Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że poza sztandarowym Wordem, Excelem, Outlookiem czy PowerPointem znajdziemy w nim świetne narzędzia do pracy grupowej. Jednym z nich jest Planner - bardzo prosty, a przy tym szalenie funkcjonalny program do zarządzania zadaniami, dzięki któremu szybko i bezboleśnie zorganizujemy pracę własną i innych. Sam zresztą bardzo chętnie korzystam z niego na co dzień.

Planner - prosty program do zarządzania zadaniami

Główne atuty Plannera jako narzędzia do zarządzania zadaniami to jego prostota i elastyczność. Microsoft Planner to tablica z rozpisanymi w formie karteczek zadaniami. Zadania można w niej dowolnie przesuwać (oczywiście metodą "przeciągnij i upuść"), zarówno w pionie, jak i w poziomie. O tym co oznacza przesunięcie zadania decydujemy sami, bowiem Planner nie narzuca nam tego w jaki sposób mamy z niego korzystać.

Jak korzystać z Plannera?

I tak, Microsot Planner może posłużyć nam zarówno jako tablica Kanban, na której monitorujemy postęp prac nad zadaniami zespołu, jak i miejsce w którym zarządzamy zadaniami z różnych dziedzin (np. grupując je w obrębie kolumn). Ostatecznie Planner może być po prostu wygodną alternatywą dla zwykłej 'excelowskiej' tabelki, służącą np. do rozpisania składów naszych zespołów projektowych, z możliwością gromadzenia informacji o nich. Jednym słowem - Planner to narzędzie, które nie ma jednego, konkretnego zastosowania - jest elastyczny i możliwy do wykorzystania w naprawdę wielu sytuacjach.

Najciekawsze funkcje

    • Plany: Planner umożliwia prowadzenie wielu tablic z zadaniami (planów) jednocześnie. Funkcja przydatna, jeśli np. realizujemy kilka projektów jednocześnie, bądź zależy nam na stworzeniu kilku tablic o zupełnie różnym zastosowaniu (w jednym z moich projektów stosuję dwie tablice - jedną na zadania, a drugą jako rozpiskę członków zespołów projektowych).
    • Grupowanie: Zadania na każdej tablicy możemy pogrupować nie tylko według zdefiniowanych kolumn (domyślnie), ale również postępu, daty realizacji, przydzielonych użytkowników czy etykiety. Ułatwia zarządzanie priorytetami zadań, w zależności od kontekstu.
    • Zakładki (etykiety): Do wyróżnienia zadania możemy zastosować kolorowe zakładki - oznaczające cokolwiek przyjdzie nam do głowy (np. dodatkowy status czy istotność zadania).
    • Checklista: Dzięki Plannerowi każde zadanie jesteśmy w stanie podzielić na mniejsze zadania - czynności do wykonania (w formie checklisty). Przydatne przede wszystkim jako rozpiska elementów niezbędnych do wykonania danego zadania. Checklistę możemy zdefiniować w taki sposób, aby była widoczna bezpośrednio na tablicy (jako opis danego zadania).

 

Tablica Plannera w bardzo przejrzysty sposób prezentuje zadania Twoje i zespołu. Jej poszczególne elementy, ikony, statusy, kolorowe zakładki oznaczają dokładnie to, co sobie założyłeś - system niczego tu nie narzuca

  • Notatka: Każdą karteczkę z zadaniem możemy wzbogacić opisem, którego fragment (w zależności od ustawień) może być widoczny na tablicy Plannera (ułatwia identyfikację zadań).
  • Przydzielanie zadań: W Plannerze tablice możemy współdzielić z innymi użytkownikami, a każde zadanie może zostać przydzielone jednemu bądź kilku spośród nich. Planner to doskonałe narzędzie do pracy grupowej - sam stosuję je podczas wszelkiego rodzaju statusów projektowych.
  • Komentarze: Pracując nad zadaniami wspólnie z innymi użytkownikami, jesteśmy w stanie prowadzić dyskusję o nich - wymieniając komentarze. System komentarzy przydaje się również, gdy z Plannera korzystamy sami - np. jako miejsce aktualizacji opisowego statusu naszego zadania.
  • Załączniki: Aplikacja pozwala załączać do zadań pliki (np. materiały projektowe, screeny, szkice itd.) - pochodzące z dysku naszego komputera, z zasobów internetowych bądź zintegrowanego z Plannerem Sharepointa.
  • Daty: Karteczki z zadaniami posiadają dedykowane pola umożliwiające zdefiniowanie startu pracy nad zadaniem i jego planowanego zakończenia (widocznego bezpośrednio na tablicy).
  • Status: Planner posiada kilka predefiniowanych statusów zadań (Nierozpoczęte, W toku, Zakończone), rozpoznawalnych bezpośrednio na tablicy i obsługiwanych za pomocą intuicyjnych elementów nawigacyjnych (np. zakończenie zadania odbywa się poprzez kliknięcie widocznego na nim znaczka "check" - zostaje ono wówczas przeniesione do grupy zadań archiwalnych).
  • Aplikacja mobilna: Microsoft udostępnia aplikację mobilną Planner, dzięki której zadaniami swoimi i zespołu możemy zarządzać również za pomocą smartfona (np. w terenie, w podróży).
  • Integracja z narzędziami Office 365: Jako element pakietu Office, Planner jest zintegrowany z innymi narzędziami wchodzącymi w jego skład, jak np. Sharepoint i Teams, gdzie możemy przechowywać zasoby i komunikować się z naszym zespołem projektowym.

 

Kliknięcie karteczki z zadaniem otwiera panel umożliwiający wprowadzenie jego szczegółów, komentowanie postępów, modyfikowanie założeń

Skąd wziąć Microsoft Planner?

Planner jest jednym z narzędzi wchodzących w skład pakietu Microsoft Office 365 dla firm, a konkretnie wersji Office 365 Business Essentials oraz Office 365 Business Premium (brak go więc w ramach Office 365 Business). Szczegółowe porównanie wszystkich udostępnionych przez Microsoft edycji Office'a znajdziemy tutaj. Niestety Plannera nie można pozyskać poza pakietem Office - nie funkcjonuje on jako samodzielna usługa. Ma to jednak swoje zalety - integracja ze środowiskiem Office 365 daje możliwość pracy nad zadaniami w tych samych grupach roboczych, z którymi korzystamy z Sharepointa, Yammera czy Microsoft Teams.

Trello - darmowa alternatywa dla Plannera

Jeśli spodobała Ci się idea wykorzystania Plannera w Twoim przedsiębiorstwie, jednak nie posiadasz niestety subskrypcji Office 365 dla firm i nie planujesz jej w najbliższym czasie nabyć, mam dla Ciebie inną propozycję. Wypróbuj Trello.com - inną, jednak bardzo podobną do Plannera usługę opartą na tablicach i karteczkach z zadaniami. W Przeciwieństwie do Plannera, z Trello można korzystać za darmo (przynajmniej w planie podstawowym) - i choć mnie osobiście bardziej odpowiada interfejs i funkcjonalność produktu Microsoftu, popularniejszym rozwiązaniem jest właśnie Trello.com.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

Jak nowocześnie informatyzować przedsiębiorstwo? Digitalizacja firmy z systemem ERP
Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
fsDesk - recepta na skuteczną obsługę serwisową
Serwis należy do tej grupy usług, które bardzo cenią konsumenci, a za którymi - delikatnie mówiąc - nie przepadają producenci i... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak w prosty sposób zarządzać zadaniami?
Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające... Czytaj więcej...
Jak w prosty sposób zarządzać zadaniami?
Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające... Czytaj więcej...
Narzędzia pracy grupowej w firmie
Jeszcze dekadę temu praca zespołowa w typowym biurze była w zasadzie niemożliwa. Ze względu na brak odpowiednich narzędzi, desygnowany do... Czytaj więcej...
Czy warto inwestować w wewnętrzny dział IT?
W Polsce i na świecie coraz popularniejszy staje się outsourcing - również w branży IT. Firmy coraz częściej zdają się na usługi innych... Czytaj więcej...
Zarządzanie zespołem rozproszonym - wyzwania i dobre praktyki
Zarządzanie zespołem już z definicji nie jest łatwe. Każdy z nas ma bowiem inny charakter, potrzeby, styl pracy, przyzwyczajenia. Rolą managera... Czytaj więcej...