W jaki sposób dokonać właściwego wyboru spośród ogromnej ilości systemów informatycznych dostępnych na rynku? Jak zdecydować które z rozwiązań spełni oczekiwania użytkowników i przyniesie wymierne korzyści firmie? Co zrobić, aby nie dać się zwieść marketingowym chwytom producentów oprogramowania i sprzedawców? Na te i wiele innych pytań odpowiadam w niniejszym artykule.

1. Określ jakiego systemu szukasz

Poszukując systemu informatycznego dla firmy, na wstępie musisz odpowiedzieć sobie na pytanie o jakiej klasy system chodzi (tj. jaką ma pełnić rolę w przedsiębiorstwie - w jakie funkcje ma być wyposażony). ERP, CMS, MRP, CRM, ECM, FK, HRM, a może jeszcze inny? Identyfikację właściwej klasy systemu koniecznie poprzedźmy określeniem funkcji w jakie system powinien być wyposażony aby osiągnąć stawiane przed nim cele. Warto przy tym pamiętać, że systemy różnych producentów (ale tego samego rodzaju) bardzo często różnią się funkcjonalnością - i tak np. system CRM marki X może być wyposażony w moduł zarządzania magazynem (co jest domeną systemów klasy MRP, a nie CRM).

2. Znajdź najlepsze rozwiązania

Wiedząc już jaki system chcesz wdrożyć w firmie oraz czego od niego oczekujesz, możesz rozpocząć poszukiwania konkretnych rozwiązań. Jak się za to zabrać? Zamiast wpisywać w Google frazy pokroju "najlepszy system CRM" (co poskutkowałoby wyświetleniem w pierwszej kolejności linków sponsorowanych oraz najlepiej wypozycjonowanych, niekoniecznie prowadzących do opisów rzeczywiście najlepszych CRMów), znacznie lepiej jest skorzystać z dobrej porównywarki systemów bądź też zapoznać się z opiniami ich realnych użytkowników. Jedno i drugie jest możliwe dzięki G2Crowd.com - portalowi zawierającemu statystyki, opinie, recenzje, oceny i zestawienia systemów informatycznych wszelkiej maści. Oceny wprowadzają zwykli użytkownicy, możemy więc im zaufać.

Minusem portalu jest to, że nie znajdziemy w nim zbyt wiele informacji o polskich systemach informatycznych (które w naszym kraju cieszą się dużą popularnością). Generalnie, należy pamiętać aby pod żadnym pozorem nie ograniczać się do lektury opisów systemów i opinii z jednego źródła. Musi ich być co najmniej kilka aby mieć pewność, że nie mamy do czynienia jedynie z bełkotem marketingowym (np. w artykule sponsorowanym bądź napisanym tendencyjnie) i że to, co czytamy jest miarodajne i znajduje potwierdzenie w rzeczywistości.

3. Zapoznaj się z demo

Efektem punktu drugiego powinna być lista maksymalnie kilku (3-4) rozwiązań, które po wstępnym rozeznaniu spełniają Twoje oczekiwania i mieszczą się w zakładanym budżecie. Aby wybrać najlepszy system, musisz lepiej zapoznać się z ich możliwościami - najlepiej testując demonstracyjne wersje oprogramowania.

Demo systemu można zazwyczaj zdobyć na stronie internetowej jego producenta bądź firmy zajmującej się jego wdrażaniem / rozwojem. Przed uzyskaniem dostępu bardzo często wymagane jest pozostawienie kontaktu do siebie (możemy oczekiwać telefonu bądź maila z działu handlowego). Nie bójmy się tego - z handlowcem warto porozmawiać - np. o konkretnych funkcjonalnościach systemu. Niekiedy możemy się również umówić na niezobowiązującą prezentację systemu przez sprzedawcę, omówienie demo itd. Oczywiście, przekaz handlowcy należy rozsądnie filtrować - pamiętajmy, że sprzedawca, próbując zachęcić nas do wybrania oferowanego produktu, najpewniej przemilczy jego wady.

Wracając do demo - szalenie ważne jest to, abyś sumiennie podszedł do testów systemu (zwróć uwagę na ergonomię pracy, sposób nawigacji, wyszukiwania danych, szybkość działania oraz interesujące Cię funkcjonalności - rzecz jasna). Nikt nie zrobi tego za Ciebie i Twoich pracowników, a to właśnie ten moment zdecyduje o wyborze rozwiązania, z którego będziecie korzystać przez kolejne kilka lat.

4. Zdecydujcie wspólnie

Po zapoznaniu się z demo i wyciągnięciu wniosków, przychodzi czas na podjęcie ostatecznej decyzji. Pod żadnym pozorem nie wybieraj rozwiązania samodzielnie - najlepszy system wybierzcie wspólnie z zespołem (a przynajmniej z jego przedstawicielami), który będzie beneficjentem wdrażanego oprogramowania. O sukcesie wdrożenia nie decydują bowiem możliwości systemu informatycznego, a ludzie - korzystając z niego i widząc w nim wartość dodaną bądź nie.

Przeczytaj również:


  • Anna

    Z tymi wersjami demo to ciekawa opcja. Czy wiadomo, którzy dostawcy oferują takie rozwiązanie?

  • Anno, większość producentów i dystrybutorów oprogramowania udostępnia zainteresowanym demonstracyjne wersje swoich produktów. Czasem są one dostępne bezpośrednio na ich stronach internetowych, a czasem przekazywane są dopiero po skontaktowaniu się z daną firmą. Jeśli znajdziesz interesujące Cię rozwiązanie, po prostu zwróć się z do producenta / firmy wdrożeniowej z prośbą o udostępnienie demo. Na pewno nie spotkasz się z odmową.

  • U nas na stronie zawsze udostępniamy wersje demo lub możliwa jest bezpłatna prezentacja produktów, szkoda by było gdyby klient potem miał rezygnować po wdrożeniu systemu. Tym bardziej, że jest wiele opcji dostosowania programu do konkretnych potrzeb.

Dodaj komentarz
IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
Rzeczywistość rozszerzona - 7 zastosowań w biznesie
Jakiś czas temu na spotkaniu szczecińskiego oddziału PMI (Project Management Institute) miałem okazję zobaczyć i dotknąć Microsoft Hololens -... Czytaj więcej...
CRM dla leniwych: Kanban w dziale sprzedaży
Wielu handlowców nie mających doświadczenia z systemami CRM (ja też nie wiem jak to możliwe) żyje w przeświadczeniu, że wdrożenie narzędzia... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Grywalizacja (Gamification) - czym jest i jak wykorzystać ją w biznesie?
Dobrą zabawę lubi każdy z nas, dlatego tak chętnie sięgamy po gry komputerowe, planszowe czy towarzyskie. Gry dostarczają nam rozrywki, stąd... Czytaj więcej...
Integracja systemów informatycznych: obsługa błędów
Systemy informatyczne warto ze sobą integrować, należy to jednak robić z głową - pamiętając o wzbogaceniu mechanizmów synchronizacyjnych o... Czytaj więcej...
7 grzechów głównych systemów ERP (i firm konsultingowych)
Na rynku oprogramowania dostępnych jest wiele systemów ERP o całkiem szerokiej funkcjonalności, zdających się wpisywać w standardowe potrzeby... Czytaj więcej...
Jak zarabiają producenci darmowego oprogramowania?
Miesiącami projektują, programują i testują rozwiązania informatyczne, ponoszą koszty reklamy i marketingu, poprawiają ewentualne błędy, aby... Czytaj więcej...
10 sposobów na zwiększenie ROI systemu informatycznego
W Europie aż 70-80% wdrożeń biznesowych systemów informatycznych (ERP oraz CRM) kończy się niepowodzeniem. Niepowodzenie niejedno ma imię, dla... Czytaj więcej...