Konia z rzędem temu, kto po wysłaniu ważnego e-maila nie zastanawia się czy jego wiadomość na pewno dotarła do adresata i czy zainteresowany zdążył ją już przeczytać. Każdy z nas z pewnością nie raz doświadczył tego typu sytuacji. Niepewności i stresów można jednak w prosty sposób uniknąć - i to zupełnie bezpłatnie. Istnieją bowiem darmowe usługi i narzędzia, dzięki którym błyskawicznie dowiemy się czy adresat otrzymał i przeczytał naszego e-maila - niezależnie od dostawcy poczty elektronicznej i wykorzystywanego przez nas klienta pocztowego. Sprawdźmy jak działają.

Darmowe usługi do e-mail trackingu

Funkcjonalność rozwiązań, które prezentuję poniżej, jest bardzo prosta: monitorowanie wysłanej wiadomości e-mail i informowanie nadawcy o jej statusie (tj. o tym czy dany e-mail został dostarczony do adresata i przez niego przeczytany). Oczywiście śledzenie korespondencji nie może być jawne dla jej adresata, o co dbają na szczęście wszystkie omówione usługi. Ich działanie jest w stu procentach dyskretne i automatyczne - w przeciwieństwie do "żądaj potwierdzenia otrzymania wiadomości" (czyli nielubianej i w zasadzie bezużytecznej opcji wielu klientów pocztowych jak Outlook czy Thunderbird), poniższe rozwiązania do prawidłowego działania nie potrzebują żadnego działania ze strony odbiorcy e-maila.

Wszystkie zaprezentowane usługi są dostępne w wariantach bezpłatnych, podlegających jednak pewnym limitom (możliwość monitorowania określonej liczby wiadomości e-mail w danym okresie). Co istotne, zazwyczaj nie jest wymagana instalacja żadnego dodatkowego oprogramowania, dzięki czemu rozwiązania te działają w każdym środowisku, niezależnie od systemu operacyjnego, klienta poczty czy serwera mailowego - zarówno Twojego, jak i adresata wiadomości.

Getnotify.com

Śledzenie nadawanych maili z getnotify.com jest bardzo proste. Wystarczy zarejestrować się w usłudze, a następnie do adresów odbiorców wysyłanych przez nas wiadomości dodawać ".getnotify.com". Maile możemy oczywiście wysyłać w taki sam sposób jak dotychczas - używając tego samego adresu nadawcy, klienta pocztowego, szablonu wiadomości itp. Nie zmienia się nic poza adresem odbiorcy.

Przykład: Chciałbym wysłać maila do klienta (Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.) ze wzorem umowy. Zależy mi na informacji czy klient otrzymał moją wiadomość i czy ją odczytał. Co robię?

  1. Redaguję wiadomość w standardowy sposób (osobiście korzystam z klienta poczty Thunderbird, a moim dostawcą poczty jest outlook.com - nie ma to jednak najmniejszego znaczenia).
  2. Jako adres odbiorcy wprowadzam Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (zamiast standardowego Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. - po prostu dodaję do adresu końcówkę ".getnotify.com").
  3. Klikam "wyślij" (czyli wysyłam e-mail w standardowy sposób).

To wszystko - adresat (bądź adresaci - nic nie stoi bowiem na przeszkodzie aby wysłać maila do wielu odbiorców, oczywiście dodając do ich adresów końcówkę ".getnotify.com") otrzymuje naszą wiadomość, a o resztę dba getnotify.com. Warto podkreślić, że e-mail dostarczony do odbiorcy jest dokładnie taki, jakim go wysłaliśmy - Getnotify.com nie zmienia ani jego treści, ani załączników, ani innych parametrów (w tym adresów nadawcy i odbiorcy - przy czym ten ostatni nie jest już wzbogacony o rozszerzenie "getnotify.com"). Adresat wiadomości nie jest więc świadomy, że odebrany przez niego e-mail jest przez nas śledzony.

Co innego nadawca. Informacje o statusie śledzonego maila otrzymamy od getnotify.com zarówno pocztą elektroniczną, jak i poprzez nasze konto w usłudze. Pamiętajmy, że e-mail tracking działa wyłącznie dla tych wiadomości, które wysyłamy pod adresy wzbogacone końcówką ".getnotify.com". Pozostałe maile nie zostaną "przechwycone" przez usługę.

Darmowa wersja narzędzia pozwala na śledzenie 5 wiadomości (bądź np. jednej wiadomości wysłanej do 5 osób) dziennie oraz 150 miesięcznie. Oprócz funkcji śledzenia maili pod kątem ich dostarczenia i otwarcia, usługa monitoruje również kliknięcia linków osadzonych w treści maila.

Didtheyreadit.com

Alternatywną usługą do śledzenia wysyłanej poczty e-mail jest didtheyreadit.com. Zasada jej działania i funkcjonalność jest niemal identyczna jak getnotify.com. Jedyna różnica to możliwość instalacji dedykowanych dodatków do popularnych klientów pocztowych i przeglądarek internetowych  (m.in. Outlooka, Thunderbirda, Chrome'a czy Firefoxa) w celu łatwiejszego nadawania monitorowanych wiadomości i śledzenia ich statusów. Niestety, darmowa wersja usługi obarczona jest bardzo dużym ograniczeniem w postaci 10 monitorowanych wiadomości na miesiąc.

E-mail tracking w Outlooku

Jeśli korzystasz z klienta poczty Outlook, do śledzenia wysyłanych maili możesz wykorzystać również kilka innych usług przeznaczonych do e-mail trackingu. Wiąże się to z koniecznością instalacji ich pluginów na Twoim urządzeniu. Do dyspozycji masz m.in.:

  • Didtheyreadit.com (opisany wyżej).
  • Banantag.com - w wersji darmowej pozwala na śledzenie maksymalnie 5 wiadomości dziennie.
  • Sidekick - wariant bezpłatny pozwala na śledzenie 200 maili miesięcznie. Usługa współpracuje z Outlookiem i Gmailem, udostępniając dodatki do popularnych przeglądarek internetowych.
  • Contactmonkey - za darmo wyślemy 100 monitorowanych wiadomości miesięcznie.

Śledzenie wiadomości, a ich bezpieczeństwo

Korzystanie z usług do śledzenia poczty e-mail wiąże się z akceptacją tego, że nasza korespondencja (często zawierająca ważne i poufne dane, zwłaszcza jeśli mowa o mailu firmowym) będzie przesyłana za ich pośrednictwem. Oznacza to, że wysyłana przez nas wiadomość zanim dotrze do adresata trafi najpierw nie tylko na nasz serwer mailowy, ale również serwer usługi do e-mail trackingu. W tym miejscu rodzi się pytanie o bezpieczeństwo naszej poczty. Na szczęście przedstawione powyżej usługi w swoich regulaminach informują o nieprzetwarzaniu (a więc tym bardziej o niewykorzystywaniu) prywatnych danych użytkowników i ich odbiorców. Mimo wszystko, przed rozpoczęciem korzystania z którejkolwiek z usług tego typu, koniecznie zapoznajmy się z jej polityką bezpieczeństwa.

Przeczytaj również:


  • kaja

    Czy ktoś może bez mojej wiedzy ustawić w moim komputerze program śledzący moje maile? Jak to sprawdzić czy usunąć?

Dodaj komentarz

Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
fsDesk - recepta na skuteczną obsługę serwisową
Serwis należy do tej grupy usług, które bardzo cenią konsumenci, a za którymi - delikatnie mówiąc - nie przepadają producenci i... Czytaj więcej...
Wanda - inteligentny tłumacz dla zespołów międzynarodowych
Wanda to opracowany przez Unit4 cyfrowy asystent dla przedsiębiorstw, wprowadzony na rynek na początku zeszłego roku. To pierwsze tego typu... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak skutecznie śledzić odwiedzających stronę WWW za pomocą Mautica?
Mautic, czyli najlepszy darmowy system typu marketing automation, któremu poświęciłem ostatni artykuł, pozwala między innymi monitorować... Czytaj więcej...
Jak prowadzić firmowego bloga?
Coraz więcej firm decyduje się na uruchomienie własnego bloga. I słusznie, statystyki wyraźnie wskazują bowiem, że przedsiębiorstwa... Czytaj więcej...
Efektywna współpraca systemów CRM i Marketing Automation
Systemy CRM oraz Marketing Automation są podstawowymi narzędziami pracy działów handlowych wielu firm. W niektórych obszarach ich funkcje zdają... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Jak skutecznie analizować zachowanie użytkowników na stronie WWW?
Strona WWW (rozumiana również jako serwis internetowy) może, a wręcz powinna być dla firmy źródłem ogromnych korzyści - zarówno... Czytaj więcej...