Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że poza sztandarowym Wordem, Excelem, Outlookiem czy PowerPointem znajdziemy w nim świetne narzędzia do pracy grupowej. Jednym z nich jest Planner - bardzo prosty, a przy tym szalenie funkcjonalny program do zarządzania zadaniami, dzięki któremu szybko i bezboleśnie zorganizujemy pracę własną i innych. Sam zresztą bardzo chętnie korzystam z niego na co dzień.

Planner - prosty program do zarządzania zadaniami

Główne atuty Plannera jako narzędzia do zarządzania zadaniami to jego prostota i elastyczność. Microsoft Planner to tablica z rozpisanymi w formie karteczek zadaniami. Zadania można w niej dowolnie przesuwać (oczywiście metodą "przeciągnij i upuść"), zarówno w pionie, jak i w poziomie. O tym co oznacza przesunięcie zadania decydujemy sami, bowiem Planner nie narzuca nam tego w jaki sposób mamy z niego korzystać.

Jak korzystać z Plannera?

I tak, Microsot Planner może posłużyć nam zarówno jako tablica Kanban, na której monitorujemy postęp prac nad zadaniami zespołu, jak i miejsce w którym zarządzamy zadaniami z różnych dziedzin (np. grupując je w obrębie kolumn). Ostatecznie Planner może być po prostu wygodną alternatywą dla zwykłej 'excelowskiej' tabelki, służącą np. do rozpisania składów naszych zespołów projektowych, z możliwością gromadzenia informacji o nich. Jednym słowem - Planner to narzędzie, które nie ma jednego, konkretnego zastosowania - jest elastyczny i możliwy do wykorzystania w naprawdę wielu sytuacjach.

Najciekawsze funkcje

    • Plany: Planner umożliwia prowadzenie wielu tablic z zadaniami (planów) jednocześnie. Funkcja przydatna, jeśli np. realizujemy kilka projektów jednocześnie, bądź zależy nam na stworzeniu kilku tablic o zupełnie różnym zastosowaniu (w jednym z moich projektów stosuję dwie tablice - jedną na zadania, a drugą jako rozpiskę członków zespołów projektowych).
    • Grupowanie: Zadania na każdej tablicy możemy pogrupować nie tylko według zdefiniowanych kolumn (domyślnie), ale również postępu, daty realizacji, przydzielonych użytkowników czy etykiety. Ułatwia zarządzanie priorytetami zadań, w zależności od kontekstu.
    • Zakładki (etykiety): Do wyróżnienia zadania możemy zastosować kolorowe zakładki - oznaczające cokolwiek przyjdzie nam do głowy (np. dodatkowy status czy istotność zadania).
    • Checklista: Dzięki Plannerowi każde zadanie jesteśmy w stanie podzielić na mniejsze zadania - czynności do wykonania (w formie checklisty). Przydatne przede wszystkim jako rozpiska elementów niezbędnych do wykonania danego zadania. Checklistę możemy zdefiniować w taki sposób, aby była widoczna bezpośrednio na tablicy (jako opis danego zadania).

 

Tablica Plannera w bardzo przejrzysty sposób prezentuje zadania Twoje i zespołu. Jej poszczególne elementy, ikony, statusy, kolorowe zakładki oznaczają dokładnie to, co sobie założyłeś - system niczego tu nie narzuca

  • Notatka: Każdą karteczkę z zadaniem możemy wzbogacić opisem, którego fragment (w zależności od ustawień) może być widoczny na tablicy Plannera (ułatwia identyfikację zadań).
  • Przydzielanie zadań: W Plannerze tablice możemy współdzielić z innymi użytkownikami, a każde zadanie może zostać przydzielone jednemu bądź kilku spośród nich. Planner to doskonałe narzędzie do pracy grupowej - sam stosuję je podczas wszelkiego rodzaju statusów projektowych.
  • Komentarze: Pracując nad zadaniami wspólnie z innymi użytkownikami, jesteśmy w stanie prowadzić dyskusję o nich - wymieniając komentarze. System komentarzy przydaje się również, gdy z Plannera korzystamy sami - np. jako miejsce aktualizacji opisowego statusu naszego zadania.
  • Załączniki: Aplikacja pozwala załączać do zadań pliki (np. materiały projektowe, screeny, szkice itd.) - pochodzące z dysku naszego komputera, z zasobów internetowych bądź zintegrowanego z Plannerem Sharepointa.
  • Daty: Karteczki z zadaniami posiadają dedykowane pola umożliwiające zdefiniowanie startu pracy nad zadaniem i jego planowanego zakończenia (widocznego bezpośrednio na tablicy).
  • Status: Planner posiada kilka predefiniowanych statusów zadań (Nierozpoczęte, W toku, Zakończone), rozpoznawalnych bezpośrednio na tablicy i obsługiwanych za pomocą intuicyjnych elementów nawigacyjnych (np. zakończenie zadania odbywa się poprzez kliknięcie widocznego na nim znaczka "check" - zostaje ono wówczas przeniesione do grupy zadań archiwalnych).
  • Aplikacja mobilna: Microsoft udostępnia aplikację mobilną Planner, dzięki której zadaniami swoimi i zespołu możemy zarządzać również za pomocą smartfona (np. w terenie, w podróży).
  • Integracja z narzędziami Office 365: Jako element pakietu Office, Planner jest zintegrowany z innymi narzędziami wchodzącymi w jego skład, jak np. Sharepoint i Teams, gdzie możemy przechowywać zasoby i komunikować się z naszym zespołem projektowym.

 

Kliknięcie karteczki z zadaniem otwiera panel umożliwiający wprowadzenie jego szczegółów, komentowanie postępów, modyfikowanie założeń

Skąd wziąć Microsoft Planner?

Planner jest jednym z narzędzi wchodzących w skład pakietu Microsoft Office 365 dla firm, a konkretnie wersji Office 365 Business Essentials oraz Office 365 Business Premium (brak go więc w ramach Office 365 Business). Szczegółowe porównanie wszystkich udostępnionych przez Microsoft edycji Office'a znajdziemy tutaj. Niestety Plannera nie można pozyskać poza pakietem Office - nie funkcjonuje on jako samodzielna usługa. Ma to jednak swoje zalety - integracja ze środowiskiem Office 365 daje możliwość pracy nad zadaniami w tych samych grupach roboczych, z którymi korzystamy z Sharepointa, Yammera czy Microsoft Teams.

Trello - darmowa alternatywa dla Plannera

Jeśli spodobała Ci się idea wykorzystania Plannera w Twoim przedsiębiorstwie, jednak nie posiadasz niestety subskrypcji Office 365 dla firm i nie planujesz jej w najbliższym czasie nabyć, mam dla Ciebie inną propozycję. Wypróbuj Trello.com - inną, jednak bardzo podobną do Plannera usługę opartą na tablicach i karteczkach z zadaniami. W Przeciwieństwie do Plannera, z Trello można korzystać za darmo (przynajmniej w planie podstawowym) - i choć mnie osobiście bardziej odpowiada interfejs i funkcjonalność produktu Microsoftu, popularniejszym rozwiązaniem jest właśnie Trello.com.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

  • Zarządzanie projektami i zasobami niedziela, 18, październik 2015

    Na polskim rynku oprogramowania dla biznesu pojawił się niedawno nowy, ciekawy produkt - 21pm.pl, służący do kompleksowego zarządzania projektami - przeznaczony do ich obsługi od definicji...

  • Zarządzanie projektami i zasobami poniedziałek, 14, kwiecień 2014

    Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie pisaliśmy w poprzednim artykule. Dzisiejszy tekst w...

  • Zarządzanie projektami i zasobami niedziela, 05, kwiecień 2015

    Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak projekt w agencji reklamowej jest czymś zupełnie...

  • Zarządzanie projektami i zasobami sobota, 05, grudzień 2015

    Dobrą zabawę lubi każdy z nas, dlatego tak chętnie sięgamy po gry komputerowe, planszowe czy towarzyskie. Gry dostarczają nam rozrywki, stąd nic dziwnego, że spędzanie przy nich naszego...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 12, marzec 2016

    PDF to bardzo popularny format zapisu dokumentów. Z definicji jest on elektroniczną wersją wydruku, a więc czymś, czego nie powinno się już zmieniać. W praktyce często jednak pojawia się...

  • Firmowa strona internetowa niedziela, 02, marzec 2014

    Dziś niemal każda firma ma w internecie swoją wizytówkę - stronę WWW. I słusznie - jest to bowiem jeden z najłatwiejszych sposobów na dotarcie do potencjalnego klienta. Aby jednak firmowa...

  • Sprzedaż i marketing niedziela, 31, lipiec 2016

    Jak zwiększyć sprzedaż? - to pytanie spędza sen z powiek właścicielom przedsiębiorstw, ich managerom i sprzedawcom. I choć nie istnieje jeden złoty sposób na zachęcenie klientów do...