Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że poza sztandarowym Wordem, Excelem, Outlookiem czy PowerPointem znajdziemy w nim świetne narzędzia do pracy grupowej. Jednym z nich jest Planner - bardzo prosty, a przy tym szalenie funkcjonalny program do zarządzania zadaniami, dzięki któremu szybko i bezboleśnie zorganizujemy pracę własną i innych. Sam zresztą bardzo chętnie korzystam z niego na co dzień.

Planner - prosty program do zarządzania zadaniami

Główne atuty Plannera jako narzędzia do zarządzania zadaniami to jego prostota i elastyczność. Microsoft Planner to tablica z rozpisanymi w formie karteczek zadaniami. Zadania można w niej dowolnie przesuwać (oczywiście metodą "przeciągnij i upuść"), zarówno w pionie, jak i w poziomie. O tym co oznacza przesunięcie zadania decydujemy sami, bowiem Planner nie narzuca nam tego w jaki sposób mamy z niego korzystać.

Jak korzystać z Plannera?

I tak, Microsot Planner może posłużyć nam zarówno jako tablica Kanban, na której monitorujemy postęp prac nad zadaniami zespołu, jak i miejsce w którym zarządzamy zadaniami z różnych dziedzin (np. grupując je w obrębie kolumn). Ostatecznie Planner może być po prostu wygodną alternatywą dla zwykłej 'excelowskiej' tabelki, służącą np. do rozpisania składów naszych zespołów projektowych, z możliwością gromadzenia informacji o nich. Jednym słowem - Planner to narzędzie, które nie ma jednego, konkretnego zastosowania - jest elastyczny i możliwy do wykorzystania w naprawdę wielu sytuacjach.

Najciekawsze funkcje

    • Plany: Planner umożliwia prowadzenie wielu tablic z zadaniami (planów) jednocześnie. Funkcja przydatna, jeśli np. realizujemy kilka projektów jednocześnie, bądź zależy nam na stworzeniu kilku tablic o zupełnie różnym zastosowaniu (w jednym z moich projektów stosuję dwie tablice - jedną na zadania, a drugą jako rozpiskę członków zespołów projektowych).
    • Grupowanie: Zadania na każdej tablicy możemy pogrupować nie tylko według zdefiniowanych kolumn (domyślnie), ale również postępu, daty realizacji, przydzielonych użytkowników czy etykiety. Ułatwia zarządzanie priorytetami zadań, w zależności od kontekstu.
    • Zakładki (etykiety): Do wyróżnienia zadania możemy zastosować kolorowe zakładki - oznaczające cokolwiek przyjdzie nam do głowy (np. dodatkowy status czy istotność zadania).
    • Checklista: Dzięki Plannerowi każde zadanie jesteśmy w stanie podzielić na mniejsze zadania - czynności do wykonania (w formie checklisty). Przydatne przede wszystkim jako rozpiska elementów niezbędnych do wykonania danego zadania. Checklistę możemy zdefiniować w taki sposób, aby była widoczna bezpośrednio na tablicy (jako opis danego zadania).

 

Tablica Plannera w bardzo przejrzysty sposób prezentuje zadania Twoje i zespołu. Jej poszczególne elementy, ikony, statusy, kolorowe zakładki oznaczają dokładnie to, co sobie założyłeś - system niczego tu nie narzuca

  • Notatka: Każdą karteczkę z zadaniem możemy wzbogacić opisem, którego fragment (w zależności od ustawień) może być widoczny na tablicy Plannera (ułatwia identyfikację zadań).
  • Przydzielanie zadań: W Plannerze tablice możemy współdzielić z innymi użytkownikami, a każde zadanie może zostać przydzielone jednemu bądź kilku spośród nich. Planner to doskonałe narzędzie do pracy grupowej - sam stosuję je podczas wszelkiego rodzaju statusów projektowych.
  • Komentarze: Pracując nad zadaniami wspólnie z innymi użytkownikami, jesteśmy w stanie prowadzić dyskusję o nich - wymieniając komentarze. System komentarzy przydaje się również, gdy z Plannera korzystamy sami - np. jako miejsce aktualizacji opisowego statusu naszego zadania.
  • Załączniki: Aplikacja pozwala załączać do zadań pliki (np. materiały projektowe, screeny, szkice itd.) - pochodzące z dysku naszego komputera, z zasobów internetowych bądź zintegrowanego z Plannerem Sharepointa.
  • Daty: Karteczki z zadaniami posiadają dedykowane pola umożliwiające zdefiniowanie startu pracy nad zadaniem i jego planowanego zakończenia (widocznego bezpośrednio na tablicy).
  • Status: Planner posiada kilka predefiniowanych statusów zadań (Nierozpoczęte, W toku, Zakończone), rozpoznawalnych bezpośrednio na tablicy i obsługiwanych za pomocą intuicyjnych elementów nawigacyjnych (np. zakończenie zadania odbywa się poprzez kliknięcie widocznego na nim znaczka "check" - zostaje ono wówczas przeniesione do grupy zadań archiwalnych).
  • Aplikacja mobilna: Microsoft udostępnia aplikację mobilną Planner, dzięki której zadaniami swoimi i zespołu możemy zarządzać również za pomocą smartfona (np. w terenie, w podróży).
  • Integracja z narzędziami Office 365: Jako element pakietu Office, Planner jest zintegrowany z innymi narzędziami wchodzącymi w jego skład, jak np. Sharepoint i Teams, gdzie możemy przechowywać zasoby i komunikować się z naszym zespołem projektowym.

 

Kliknięcie karteczki z zadaniem otwiera panel umożliwiający wprowadzenie jego szczegółów, komentowanie postępów, modyfikowanie założeń

Skąd wziąć Microsoft Planner?

Planner jest jednym z narzędzi wchodzących w skład pakietu Microsoft Office 365 dla firm, a konkretnie wersji Office 365 Business Essentials oraz Office 365 Business Premium (brak go więc w ramach Office 365 Business). Szczegółowe porównanie wszystkich udostępnionych przez Microsoft edycji Office'a znajdziemy tutaj. Niestety Plannera nie można pozyskać poza pakietem Office - nie funkcjonuje on jako samodzielna usługa. Ma to jednak swoje zalety - integracja ze środowiskiem Office 365 daje możliwość pracy nad zadaniami w tych samych grupach roboczych, z którymi korzystamy z Sharepointa, Yammera czy Microsoft Teams.

Trello - darmowa alternatywa dla Plannera

Jeśli spodobała Ci się idea wykorzystania Plannera w Twoim przedsiębiorstwie, jednak nie posiadasz niestety subskrypcji Office 365 dla firm i nie planujesz jej w najbliższym czasie nabyć, mam dla Ciebie inną propozycję. Wypróbuj Trello.com - inną, jednak bardzo podobną do Plannera usługę opartą na tablicach i karteczkach z zadaniami. W Przeciwieństwie do Plannera, z Trello można korzystać za darmo (przynajmniej w planie podstawowym) - i choć mnie osobiście bardziej odpowiada interfejs i funkcjonalność produktu Microsoftu, popularniejszym rozwiązaniem jest właśnie Trello.com.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
fsDesk - recepta na skuteczną obsługę serwisową
Serwis należy do tej grupy usług, które bardzo cenią konsumenci, a za którymi - delikatnie mówiąc - nie przepadają producenci i... Czytaj więcej...
Wanda - inteligentny tłumacz dla zespołów międzynarodowych
Wanda to opracowany przez Unit4 cyfrowy asystent dla przedsiębiorstw, wprowadzony na rynek na początku zeszłego roku. To pierwsze tego typu... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak w prosty sposób zarządzać zadaniami?
Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające... Czytaj więcej...
Evernote - znacznie więcej niż notatnik
Żadnego pracownika biurowego chyba nie trzeba przekonywać o tym, jak wiele znaczą dobre notatki. Wiedzą to także studenci oraz osoby, które... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych programów do zarządzania projektami
Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak... Czytaj więcej...
Chmura czy własny serwer - co opłaca się bardziej?
Producenci oprogramowania coraz częściej oferują własne usługi hostingowe. Niektórzy idą o krok dalej, udostępniając swój system... Czytaj więcej...
6 najlepszych darmowych komunikatorów dla firm
Odkąd w Polsce pojawiło się Gadu-Gadu (wyparte później przez Skype'a, Messengera, SnapChata i masę innych komunikatorów mniej lub bardziej... Czytaj więcej...