Jedną z największych zmór użytkowników systemów informatycznych w firmach jest fakt, że aby były one rzeczywiście pomocne w codziennej pracy, konieczne jest ich regularne wypełnianie danymi (np. klientów, transakcji, rozliczeń, materiałów itp.). Pracownicy narzekają często, że uzupełnianie informacji w systemach zabiera im zbyt wiele czasu - którego później brakuje im na pozostałe zadania. Na szczęście istnieją rozwiązania, znacznie ułatwiające i przyspieszające wprowadzanie danych do systemu - oto 10 spośród nich.

Co ułatwia i przyspiesza wprowadzanie danych do systemu?

1. Bazy firm

Jedną z najczęstszych operacji wykonywanych za pomocą oprogramowania klasy ERP czy CRM jest wprowadzanie danych przedsiębiorstw (np. dane do faktury czy adres dostawy). Można je znacznie przyspieszyć dzięki integracji systemu z bazą firm Głównego Urzędu Statystycznego. Zawiera ona kompletne dane wszystkich zarejestrowanych przedsiębiorstw - wystarczy więc wpisać fragment nazwy bądź NIP firmy, a reszta danych zostanie automatycznie pobrana i zapisana. Niestety w dalszym ciągu integracja z GUS nie jest standardem wielu aplikacji (zwłaszcza zagranicznych). Udostępnia ją m.in. popularny online'owy CRM Sugester.

Dzięki integracji Sugester.pl z internetową bazą GUS, podstawowe dane polskich firm jesteśmy w stanie zaimportować do systemu jednym kliknięciem

2. Słowniki adresowe

Wpisywanie samych adresów (zarówno firm, jak i osób fizycznych) ułatwia z kolei integracja z bazą kodów pocztowych oraz TERYT (również udostępnianą przez Główny Urząd Statystyczny). Umożliwia ona np. automatyczne uzupełnienie miasta i ulicy na podstawie podanego kodu pocztowego bądź ograniczenie listy dostępnych ulic czy kodów pocztowych na podstawie wpisanej miejscowości. Funkcja przydatna nie tylko w backoffice'owym oprogramowaniu dla biznesu, ale również m.in. w sklepach online (formularze zamówienia / wysyłki). Przyspiesza wprowadzanie danych oraz pozwala uniknąć błędów (walidacja wpisywanych informacji).

 Baza adresowa TERYT zawiera informacje o województwach, powiatach, gminach, miejscowościach oraz ulicach

3. Notatki głosowe

Dużą pomocą dla pracowników terenowych jest możliwość wprowadzania danych za pomocą głosu (np. notatki ze spotkania z klientem podczas powrotnej podróży samochodem, bez dostępu do klawiatury). Udostępnia ją wiele aplikacji mobilnych wykorzystujących natywną klawiaturę systemu Android (wyposażoną w funkcję speech to text). Sprawdza się ona nadzwyczaj dobrze, system świetnie radzi sobie z językiem polskim (robocze notatki w zasadzie nie wymagają nanoszenia manualnych poprawek).

Aby rozpocząć wprowadzanie notatki głosowej za pomocą klawiatury smartfona z systemem Android, wystarczy wcisnąć przycisk mikrofonu w jej dolnej części

4. Rozpoznawanie tekstu ze zdjęć i skanów (OCR)

Jeśli nie dysponujemy elektroniczną wersją dokumentu, a jedynie jego skanami bądź np. komórkowymi zdjęciami slajdów, zamiast przepisywać do systemu ich treść, możemy wykorzystać technologię OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia ta jest obecna w wielu systemach dla biznesu (np. służących do zarządzania dokumentami), jeśli jednak nasze oprogramowanie nie jest akurat w nią wyposażone, można skorzystać z darmowych narzędzi OCR, jak np. onlineocr.net. Narzędzie z powodzeniem rozpozna tekst zagnieżdżony w plikach PDF czy grafikach (nawet bardzo roboczych).

Darmowe narzędzia OCR nie gwarantują bezbłędnego rozpoznania tekstu ze zdjęcia czy skanu, jednak znacznie przyspieszają wprowadzanie tekstu do systemów

5. Odczytywanie danych z numerów identyfikacyjnych

Wiele systemów informatycznych zmusza nas do osobnego uzupełniania np. pola PESEL, daty urodzenia i płci. Tymczasem dwie ostatnie informacje zawarte są w numerze PESEL i z powodzeniem powinny wypełnić się automatycznie. Oczywiście PESEL to nie jedyny numer identyfikacyjny, z którego odczytamy inne dane. Innym popularnym tego typu numerem jest nr rachunku bankowego (na jego podstawie odczytamy m.in. obsługujący go bank).

6. QR kody i czytniki

O tym jak mocno można przyspieszyć pracę z systemem informatycznym za pomocą QR kodów przekonali się nie tak dawno klienci Paczkomatów Inpost. Dzięki zastąpieniu numeru telefonu i kodu odbioru (wpisywanych dotąd manualnie) QR kodem w telefonie (skanowanym przez paczkomat), proces odbioru paczki skrócił się (przynajmniej w moim przypadku) z kilkudziesięciu do kilku - kilkunastu sekund. Czytniki kodów (m.in. QR czy kreskowych) oraz kart świetnie sprawdzą się wszędzie tam, gdzie rejestrujemy przesyłki, dokumenty, towary oraz czas pracy (wejścia / wyjścia pracownicze).

7. Centrale telefoniczne

Systemy wspierające sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientem (CRM) wymagają ewidencjonowania wszystkich połączeń telefonicznych - zarówno wychodzących, jak i przychodzących. Tak, aby każdy kontakt z klientem był odnotowany w systemie. Jest to czynność bardzo uciążliwa, dlatego warto wyposażyć się w centralkę telefoniczną zintegrowaną z naszym systemem. Wówczas połączenia będą rejestrowane automatycznie i przyporządkowane odpowiednim klientom w bazie danych.

8. Kopiowanie danych i integracja systemów

Niestety wiele rozwiązań stosowanych w firmach wymaga od nas wpisywania tych samych informacji w kilku miejscach (np. adresów fakturowania i dostawy, które najczęściej się pokrywają bądź danych firm). Aby pracować szybciej, użytkownik powinien mieć możliwość skopiowania wartości pól z innego miejsca aplikacji (np. wspomniane wyżej adresy) bądź innego systemu (np. import danych klienta z systemu ERP do systemu CRM).

9. Domyślne wartości pól

Gdy tylko jest to możliwe, pola formatek systemów informatycznych warto okraszać wartościami domyślnymi (np. listy rozwijalne) - znacznie przyspiesza to wprowadzanie danych, zwłaszcza gdy niektóre wartości występują zdecydowanie najczęściej. Pamiętajmy jednak żeby nie przesadzać - użytkownik przyzwyczajony do domyślnych wartości pól może przestać zwracać na nie uwagę i nie modyfikować ich zawartości nawet wtedy, gdy będzie to uzasadnione.

10. Odczytywanie pozycji GPS

Pracownicy terenowi (np. przedstawiciele handlowi) są zwykle zobligowani do raportowania odbytych spotkań - tj. wpisania do systemu z kim, kiedy i gdzie się spotkali oraz jaki był przebieg / skutek spotkania. Możliwość odczytania przez aplikację mobilną pozycji GPS przyspiesza ten proces, automatycznie uzupełniając / podpowiadając miejsce spotkania.

Przeczytaj również:


  • Interesujący wpis i ważne rady. Najważniejszy jest dobór odpowiednich systemów CRM, a tych jest wiele. Czasami można skorzystam z tych darmowych, a czasami warto zainwestować w autorskie programy wykonywane przez profesjonalne firmy. Notatki głosowe oraz QR kody i czytniki też się bardzo przydają i ułatwiają tworzenie baz danych.

Dodaj komentarz

  • Systemy informatyczne dla firm czwartek, 27, październik 2016

    Systemy działające w tzw. chmurze (SaaS) pod względem wygody użytkowania i administracji znacznie przewyższają oprogramowanie instalowane na własnych serwerach. Mimo to, nie zawsze uważa się...

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 21, listopad 2015

    Startupy, czyli młode firmy poszukujące swojego miejsca na rynku, najczęściej muszą liczyć się z każdą wydawaną złotówką. Dlatego dobrze jest, gdy ich właściciele nie inwestują...

  • Systemy informatyczne dla firm niedziela, 16, marzec 2014

    W naszym kraju coraz więcej osób dostrzega olbrzymi potencjał oprogramowania typu Open Source (który na świecie dostrzeżono nieco wcześniej - w niektórych państwach tego typu oprogramowanie...

  • Systemy informatyczne dla firm niedziela, 01, kwiecień 2018

    Wanda to opracowany przez Unit4 cyfrowy asystent dla przedsiębiorstw, wprowadzony na rynek na początku zeszłego roku. To pierwsze tego typu rozwiązanie na świecie, które pozwala użytkownikom...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Zarządzanie projektami i zasobami niedziela, 28, sierpień 2016

    Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie i wiedza firmowej kadry. Wiedza, która nierzadko...

  • Systemy MRP/ERP sobota, 29, marzec 2014

    Systemy MRP (z jęz. angielskiego: Material Requirement Planning, co oznacza planowanie potrzeb materiałowych) to systemy informatyczne wykorzystywane do optymalizacji zapotrzebowania materiałowego...

  • Reklama w internecie wtorek, 14, styczeń 2014

    Dzisiejszy internet przepełniony jest reklamami. Czyhają one na internautę praktycznie wszędzie, przybierając przeróżne formy: dźwięku, obrazu, tekstu czy też interaktywnych gier....