Wielu handlowców nie mających doświadczenia z systemami CRM (ja też nie wiem jak to możliwe) żyje w przeświadczeniu, że wdrożenie narzędzia tego typu rozwiąże wszelkie problemy sprzedażowe ich firmy, a przynajmniej znacznie uporządkuje ich pracę. Zderzenie z rzeczywistością bywa jednak brutalne - okazuje się bowiem, że system CRM owszem, pomoże to wszystko osiągnąć, ale nie za darmo. Ceną jest systematyczność korzystania z aplikacji i uzupełniania jej danymi.

Mimo że cena ta nie jest wysoka (wszak po to nam system aby się nim na co dzień posługiwać - to logiczne, że tylko wtedy pomoże nam w pracy), niektórzy sprzedawcy szybko rezygnują z CRMa, tłumacząc się brakiem czasu na bieżącą aktualizację informacji. Jednak prawdziwą przyczyną jest raczej ich lenistwo, któremu na szczęście można zaradzić. Jedną z metod jest zastosowanie tablicy kanbanowej - wizualnej formy prezentacji realizowanych tematów sprzedażowych.

Czym jest Kanban?

Kanban to stworzona w połowie ubiegłego wieku japońska metoda sterowania produkcją. W języku japońskim słowo kanban oznacza tabliczkę informacyjną. I właśnie na tabliczkach opiera się nazwana tak zwinna metodyka zarządzania. Polega ona na takim organizowaniu pracy, aby każda komórka organizacyjna firmy realizowała w danym momencie dokładnie tyle zadań, ile potrzeba i ile jest w stanie (minimalizacja produkcji nadmiarowej oraz przestojów związanych z oczekiwaniem na efekty pracy innych działów).

Tablica kanbanowa

Jednym z kluczowych elementów metodyki Kanban jest wizualizacja przepływu pracy za pomocą tzw. tablicy kanbanowej. Jej kolejne kolumny odpowiadają etapom realizacji danego zadania czy procesu wytwórczego. Za poszczególne stany czy etapy mogą być (i najczęściej są) odpowiedzialne inne osoby bądź działy w firmie. W ramach postępu prac nad zadaniem (zobrazowanym za pomocą karteczki przyklejonej do tablicy) przesuwa się ono w prawo, przechodząc przez kolejne fazy realizacji.

Prosta tablica kanbanowa - wraz z postępem realizacji zadania przesuwa się ono w prawo

Tablica Kanban jest najpopularniejszym elementem tej metodyki - często stosuje się ją niezależnie, jedynie do wizualizacji postępów prac nad zadaniami. Tzw. "Kanban Boardy" wykorzystuje wiele aplikacji do planowania zadań i zarządzania projektami, jak np. Trello, Microsoft Planner czy Kanbo. Są one bardzo elastyczne (m.in. w zakresie liczby i charakteru dostępnych kolumn) i można je śmiało stosować zarówno w pracy, jak i w domu.

Kanban w dziale sprzedaży

Tablica Kanban ostatnio znajduje również zastosowanie w działach handlowych. Wizualizacja tematów sprzedażowych za jej pomocą jest wartościowym uzupełnieniem popularnych lejków sprzedaży. Tablica z jednej strony pokazuje nam z lotu ptaka (a więc w sposób poglądowy, przypominający raport) wszystkie tematy, nad którymi aktualnie pracujemy, z drugiej strony zawiera ich wszystkie najistotniejsze szczegóły (jak wartość tematu, kontrahent, etap sprzedaży, przypisany handlowiec czy zaplanowane działania). Można więc śmiało powiedzieć, że tablica Kanban jest tym, czego oczekuje od systemu CRM większość handlowców - pulpitem, na którym zgromadzone są najważniejsze (z ich punktu widzenia) informacje, czyli wszystko w jednym miejscu.

Jak korzystać z tablicy Kanban?

To, co do tablicy Kanban jako narzędzia dla działu sprzedaży może przekonać nawet najbardziej leniwych i niechętnych systemom CRM handlowców, tkwi w sposobie jej obsługi. A ta jest wyjątkowo łatwa i przyjemna:

  • aktualizacja statusu szansy sprzedażowej (np. z etapu "nowa szansa" na "w toku") polega na przeciągnięciu (metodą Drag & Drop) odpowiadającej jej karteczki pomiędzy poszczególnymi kolumnami,
  • część elementów tematu sprzedażowego (np. szansa powodzenia) aktualizuje się automatycznie w wyniku samego przeciągnięcia karteczki (pkt. wyżej),
  • niektóre systemu CRM wyposażone w tablicę Kanban, potrafią wymusić na użytkowniku (bądź zasugerować) wykonanie określonych akcji - w wyniku przesunięcia karteczki (czyli zmiany etapu szansy sprzedaży).

Odoo - przykład tablicy Kanban w systemie CRM

Udaną implementacją tablicy Kanban w narzędziu CRM może pochwalić się Odoo  - popularny opensource'owy system ERP, znany kiedyś pod nazwą OpenERP. Mimo że Odoo to wielofunkcyjny "kombajn" (co zwykle oznacza dość przeciętną jakość poszczególnych elementów takiego oprogramowania), jego moduł CRM jest dopracowany, przerastając funkcjonalnością niejeden samodzielny system CRM.

Funkcjonalna tablica Kanban w module CRM systemu Odoo

CRM systemu Odoo korzysta ze sprawdzonego, typowego modelu danych: Kontrahenci / Klienci indywidualni - Szanse sprzedaży. Od innych rozwiązań wyróżnia go jednak zastosowanie kilku (zamiennych) sposobów wizualizacji szans: za pomocą wykresów, tabeli Pivot, kalendarza oraz wspomnianej wcześniej tablicy Kanban.

Ogromną zaletą tablicy kanbanowej Odoo jest możliwość pełnej obsługi systemu CRM z jej poziomu. Wprowadzenie nowej szansy sprzedażowej wraz z nowym klientem zajmuje tylko chwilę. Bardzo wygodne jest również zarządzanie aktywnościami (np. zadanie, telefon, spotkanie) związanymi z poszczególnymi tematami (screen powyżej). Kształt tablicy jest oczywiście konfigurowalny - mamy pełną swobodę w definiowaniu kolumn (tj. etapów), które składają się na proces sprzedaży.

Z systemu Odoo możemy korzystać bezpłatnie - pobierając go z oficjalnej strony i instalując na własnym serwerze. Oprogramowanie można również wypróbować bez konieczności pobierania i instalowania czegokolwiek - dzięki chmurowej usłudze jego producenta. Wystarczy zarejestrować się tutaj i bezpłatnie używać Odoo przez dwa tygodnie. Warto wspomnieć, że korzystanie z jednego modułu chmurowej wersji Odoo jest całkowicie bezpłatne.

Przeczytaj również:


  • Jarad

    Z narzędzi kanbanowych warto wspomnieć o ic project. Testujemy to w firmie od kilku miesięcy i wygląda baaaardzo obiecująco. A do tego jest wyprodukowany w Polsce.

  • Jarad, narzędzi kanbanowych dostępnych jest w sieci cała masa. Systemów CRM wyposażonych w tablicę Kanban już niekoniecznie ;)

  • Michal

    I tu Jarad ma rację, bo ICP ma oprócz kanban również crm. Nie jest to może rozbudowany CRM ale dla większości klientów w zupełności wystarczy.

  • W Sugester.pl/crm mamy dostępną tablicę kanban od powstania systemu. Sprawdza się bardzo dobrze zarówno w sprzedaży jak i w helpdesku i projektach. Polecam przetestowanie. Chetnie opowiem cos wiecej - michal@sugester.pl

  • Łukasz Pietrucha

    Z ciekawych narzędzi Kanban-like jest jeszcze Pipedrive. Czekam na kolejny wpis z porównaniem kilku ;-)

Dodaj komentarz
Dekalog użytkownika systemu CRM
Posiadasz system CRM, który jednak nie przynosi Twojej firmie spodziewanych korzyści? Oprogramowanie zamiast porządkować i usprawniać twoją... Czytaj więcej...
Sztuczna inteligencja w systemach CRM - w czym wyręczy nas w 2017 roku?
Wbrew pozorom, na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat systemy informatyczne dla biznesu nie zmieniły się tak bardzo. Podobnie jak pod koniec lat... Czytaj więcej...
CRM czy SFA? Do czego służą systemy Sales Force Automation?
W przeciwieństwie do CRM, termin SFA nie jest w Polsce dobrze znany. Mgliste, aczkolwiek bardzo chwytliwe marketingowo pojęcie Sales Force... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Dekalog użytkownika systemu CRM
Posiadasz system CRM, który jednak nie przynosi Twojej firmie spodziewanych korzyści? Oprogramowanie zamiast porządkować i usprawniać twoją... Czytaj więcej...
CRM czy SFA? Do czego służą systemy Sales Force Automation?
W przeciwieństwie do CRM, termin SFA nie jest w Polsce dobrze znany. Mgliste, aczkolwiek bardzo chwytliwe marketingowo pojęcie Sales Force... Czytaj więcej...
Dekalog użytkownika systemu CRM
Posiadasz system CRM, który jednak nie przynosi Twojej firmie spodziewanych korzyści? Oprogramowanie zamiast porządkować i usprawniać twoją... Czytaj więcej...
CRM czy SFA? Do czego służą systemy Sales Force Automation?
W przeciwieństwie do CRM, termin SFA nie jest w Polsce dobrze znany. Mgliste, aczkolwiek bardzo chwytliwe marketingowo pojęcie Sales Force... Czytaj więcej...
Dobry system CRM, czyli jaki? (poradnik - część II: Sprzedaż)
Dobry system CRM to coś więcej niż prosta baza klientów czy rejestr prowadzonych z nimi rozmów telefonicznych. Jako, że CRM to podstawowe... Czytaj więcej...