automation są podstawowymi narzędziami pracy działów handlowych wielu firm. W niektórych obszarach ich funkcje zdają... Czytaj więcej...
5 najlepszych narzędzi do monitorowania marki w internecie
Jeśli nie ma cię w internecie, nie istniejesz - tę zasadę współczesnego marketingu zna chyba każdy. Pytanie czy rzeczywiście wykorzystujemy... Czytaj więcej...
Programy do podglądania pracowników (PL)
Nie od dziś wiadomo, że człowiek to istota z natury leniwa - niechętna do jakiegokolwiek wysiłku. Oczywiście nie oznacza to, że każdy w... Czytaj więcej...
Mautic, czyli marketing automation za darmo
Dobry produkt to w dzisiejszym biznesie stanowczo za mało. O sukcesie danej firmy najczęściej nie decyduje już jej oferta, a skuteczność... Czytaj więcej...
Jak budować kampanie marketingowe w darmowym systemie marketing automation?
Zautomatyzowane kampanie marketingowe to podstawa każdego systemu klasy marketing automation. Dzięki nim, praca działu handlowego jest znacznie... Czytaj więcej...