Według moich obserwacji, większość problemów organizacyjnych polskich przedsiębiorstw dotyczy dwóch obszarów: firmowej komunikacji (wliczając w nią dostęp do wiedzy i informacji) oraz przepływu pracy (np. rozmyta odpowiedzialność czy brak wykształconych schematów postępowania). Sposobów na rozwiązanie tego typu kłopotów za pomocą narzędzi IT jest wiele, natomiast niewątpliwie jedną z najprostszych są eDokumenty - jeden zintegrowany system do kompleksowej obsługi całej firmy. Przyjrzyjmy się jego możliwościom.

Do czego służą i co potrafią eDokumenty?

eDokumenty to jeden z tych systemów, które nie łatwo ubrać w ramy, sklasyfikować. Wbrew nazwie, nie jest to bowiem typowe rozwiązanie typu DMS (Document Management System) do zarządzania firmowymi dokumentami - mimo że wśród swoich funkcji posiada rozbudowany moduł służący właśnie do tego celu. Nie jest to również klasyczny CRM (mimo że umożliwia zarządzanie relacjami z klientami) ani też BPM (choć udostępnia graficzny interfejs, dzięki któremu procesy biznesowe zaprojektujemy bez konieczności znajomości jakiegokolwiek języka programowania). Biorąc pod uwagę funkcjonalność, system jest zarówno platformą DMS, CRM, jak i BPM.

Wracając do klasyfikacji - czym więc są eDokumenty? Według informacji, które możemy znaleźć na stronie internetowej producenta - firmy Betasoft, jest to zestaw zintegrowanych narzędzi biznesowych, które wspólnie mogą stanowić centralny system informacyjny w przedsiębiorstwie, w którym zostały wdrożone. Jeśli natomiast ja miałbym klasyfikować eDokumenty, zaliczyłbym je do systemów ERP - jest to bowiem oprogramowanie wielofunkcyjne, przeznaczone do kompleksowej obsługi firmy, a nie tylko wybranego wycinka jej działalności.

Jak zwał, tak zwał - w systemach informatycznych najważniejsza jest nie nazwa czy klasyfikacja, a funkcjonalność. Ta natomiast w eDokumentach jest bardzo szeroka, co widać już na pierwszy rzut oka, po zalogowaniu się w systemie.

Interfejs użytkownika

Mimo że eDokumenty są aplikacją webową (system dostępny jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej - nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania na urządzeniu, z którego korzystamy), jego interfejs wyraźnie nawiązuje do tradycyjnych narzędzi okienkowych. Zdecydowanie ułatwia to korzystanie z systemu - jest ono bowiem zbliżone do sposobu pracy z najpopularniejszymi aplikacjami desktopowymi, jak np. pakiet Microsoft Office.

Interfejs systemu eDokumenty

I choć interfejs systemu jest przyjemny dla oka - bardzo przejrzysty i intuicyjny, ogrom dostępnych funkcji może wprawić w zakłopotanie - szczególnie początkujących użytkowników. Na szczęście wiele ekranów (m.in. dashboard, tj. elektroniczne biurko pracownika) można dostosowywać do własnych potrzeb, maksymalizując wygodę korzystania z programu. Dostępne opcje ograniczają również uprawnienia w systemie, dzięki czemu możliwa jest jego konfiguracja w taki sposób, aby dany użytkownik po zalogowaniu "widział" tylko i wyłącznie te elementy nawigacyjne i opcje, które są przydatne w jego pracy (tj. wynikają ze specyfiki jego stanowiska).

Funkcjonalność systemu

Tak jak wcześniej wspomniałem, funkcjonalność systemu jest bardzo szeroka - do tego stopnia, że pełnej listy funkcji eDokumentów nie znajdziemy nawet na stronie producenta. Co ciekawe, mimo że system można traktować jako produkt pudełkowy (tzw. out of the box), niewymagający indywidualnych dostosowań do efektywnego działania (jego funkcje są kompletne i dostępne po instalacji i konfiguracji programu), jego producent udostępnia narzędzia pozwalające na rozbudowę istniejących modułów i tworzenie własnych. W tym momencie zostawmy jednak rozbudowę - standardowa funkcjonalność eDokumentów powinna bowiem w stu procentach pokryć większość potrzeb.

Obieg dokumentów i przepływ pracy

Nazwa systemu (eDokumenty) nie jest przypadkowa - jednym z jego najważniejszych obszarów jest zarządzanie firmowymi dokumentami. Pozwala on nie tylko na ustrukturalizowane gromadzenie i późniejsze łatwe przeszukiwanie dokumentów (wsparcie dla procesu skanowania, wykorzystanie mechanizmu OCR umożliwiającego odnajdywanie plików na podstawie ich zawartości), ale również zarządzanie ich obiegiem. W praktyce oznacza to, że dla każdego typu dokumentu (np. faktura sprzedaży, faktura korygująca, umowa, nota odsetkowa itp.) działają reguły kierujące go do odpowiednich osób w firmie (w celu np. weryfikacji i akceptacji, uzupełnienia danych czy po prostu zapoznania się z nim). Takie podejście porządkuje pracę w firmie, minimalizując ryzyko "zagubienia" dokumentu. Możliwe jest ponadto definiowanie różnego rodzaju powiadomień dla dokumentów (np. bardzo przydatnego przypomnienia o wygasającej umowie z klientem).

Cieszy fakt, że dokumenty w systemie nie są oderwane od rzeczywistości. Wręcz przeciwnie, plik zarchiwizowany w programie może zostać szczegółowo opisany i powiązany z innymi elementami przechowywanymi w bazie danych (np. z kontrahentem). Użytkownik, do którego skierowano dokument w wyniku zdefiniowanego przepływu pracy, jest o tym fakcie nie tylko informowany (m.in. odpowiednim powiadomieniem na swoim pulpicie), ale również uzyskuje wygodny wgląd w jego parametry i historię (ekran poniżej).

Obieg dokumentów i zadań w systemie

Pisząc o przepływie pracy w systemie eDokuementy, nie sposób nie wspomnieć o sposobie w jaki jest on definiowany. Reguły odpowiadające za obieg poszczególnych dokumentów i zadań tworzone są z poziomu interfejsu graficznego, za pomocą narzędzia wspierającego najpopularniejszą obecnie notację do modelowania procesów biznesowych - BPMN (Business Process Modeling Notation). Dzięki niemu, automatyzacja pracy w firmie nie wymaga już kosztownych interwencji programistów - wystarczy dobry pomysł, który za pomocą połączonych kształtów i strzałek od razu można wprowadzić do systemu - bez konieczności znajomości jakiegokolwiek języka programowania. Co ważne, raz stworzoną definicję procesu biznesowego można w razie potrzeby wielokrotnie poprawiać i modyfikować.

CRM i organizacja pracy

Wspomniałem już, że dokumenty przechowywane w systemie nie są "oderwane od rzeczywistości", a łączą się z innymi jego obszarami - między innymi funkcjonalnością CRM. Jaki jest CRM systemu eDokumenty? Przede wszystkim jest kompletny: pozwala m.in. na ewidencję klientów na różnych etapach współpracy (leadów, czyli potencjalnych klientów oraz aktualnych kontrahentów), związanych z nimi szans sprzedażowych, zapytań, ofert, faktur czy też zgłoszeń serwisowych. eDokumenty umożliwiają ponadto rejestrację wszelkiego rodzaju kontaktów handlowych z klientem - spotkań, rozmów telefonicznych oraz wiadomości e-mail. Jeśli mowa o aktywnościach, do dyspozycji użytkownika jest oczywiście kalendarz oraz opcje przypomnień zaplanowanych wcześniej kontaktów.

Ciekawą funkcję związaną z kalendarzem eDokumenty udostępniają dla pracowników sekretariatów i asystentów, którzy mają możliwość zarządzania zadaniami (i generalnie planem pracy) innych, wybranych użytkowników systemu (np. swoich przełożonych). To nie jedyne udogodnienie dla tego niezwykle istotnego działu w każdej firmie - jest ich w systemie znacznie więcej, np. obsługa korespondencji pocztowej.

Zarządzanie planem dnia przez sekretariat

Do dyspozycji wszystkich użytkowników jest ponadto wbudowany klient poczty e-mail (oferujący większość typowych funkcji popularnych rozwiązań tego typu oraz powiązywanie wiadomości z innymi elementami systemu, np. klientami). Funkcjonalność CRM wspiera również moduł kampanii marketingowych, umożliwiający prowadzenie masowych mailingów (np. newsletterów) do kontrahentów przedsiębiorstwa.

Bardzo ciekawym rozwiązaniem, korzystnie wpływającym na wygodę pracy z systemem jest możliwość łączenia różnego rodzaju obiektów (np. dokumentów, zadań, zgłoszeń i szans sprzedażowych) w tzw. "sprawy". Sprawa to swoisty agregat elementów gromadzonych w różnych miejscach systemu, o różnej charakterystyce, lecz o wspólnym znaczeniu biznesowym (np. projekt, temat sprzedażowy, zgłoszenie klienta itp.), w taki sposób aby wszystkie te elementy były ze sobą logicznie powiązane i dostępne z jednego poziomu.

Na uwagę zasługuje ponadto portal klienta, pozwalający na udostępnianie naszym kontrahentom wybranych informacji (np. o własnych zamówieniach). Świetnie uzupełnia on CRM-ową funkcjonalność eDokumentów, choć szkoda, że jego możliwości nie są trochę szersze (portale najlepszych systemów CRM pozwalają nie tylko przeglądać informacje, ale również np. dodawać zgłoszenia serwisowe czy zmianę własnych danych kontaktowych bądź fakturowania.

Pozostałe funkcje

Chociaż obieg dokumentów, przepływ i organizacja pracy, a także moduły składające się na CRM to główne obszary działania systemu, nie oznacza to, że zakres funkcjonalny eDokumentów się na nich kończy. Aplikacja wspiera swoich użytkowników m.in. w zarządzaniu projektami (ewidencja zadań projektowych i zasobów oraz możliwość ich prezentacji na wykresie Gantta), księgowości (ewidencja kosztów i przychodów) czy prowadzeniu magazynu. Wspomniane funkcje należy jednak traktować jako uzupełnienie podstawowych możliwości eDokumentów, wystarczające jedynie do podstawowych zastosowań - a nie jako alternatywę dla wyspecjalizowanych narzędzi do zarządzania projektami, rachunkowości bądź MRP.

Raportowanie

Jak każdy dobry system biznesowy, tak i system eDokumenty wyposażony jest w narzędzie pozwalające na przygotowywanie różnego rodzaju raportów i zestawień opartych na zgromadzonych w nim danych. Aplikację firmy Betasoft wyróżnia dodatkowa możliwość budowania raportów wykorzystujących nie tylko informacje zebrane przez eDokumenty, ale również zewnętrzne - zapisane w bazach danych innych systemów, co znacznie podnosi jej funkcjonalność. Niestety, z tworzeniem raportów nie poradzi sobie każdy użytkownik systemu - wymaga to bowiem umiejętności posługiwania się językiem SQL (co w praktyce rezerwuje przygotowywanie szablonów raportowych dla jego administratorów).

Miejsce eDokumentów w firmie

Szeroka funkcjonalność eDokumentów, które swoimi możliwościami dotykają wszystkich obszarów działalności typowej firmy, a także ich elastyczność i zdolność do wkomponowania się w istniejącą infrastrukturę systemową przedsiębiorstwa (instalacja na własnym serwerze bądź w chmurze producenta, w standardzie dostępna integracja z kilkoma popularnymi rozwiązaniami biznesowymi, jak np. Comarch Optima, współpraca z kalendarzami wspierającymi protokół SyncML, a także kompletne API do komunikacji z systemem) czynią z programu swoiste centrum dowodzenia - podstawowe narzędzie pracy każdego pracownika.

I choć codzienne zadania sekretariatu, zarządu, działu handlowego czy produkcji różnią się diametralnie, każdy znajdzie w eDokumentach przydatne dla siebie funkcje oraz informacje - te same, lecz prezentowane w inny sposób - maksymalizujący ich użyteczność dla poszczególnych grup użytkowników.

Moja opinia o eDokumentach

Na rynku oprogramowania dla biznesu istnieje wiele tzw. systemów - kombajnów, naszpikowanych funkcjami i modułami, uniwersalnych, przeznaczonych do wszelkich zastosowań i potrafiących absolutnie wszystko. Przynajmniej na papierze - w praktyce okazuje się bowiem, że ich możliwości są bardzo powierzchowne i niespójne (jakby rozwijane chaotycznie, niezależnie od siebie), a największym atutem ich poszczególnych funkcji są... nazwy.

Niespójności i powierzchowności nie sposób zarzucić eDokumentom. Testując system byłem pozytywnie zaskoczony nie tyle (albo nie tylko) jego szerokimi możliwościami, ale również sposobem ich współpracy - starannością wykonania poszczególnych modułów oraz połączeń między nimi. Z systemu bije dojrzałość - co akurat nie jest dziwne, biorąc pod uwagę, że jest on rozwijany od 2003 roku. To, z czym mamy do czynienia w roku 2016 jest więc efektem wieloletnich doświadczeń, przede wszystkim użytkowników eDokumentów (co potwierdza m.in. mocno odświeżony interfejs najnowszej wersji systemu).

Czy warto wdrożyć eDokumenty we własnej firmie? Jeśli szukasz oprogramowania wyspecjalizowanego w pewnym wąskim obszarze lub przeznaczonego dla pracowników tylko jednego działu - wówczas system prawdopodobnie będzie dla Ciebie za duży (po prostu nie wykorzystasz większości jego funkcji). Jeśli jesteś natomiast zainteresowany informatyzacją całego przedsiębiorstwa bądź też chciałbyś zastąpić wiele aplikacji jedną zintegrowaną, stosowaną przez wszystkich pracowników i zapewniającą kompleksowe zarządzanie firmą - system eDokumenty jest dla Ciebie.

Więcej informacji na temat systemu można znaleźć na stronie internetowej producenta. Polecam!

Przeczytaj również:


  • Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów w pracy to genialny pomysł! Ułatwia on rozwój firmy i daje nowe możliwości. W dodatku wprowadza większe bezpieczeństwo danych.

  • Warto w prosty i przejrzysty sposób przedstawiać najważniejsze informacje. W naszych realizacjach świetnie się sprawdza zakładka home w oprogramowaniu dedykowanym CRM lub innym.
    Home w dedykowanym systemie produkcyjnym

  • Polecam Państwu przetestowanie systemu eDokumenty.
    Mogą Państwo zgłosić się do konsultantów firmy i poprosić o dostęp do wersji demo systemu lub poprosić o niezobowiązującą prezentację systemu.
    eDokumenty dają bardzo wiele możliwości które znacząco przyśpieszają pewne procesy oszczędzając przede wszystkim czas pracowników.

    Zgodzić się mogę, że na rynku jest wiele systemów, ale naprawdę nie spotkałem jeszcze czegoś takiego jak eDokumenty.

Dodaj komentarz
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych systemów do zarządzania zadaniami (w chmurze)
Natłok zadań może przyprawić o ból głowy każdego. Aby sobie z nimi poradzić, planujemy swoją pracę, zapisując najważniejsze sprawy do... Czytaj więcej...
Jak zatrzymać wiedzę pracowników w firmie? 5 skutecznych sposobów
Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie... Czytaj więcej...
Jak bezpiecznie i efektywnie zarządzać hasłami w firmie?
Tylko nieliczne przedsiębiorstwa prowadzą spójną politykę zarządzania hasłami, pozostawiając w tej kwestii wolną rękę pracownikom.... Czytaj więcej...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak zatrzymać wiedzę pracowników w firmie? 5 skutecznych sposobów
Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?
Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń,... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?
Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń,... Czytaj więcej...