W jaki sposób dokonać właściwego wyboru spośród ogromnej ilości systemów informatycznych dostępnych na rynku? Jak zdecydować które z rozwiązań spełni oczekiwania użytkowników i przyniesie wymierne korzyści firmie? Co zrobić, aby nie dać się zwieść marketingowym chwytom producentów oprogramowania i sprzedawców? Na te i wiele innych pytań odpowiadam w niniejszym artykule.

1. Określ jakiego systemu szukasz

Poszukując systemu informatycznego dla firmy, na wstępie musisz odpowiedzieć sobie na pytanie o jakiej klasy system chodzi (tj. jaką ma pełnić rolę w przedsiębiorstwie - w jakie funkcje ma być wyposażony). ERP, CMS, MRP, CRM, ECM, FK, HRM, a może jeszcze inny? Identyfikację właściwej klasy systemu koniecznie poprzedźmy określeniem funkcji w jakie system powinien być wyposażony aby osiągnąć stawiane przed nim cele. Warto przy tym pamiętać, że systemy różnych producentów (ale tego samego rodzaju) bardzo często różnią się funkcjonalnością - i tak np. system CRM marki X może być wyposażony w moduł zarządzania magazynem (co jest domeną systemów klasy MRP, a nie CRM).

2. Znajdź najlepsze rozwiązania

Wiedząc już jaki system chcesz wdrożyć w firmie oraz czego od niego oczekujesz, możesz rozpocząć poszukiwania konkretnych rozwiązań. Jak się za to zabrać? Zamiast wpisywać w Google frazy pokroju "najlepszy system CRM" (co poskutkowałoby wyświetleniem w pierwszej kolejności linków sponsorowanych oraz najlepiej wypozycjonowanych, niekoniecznie prowadzących do opisów rzeczywiście najlepszych CRMów), znacznie lepiej jest skorzystać z dobrej porównywarki systemów bądź też zapoznać się z opiniami ich realnych użytkowników. Jedno i drugie jest możliwe dzięki G2Crowd.com - portalowi zawierającemu statystyki, opinie, recenzje, oceny i zestawienia systemów informatycznych wszelkiej maści. Oceny wprowadzają zwykli użytkownicy, możemy więc im zaufać.

Minusem portalu jest to, że nie znajdziemy w nim zbyt wiele informacji o polskich systemach informatycznych (które w naszym kraju cieszą się dużą popularnością). Generalnie, należy pamiętać aby pod żadnym pozorem nie ograniczać się do lektury opisów systemów i opinii z jednego źródła. Musi ich być co najmniej kilka aby mieć pewność, że nie mamy do czynienia jedynie z bełkotem marketingowym (np. w artykule sponsorowanym bądź napisanym tendencyjnie) i że to, co czytamy jest miarodajne i znajduje potwierdzenie w rzeczywistości.

3. Zapoznaj się z demo

Efektem punktu drugiego powinna być lista maksymalnie kilku (3-4) rozwiązań, które po wstępnym rozeznaniu spełniają Twoje oczekiwania i mieszczą się w zakładanym budżecie. Aby wybrać najlepszy system, musisz lepiej zapoznać się z ich możliwościami - najlepiej testując demonstracyjne wersje oprogramowania.

Demo systemu można zazwyczaj zdobyć na stronie internetowej jego producenta bądź firmy zajmującej się jego wdrażaniem / rozwojem. Przed uzyskaniem dostępu bardzo często wymagane jest pozostawienie kontaktu do siebie (możemy oczekiwać telefonu bądź maila z działu handlowego). Nie bójmy się tego - z handlowcem warto porozmawiać - np. o konkretnych funkcjonalnościach systemu. Niekiedy możemy się również umówić na niezobowiązującą prezentację systemu przez sprzedawcę, omówienie demo itd. Oczywiście, przekaz handlowcy należy rozsądnie filtrować - pamiętajmy, że sprzedawca, próbując zachęcić nas do wybrania oferowanego produktu, najpewniej przemilczy jego wady.

Wracając do demo - szalenie ważne jest to, abyś sumiennie podszedł do testów systemu (zwróć uwagę na ergonomię pracy, sposób nawigacji, wyszukiwania danych, szybkość działania oraz interesujące Cię funkcjonalności - rzecz jasna). Nikt nie zrobi tego za Ciebie i Twoich pracowników, a to właśnie ten moment zdecyduje o wyborze rozwiązania, z którego będziecie korzystać przez kolejne kilka lat.

4. Zdecydujcie wspólnie

Po zapoznaniu się z demo i wyciągnięciu wniosków, przychodzi czas na podjęcie ostatecznej decyzji. Pod żadnym pozorem nie wybieraj rozwiązania samodzielnie - najlepszy system wybierzcie wspólnie z zespołem (a przynajmniej z jego przedstawicielami), który będzie beneficjentem wdrażanego oprogramowania. O sukcesie wdrożenia nie decydują bowiem możliwości systemu informatycznego, a ludzie - korzystając z niego i widząc w nim wartość dodaną bądź nie.

Przeczytaj również:


  • Anna

    Z tymi wersjami demo to ciekawa opcja. Czy wiadomo, którzy dostawcy oferują takie rozwiązanie?

  • Anno, większość producentów i dystrybutorów oprogramowania udostępnia zainteresowanym demonstracyjne wersje swoich produktów. Czasem są one dostępne bezpośrednio na ich stronach internetowych, a czasem przekazywane są dopiero po skontaktowaniu się z daną firmą. Jeśli znajdziesz interesujące Cię rozwiązanie, po prostu zwróć się z do producenta / firmy wdrożeniowej z prośbą o udostępnienie demo. Na pewno nie spotkasz się z odmową.

  • U nas na stronie zawsze udostępniamy wersje demo lub możliwa jest bezpłatna prezentacja produktów, szkoda by było gdyby klient potem miał rezygnować po wdrożeniu systemu. Tym bardziej, że jest wiele opcji dostosowania programu do konkretnych potrzeb.

  • Witam!
    Ze swojej strony mogę polecić system ERP Dynamics 365 firmy Microsoft z możliwością instalacji systemu w chmurze. Pozwala to na jego szybka rozbudowę i pełne dostosowanie do potrzeb danej firmy.
    Zapraszam do kontaktu z firmą Integris (https://www.integris.pl ) która jest Polskim przedsiębiorstwem informatycznym z siedzibą w Poznaniu. Wykonujemy projekty wdrożeniowe systemu ERP oraz posiadamy autorskie rozwiązania dla różnych branż.

Dodaj komentarz

  • Systemy informatyczne dla firm środa, 27, grudzień 2017

    Bez zagwarantowanej opieki serwisowej wdrożenie jakiegokolwiek oprogramowania nie ma prawa się udać. Pomimo przeprowadzonych testów, błędy nowego systemu pojawiać się będą na pewno - i to...

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 12, marzec 2016

    PDF to bardzo popularny format zapisu dokumentów. Z definicji jest on elektroniczną wersją wydruku, a więc czymś, czego nie powinno się już zmieniać. W praktyce często jednak pojawia się...

  • Systemy informatyczne dla firm środa, 11, październik 2017

    W Waszych mailach często pytacie mnie o godne polecenia oprogramowanie, najchętniej takie, z którego sam korzystam. Postanowiłem więc przygotować listę systemów, narzędzi oraz usług,...

  • Systemy informatyczne dla firm piątek, 30, styczeń 2015

    W jaki sposób dokonać właściwego wyboru spośród ogromnej ilości systemów informatycznych dostępnych na rynku? Jak zdecydować które z rozwiązań spełni oczekiwania użytkowników i...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Systemy MRP/ERP środa, 03, grudzień 2014

    ERPNext to młody, nieznany na polskim rynku system ERP dla małych i średnich firm. Dzięki szerokiej funkcjonalności i możliwości jej kastomizacji, intuicyjnej obsłudze, nowatorskim podejściu...

  • Firmowa strona internetowa sobota, 15, listopad 2014

    Uruchamiając w internecie stronę internetową, platformę usługową, portal czy bloga, stajemy przed koniecznością rejestracji domeny internetowej, pod którą nasz produkt będzie dostępny w...

  • Systemy informatyczne dla firm niedziela, 25, wrzesień 2016

    Producenci oprogramowania coraz częściej oferują własne usługi hostingowe. Niektórzy idą o krok dalej, udostępniając swój system wyłącznie w formie usługi (Software as a Service). Dla...