Jedną z największych zmór użytkowników systemów informatycznych w firmach jest fakt, że aby były one rzeczywiście pomocne w codziennej pracy, konieczne jest ich regularne wypełnianie danymi (np. klientów, transakcji, rozliczeń, materiałów itp.). Pracownicy narzekają często, że uzupełnianie informacji w systemach zabiera im zbyt wiele czasu - którego później brakuje im na pozostałe zadania. Na szczęście istnieją rozwiązania, znacznie ułatwiające i przyspieszające wprowadzanie danych do systemu - oto 10 spośród nich.

Co ułatwia i przyspiesza wprowadzanie danych do systemu?

1. Bazy firm

Jedną z najczęstszych operacji wykonywanych za pomocą oprogramowania klasy ERP czy CRM jest wprowadzanie danych przedsiębiorstw (np. dane do faktury czy adres dostawy). Można je znacznie przyspieszyć dzięki integracji systemu z bazą firm Głównego Urzędu Statystycznego. Zawiera ona kompletne dane wszystkich zarejestrowanych przedsiębiorstw - wystarczy więc wpisać fragment nazwy bądź NIP firmy, a reszta danych zostanie automatycznie pobrana i zapisana. Niestety w dalszym ciągu integracja z GUS nie jest standardem wielu aplikacji (zwłaszcza zagranicznych). Udostępnia ją m.in. popularny online'owy CRM Sugester.

Dzięki integracji Sugester.pl z internetową bazą GUS, podstawowe dane polskich firm jesteśmy w stanie zaimportować do systemu jednym kliknięciem

2. Słowniki adresowe

Wpisywanie samych adresów (zarówno firm, jak i osób fizycznych) ułatwia z kolei integracja z bazą kodów pocztowych oraz TERYT (również udostępnianą przez Główny Urząd Statystyczny). Umożliwia ona np. automatyczne uzupełnienie miasta i ulicy na podstawie podanego kodu pocztowego bądź ograniczenie listy dostępnych ulic czy kodów pocztowych na podstawie wpisanej miejscowości. Funkcja przydatna nie tylko w backoffice'owym oprogramowaniu dla biznesu, ale również m.in. w sklepach online (formularze zamówienia / wysyłki). Przyspiesza wprowadzanie danych oraz pozwala uniknąć błędów (walidacja wpisywanych informacji).

 Baza adresowa TERYT zawiera informacje o województwach, powiatach, gminach, miejscowościach oraz ulicach

3. Notatki głosowe

Dużą pomocą dla pracowników terenowych jest możliwość wprowadzania danych za pomocą głosu (np. notatki ze spotkania z klientem podczas powrotnej podróży samochodem, bez dostępu do klawiatury). Udostępnia ją wiele aplikacji mobilnych wykorzystujących natywną klawiaturę systemu Android (wyposażoną w funkcję speech to text). Sprawdza się ona nadzwyczaj dobrze, system świetnie radzi sobie z językiem polskim (robocze notatki w zasadzie nie wymagają nanoszenia manualnych poprawek).

Aby rozpocząć wprowadzanie notatki głosowej za pomocą klawiatury smartfona z systemem Android, wystarczy wcisnąć przycisk mikrofonu w jej dolnej części

4. Rozpoznawanie tekstu ze zdjęć i skanów (OCR)

Jeśli nie dysponujemy elektroniczną wersją dokumentu, a jedynie jego skanami bądź np. komórkowymi zdjęciami slajdów, zamiast przepisywać do systemu ich treść, możemy wykorzystać technologię OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia ta jest obecna w wielu systemach dla biznesu (np. służących do zarządzania dokumentami), jeśli jednak nasze oprogramowanie nie jest akurat w nią wyposażone, można skorzystać z darmowych narzędzi OCR, jak np. onlineocr.net. Narzędzie z powodzeniem rozpozna tekst zagnieżdżony w plikach PDF czy grafikach (nawet bardzo roboczych).

Darmowe narzędzia OCR nie gwarantują bezbłędnego rozpoznania tekstu ze zdjęcia czy skanu, jednak znacznie przyspieszają wprowadzanie tekstu do systemów

5. Odczytywanie danych z numerów identyfikacyjnych

Wiele systemów informatycznych zmusza nas do osobnego uzupełniania np. pola PESEL, daty urodzenia i płci. Tymczasem dwie ostatnie informacje zawarte są w numerze PESEL i z powodzeniem powinny wypełnić się automatycznie. Oczywiście PESEL to nie jedyny numer identyfikacyjny, z którego odczytamy inne dane. Innym popularnym tego typu numerem jest nr rachunku bankowego (na jego podstawie odczytamy m.in. obsługujący go bank).

6. QR kody i czytniki

O tym jak mocno można przyspieszyć pracę z systemem informatycznym za pomocą QR kodów przekonali się nie tak dawno klienci Paczkomatów Inpost. Dzięki zastąpieniu numeru telefonu i kodu odbioru (wpisywanych dotąd manualnie) QR kodem w telefonie (skanowanym przez paczkomat), proces odbioru paczki skrócił się (przynajmniej w moim przypadku) z kilkudziesięciu do kilku - kilkunastu sekund. Czytniki kodów (m.in. QR czy kreskowych) oraz kart świetnie sprawdzą się wszędzie tam, gdzie rejestrujemy przesyłki, dokumenty, towary oraz czas pracy (wejścia / wyjścia pracownicze).

7. Centrale telefoniczne

Systemy wspierające sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientem (CRM) wymagają ewidencjonowania wszystkich połączeń telefonicznych - zarówno wychodzących, jak i przychodzących. Tak, aby każdy kontakt z klientem był odnotowany w systemie. Jest to czynność bardzo uciążliwa, dlatego warto wyposażyć się w centralkę telefoniczną zintegrowaną z naszym systemem. Wówczas połączenia będą rejestrowane automatycznie i przyporządkowane odpowiednim klientom w bazie danych.

8. Kopiowanie danych i integracja systemów

Niestety wiele rozwiązań stosowanych w firmach wymaga od nas wpisywania tych samych informacji w kilku miejscach (np. adresów fakturowania i dostawy, które najczęściej się pokrywają bądź danych firm). Aby pracować szybciej, użytkownik powinien mieć możliwość skopiowania wartości pól z innego miejsca aplikacji (np. wspomniane wyżej adresy) bądź innego systemu (np. import danych klienta z systemu ERP do systemu CRM).

9. Domyślne wartości pól

Gdy tylko jest to możliwe, pola formatek systemów informatycznych warto okraszać wartościami domyślnymi (np. listy rozwijalne) - znacznie przyspiesza to wprowadzanie danych, zwłaszcza gdy niektóre wartości występują zdecydowanie najczęściej. Pamiętajmy jednak żeby nie przesadzać - użytkownik przyzwyczajony do domyślnych wartości pól może przestać zwracać na nie uwagę i nie modyfikować ich zawartości nawet wtedy, gdy będzie to uzasadnione.

10. Odczytywanie pozycji GPS

Pracownicy terenowi (np. przedstawiciele handlowi) są zwykle zobligowani do raportowania odbytych spotkań - tj. wpisania do systemu z kim, kiedy i gdzie się spotkali oraz jaki był przebieg / skutek spotkania. Możliwość odczytania przez aplikację mobilną pozycji GPS przyspiesza ten proces, automatycznie uzupełniając / podpowiadając miejsce spotkania.

Przeczytaj również:


  • Interesujący wpis i ważne rady. Najważniejszy jest dobór odpowiednich systemów CRM, a tych jest wiele. Czasami można skorzystam z tych darmowych, a czasami warto zainwestować w autorskie programy wykonywane przez profesjonalne firmy. Notatki głosowe oraz QR kody i czytniki też się bardzo przydają i ułatwiają tworzenie baz danych.

Dodaj komentarz



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Systemy MRP/ERP wtorek, 30, kwiecień 2019

    Inwestycja w dedykowane rozwiązanie do prowadzenia biznesu to spore ryzyko. Nie dość, że oprogramowanie "szyte na miarę" jest bardzo kosztowne, to jeszcze nigdy nie ma pewności, że...

  • Zarządzanie projektami i zasobami środa, 24, grudzień 2014

    W Polsce i na świecie coraz popularniejszy staje się outsourcing - również w branży IT. Firmy coraz częściej zdają się na usługi innych przedsiębiorstw, rezygnując z zatrudniania...

  • Zarządzanie projektami i zasobami poniedziałek, 14, kwiecień 2014

    Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie pisaliśmy w poprzednim artykule. Dzisiejszy tekst w...