Jedną z największych zmór użytkowników systemów informatycznych w firmach jest fakt, że aby były one rzeczywiście pomocne w codziennej pracy, konieczne jest ich regularne wypełnianie danymi (np. klientów, transakcji, rozliczeń, materiałów itp.). Pracownicy narzekają często, że uzupełnianie informacji w systemach zabiera im zbyt wiele czasu - którego później brakuje im na pozostałe zadania. Na szczęście istnieją rozwiązania, znacznie ułatwiające i przyspieszające wprowadzanie danych do systemu - oto 10 spośród nich.

Co ułatwia i przyspiesza wprowadzanie danych do systemu?

1. Bazy firm

Jedną z najczęstszych operacji wykonywanych za pomocą oprogramowania klasy ERP czy CRM jest wprowadzanie danych przedsiębiorstw (np. dane do faktury czy adres dostawy). Można je znacznie przyspieszyć dzięki integracji systemu z bazą firm Głównego Urzędu Statystycznego. Zawiera ona kompletne dane wszystkich zarejestrowanych przedsiębiorstw - wystarczy więc wpisać fragment nazwy bądź NIP firmy, a reszta danych zostanie automatycznie pobrana i zapisana. Niestety w dalszym ciągu integracja z GUS nie jest standardem wielu aplikacji (zwłaszcza zagranicznych). Udostępnia ją m.in. popularny online'owy CRM Sugester.

Dzięki integracji Sugester.pl z internetową bazą GUS, podstawowe dane polskich firm jesteśmy w stanie zaimportować do systemu jednym kliknięciem

2. Słowniki adresowe

Wpisywanie samych adresów (zarówno firm, jak i osób fizycznych) ułatwia z kolei integracja z bazą kodów pocztowych oraz TERYT (również udostępnianą przez Główny Urząd Statystyczny). Umożliwia ona np. automatyczne uzupełnienie miasta i ulicy na podstawie podanego kodu pocztowego bądź ograniczenie listy dostępnych ulic czy kodów pocztowych na podstawie wpisanej miejscowości. Funkcja przydatna nie tylko w backoffice'owym oprogramowaniu dla biznesu, ale również m.in. w sklepach online (formularze zamówienia / wysyłki). Przyspiesza wprowadzanie danych oraz pozwala uniknąć błędów (walidacja wpisywanych informacji).

 Baza adresowa TERYT zawiera informacje o województwach, powiatach, gminach, miejscowościach oraz ulicach

3. Notatki głosowe

Dużą pomocą dla pracowników terenowych jest możliwość wprowadzania danych za pomocą głosu (np. notatki ze spotkania z klientem podczas powrotnej podróży samochodem, bez dostępu do klawiatury). Udostępnia ją wiele aplikacji mobilnych wykorzystujących natywną klawiaturę systemu Android (wyposażoną w funkcję speech to text). Sprawdza się ona nadzwyczaj dobrze, system świetnie radzi sobie z językiem polskim (robocze notatki w zasadzie nie wymagają nanoszenia manualnych poprawek).

Aby rozpocząć wprowadzanie notatki głosowej za pomocą klawiatury smartfona z systemem Android, wystarczy wcisnąć przycisk mikrofonu w jej dolnej części

4. Rozpoznawanie tekstu ze zdjęć i skanów (OCR)

Jeśli nie dysponujemy elektroniczną wersją dokumentu, a jedynie jego skanami bądź np. komórkowymi zdjęciami slajdów, zamiast przepisywać do systemu ich treść, możemy wykorzystać technologię OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia ta jest obecna w wielu systemach dla biznesu (np. służących do zarządzania dokumentami), jeśli jednak nasze oprogramowanie nie jest akurat w nią wyposażone, można skorzystać z darmowych narzędzi OCR, jak np. onlineocr.net. Narzędzie z powodzeniem rozpozna tekst zagnieżdżony w plikach PDF czy grafikach (nawet bardzo roboczych).

Darmowe narzędzia OCR nie gwarantują bezbłędnego rozpoznania tekstu ze zdjęcia czy skanu, jednak znacznie przyspieszają wprowadzanie tekstu do systemów

5. Odczytywanie danych z numerów identyfikacyjnych

Wiele systemów informatycznych zmusza nas do osobnego uzupełniania np. pola PESEL, daty urodzenia i płci. Tymczasem dwie ostatnie informacje zawarte są w numerze PESEL i z powodzeniem powinny wypełnić się automatycznie. Oczywiście PESEL to nie jedyny numer identyfikacyjny, z którego odczytamy inne dane. Innym popularnym tego typu numerem jest nr rachunku bankowego (na jego podstawie odczytamy m.in. obsługujący go bank).

6. QR kody i czytniki

O tym jak mocno można przyspieszyć pracę z systemem informatycznym za pomocą QR kodów przekonali się nie tak dawno klienci Paczkomatów Inpost. Dzięki zastąpieniu numeru telefonu i kodu odbioru (wpisywanych dotąd manualnie) QR kodem w telefonie (skanowanym przez paczkomat), proces odbioru paczki skrócił się (przynajmniej w moim przypadku) z kilkudziesięciu do kilku - kilkunastu sekund. Czytniki kodów (m.in. QR czy kreskowych) oraz kart świetnie sprawdzą się wszędzie tam, gdzie rejestrujemy przesyłki, dokumenty, towary oraz czas pracy (wejścia / wyjścia pracownicze).

7. Centrale telefoniczne

Systemy wspierające sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientem (CRM) wymagają ewidencjonowania wszystkich połączeń telefonicznych - zarówno wychodzących, jak i przychodzących. Tak, aby każdy kontakt z klientem był odnotowany w systemie. Jest to czynność bardzo uciążliwa, dlatego warto wyposażyć się w centralkę telefoniczną zintegrowaną z naszym systemem. Wówczas połączenia będą rejestrowane automatycznie i przyporządkowane odpowiednim klientom w bazie danych.

8. Kopiowanie danych i integracja systemów

Niestety wiele rozwiązań stosowanych w firmach wymaga od nas wpisywania tych samych informacji w kilku miejscach (np. adresów fakturowania i dostawy, które najczęściej się pokrywają bądź danych firm). Aby pracować szybciej, użytkownik powinien mieć możliwość skopiowania wartości pól z innego miejsca aplikacji (np. wspomniane wyżej adresy) bądź innego systemu (np. import danych klienta z systemu ERP do systemu CRM).

9. Domyślne wartości pól

Gdy tylko jest to możliwe, pola formatek systemów informatycznych warto okraszać wartościami domyślnymi (np. listy rozwijalne) - znacznie przyspiesza to wprowadzanie danych, zwłaszcza gdy niektóre wartości występują zdecydowanie najczęściej. Pamiętajmy jednak żeby nie przesadzać - użytkownik przyzwyczajony do domyślnych wartości pól może przestać zwracać na nie uwagę i nie modyfikować ich zawartości nawet wtedy, gdy będzie to uzasadnione.

10. Odczytywanie pozycji GPS

Pracownicy terenowi (np. przedstawiciele handlowi) są zwykle zobligowani do raportowania odbytych spotkań - tj. wpisania do systemu z kim, kiedy i gdzie się spotkali oraz jaki był przebieg / skutek spotkania. Możliwość odczytania przez aplikację mobilną pozycji GPS przyspiesza ten proces, automatycznie uzupełniając / podpowiadając miejsce spotkania.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 12, marzec 2016

    PDF to bardzo popularny format zapisu dokumentów. Z definicji jest on elektroniczną wersją wydruku, a więc czymś, czego nie powinno się już zmieniać. W praktyce często jednak pojawia się...

  • Systemy informatyczne dla firm piątek, 17, lipiec 2015

    Systemy informatyczne warto ze sobą integrować, należy to jednak robić z głową - pamiętając o wzbogaceniu mechanizmów synchronizacyjnych o obsługę błędów. Jej brak może skutkować...

  • Systemy informatyczne dla firm czwartek, 03, styczeń 2019

    Jedną z największych zmór użytkowników systemów informatycznych w firmach jest fakt, że aby były one rzeczywiście pomocne w codziennej pracy, konieczne jest ich regularne wypełnianie danymi...

  • Systemy informatyczne dla firm wtorek, 15, lipiec 2014

    Z pewnością każdy z nas niejednokrotnie doświadczył na własnej skórze działania złośliwego oprogramowania. Utrata cennych danych, niestabilność działania systemu, kradzież haseł bądź...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Firmowa strona internetowa niedziela, 02, marzec 2014

    Dziś niemal każda firma ma w internecie swoją wizytówkę - stronę WWW. I słusznie - jest to bowiem jeden z najłatwiejszych sposobów na dotarcie do potencjalnego klienta. Aby jednak firmowa...

  • Reklama w internecie czwartek, 26, grudzień 2013

    Bez wątpienia, jednym z pierwszych kroków związanych z promocją firmy w internecie powinno być umieszczenie jej na Mapach Google (Google Maps). Google Maps to bezpłatna usługa koncernu z...

  • Firmowa strona internetowa niedziela, 29, styczeń 2017

    Za domenę internetową nie warto przepłacać. To jedynie adres naszej witryny, który będzie działał tak samo dobrze zarówno w abonamencie za 1 zł, jak i za 200 zł. Mimo to, rozbieżności w...