Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń, regulaminów, szablonów, materiałów marketingowych, ofert, faktur... Można tak wymieniać bez końca. Biura przedsiębiorstw pękają w szwach od segregatorów z tysiącami papierów, wśród których nigdy nie można znaleźć tego jednego, który jest nam akurat potrzebny.
Jak temu zaradzić? Przechowując dokumenty w formie elektronicznej. Oczywiście, makulatury z firmy całkowicie nie usuniemy, jednak skutecznie ją w ten sposób uporządkujemy i ograniczymy. Przyjrzyjmy się sposobom przechowywania elektronicznych dokumentów w firmie i wybierzmy najlepszy.
{flike}
Dokumenty elektroniczne - dlaczego warto?
Powodów, dla których warto przechowywać firmowe dokumenty w wersji elektronicznej jest bardzo wiele. Nawet jeśli z przyczyn prawnych czy organizacyjnych istnieje konieczność składowania wybranych dokumentów w formie papierowej, warto posiadać ich cyfrowe odpowiedniki. Dlaczego? Oto kilka ich istotnych zalet:
- możliwość łatwego przeszukiwania - podając np. słowo kluczowe, tytuł kategorię bądź frazę, jesteśmy w stanie w kilka sekund odnaleźć pożądany dokument - bez konieczności wertowania segregatorów,
- porządek w dokumentach - wszystkie mogą być przechowywane w jednym miejscu, w zasadzie bez limitów ilościowych,
- współdzielenie dokumentów - z jednego dokumentu może jednocześnie korzystać wielu pracowników, bez konieczności np. jego kserowania,
- dostęp do firmowych dokumentów z dowolnego miejsca na ziemi - jeśli elektroniczne dokumenty firmy przechowywane są w firmowej sieci podłączonej do internetu, wówczas dostęp do nich jest możliwy z dowolnej lokalizacji,
- łatwa i szybka edycja dokumentów - dzięki elektronicznej formie, w razie potrzeby na dokument można błyskawicznie nanieść zmianę.
W jaki sposób przechowywać firmowe dokumenty?
Najprostszym, ale i najgorszym sposobem przechowywania firmowym dokumentów elektronicznych są komputery pracowników. Jedyną zaletą takiego rozwiązania jest jego intuicyjność (pracownik po zeskanowaniu dokumentu / utworzeniu go na komputerze zapisuje go na swoim dysku twardym). Z oczywistych względów (brak centralizacji i możliwości kontroli nad plikami, chaos organizacyjny) odradzamy tę metodę - gdyż może przynieść więcej złego niż dobrego.
Drugim, znacznie lepszym sposobem na przechowywanie elektronicznych dokumentów firmy jest dysk sieciowy. Jest to rozwiązanie bardzo popularne wśród polskich przedsiębiorstw ze względu na łatwość jego wdrożenia, niski koszt i intuicyjność. Polega on na umieszczeniu w sieci przedsiębiorstwa dysku, na którym przechowywane są firmowe dokumenty i do którego dostęp mają wszyscy bądź pracownicy. Niestety, rozwiązanie to nie jest pozbawione poważnych wad. Pierwszy problem, to niewielkie możliwości konfiguracji zabezpieczeń (np. przed skasowaniem istotnych plików). Drugi, to brak możliwości wersjonowania plików (w związku z czym, chcąc zachować kilka wersji tego samego dokumentu, zapisujemy kilka, co z czasem prowadzi do bałaganu). Kolejny - brak możliwości zablokowania danego pliku do edycji (np. Handlowiec 1 pracuje nad nowym wzorem umowy, tymczasem Handlowiec 2, nie wiedząc o tym, kopiuje z dysku niedopracowany szablon i wysyła klientowi). Ostatecznie, problemem dysków sieciowych jest ich podatność na awarie - a w przypadku takowej, odzyskanie przechowywanych dokumentów jest bardzo kłopotliwe i kosztowne.
Na szczęście istnieje rozwiązanie jeszcze lepsze - wdrożenie systemu klasy ECM (Enterprise Content Management) do zarządzania firmowymi dokumentami.
Systemy ECM - narzędzia do zarządzania firmowymi dokumentami
Systemy ECM (skrót od frazy Enterprise Content Management, oznaczającej zarządzanie treścią przedsiębiorstwa) zostały stworzone do magazynowania takich zasobów, jak firmowe dokumenty. Systemy tej klasy rozwiązują problemy dysków sieciowych, jako głównych repozytoriów dokumentów firmy. Ich najważniejsze zalety to:
- wersjonowanie plików (kolejne modyfikacje plików nie zastępują poprzednich, a pojawiają się w systemie jako nowe, aktualne wersje - dzięki czemu mamy możliwość powrotu do pliku przed modyfikacją, sprawdzenia historii zmian (np. daty, autora i rodzaju zmiany),
- blokowanie plików do edycji - osoba modyfikująca dany zasób może zablokować w systemie możliwość aktualizowania go w tym czasie przez inne osoby - tak aby najnowsza wersja pliku była zawsze tą właściwą,
- zaawansowane wyszukiwanie plików - systemy ECM wyposażone są w zaawansowane wyszukiwarki ułatwiające przeszukiwanie zgromadzonych zasobów,
- wbudowane mechanizmy OCR - wiele systemów klasy ECM posiada wbudowane mechanizmy OCR, pozwalające na odczyt tekstu np. z plików graficznych (skany dokumentów), m.in. umożliwiając kopiowanie go i wyszukiwanie,
- zarządzanie uprawnieniami - możliwość nadawania uprawnień użytkownikom w taki sposób, aby mieli oni dostęp wyłącznie do wybranych zasobów i funkcjonalności systemu (np. brak możliwości aktualizacji niektórych dokumentów, dostęp wyłącznie do plików związanych z konkretnym projektem itd.),
- kategoryzacja dokumentów - dokumenty w ramach systemu ECM (podobnie, jak i na dysku sieciowym) przechowuje się w folderach, co nadaje zbiorowi odpowiednią strukturę; systemy tej klasy wyróżniają się możliwością przypisania dokumentom wybranych kategorii i tagów - co ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie,
- intuicyjna obsługa - wiele systemów klasy ECM charakteryzuje się nowoczesnym, ergonomicznym interfejsem, znacznie ułatwiającym pracę (m.in. mechanizm przeciągnij i upuść),
- workflow - dobre systemy ECM pozwalają na zarządzanie obiegiem dokumentów (tzw. workflow), dzięki któremu dany dokument na kolejnych etapach swojego "życia" trafia do osób odpowiedzialnych za jego obsługę (np. jego uzupełnienie, weryfikację, akceptację itp.).
Jaki system ECM wybrać?
Na rynku można znaleźć wiele dobrych systemów klasy ECM. Różnią się one interfejsem, funkcjonalnością, wymaganiami dot. sprzętu i oprogramowania, a także sposobem licencjonowania (czyli w uproszczeniu kosztami wdrożenia i późniejszej eksploatacji). Godnymi polecenia systemami ECM są obecnie: M-Files, SmartSearch, OnBase, Huddle, MaxxxVault, Alfresco, LaserFiche, Perceptive Software, Dokmee, czy FileNet Content Manager, charakteryzujące się zbliżonymi możliwościami. Chcąc ograniczyć koszty, warto zastanowić się nad darmową wersją opensource'owego Alfresco (Alfresco Community) - bardzo zresztą solidnego i wystarczającego do większości zastosowań.
Komentarze (3)