Każda firma gromadzi informacje o swoich klientach - nie każda robi to jednak w sposób efektywny i bezpieczny. W dzisiejszym artykule pokażę jak wykorzystać popularny, darmowy system SuiteCRM do stworzenia nowoczesnej bazy klientów, dostępnej z dowolnej lokalizacji, dowolnego urządzenia podłączonego do internetu, wyposażonego w przeglądarkę internetową.


Baza klientów w Excelu - dlaczego to zły pomysł?

Niestety wiele firm (i to niekoniecznie wyłącznie tych wchodzących na rynek bądź małych) prowadzi bazę swoich klientów w formie arkusza Excel. Piszę niestety, bo takie rozwiązanie posiada szereg wad, które powinny je w zasadzie dyskwalifikować. Arkusz kalkulacyjny zdecydowanie nie jest dobrym pomysłem na ewidencję danych naszych klientów, gdyż między innymi:

  • trudno utrzymać w nim porządek (baza sukcesywnie się rozrasta, Excel nie jest w stanie skutecznie pilnować formatu wprowadzanych danych i ich unikalności),
  • w miarę użytkowania, po jakimś czasie w firmie pojawia się kilka wersji tego samego pliku rozwijanych niezależnie od siebie (znów kwestia jakości przechowywanych danych),
  • dostęp do bazy mamy tylko wtedy, gdy dysponujemy plikiem, w którym ona się znajduje (brak dostępu z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu - chyba, że plik znajduje się na ogólnodostępnym dysku sieciowym, co z racji bezpieczeństwa nie jest dobrym pomysłem),
  • w Excelu nie istnieje możliwość dywersyfikacji uprawnień - pracownik może posiadać dostęp do bazy klientów bądź nie (chyba, że bazę podzielimy na mniejsze - co znów spowoduje kłopoty z utrzymaniem porządku i wysokiej jakości danych),
  • przesyłanie pliku Excel między pracownikami / pobieranie go z dysku sieciowego, a następnie edycja na własnym komputerze to świetna okazja do wycieku cennych danych firmy na zewnątrz (czy to za sprawą samych pracowników, czy osób nieupoważnionych, np. hakerów),
  • Excel jest arkuszem kalkulacyjnym, przystosowanym do wykonywania obliczeń, a nie ewidencji klientów firmy - stąd jego obsługa w tym zakresie jest kłopotliwa, nieefektywna,
  • baza klientów w Excelu jest ograniczona pod względem rozwoju funkcjonalnego.

Baza klientów w darmowym systemie SuiteCRM - krok po kroku

Zdecydowanie lepszym pomysłem na elektroniczną bazę klientów firmy jest wykorzystanie rozwiązań wyspecjalizowanych, stworzonych specjalnie do tego celu - systemów CRM. Zwłaszcza, że istnieją bardzo dobre, darmowe produkty tego typu. Spośród nich za najlepszy (bo bogaty w funkcje i najlepiej rokujący na przyszłość) uważam SuiteCRM. Na jego przykładzie pokażę więc jak, zupełnie za darmo, stworzyć efektywną bazę klientów, która - dzięki ewentualnemu wykorzystaniu pozostałych modułów aplikacji - może docelowo stać się zalążkiem kompleksowego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem.

Sporym atutem SuiteCRM jako bazy klientów jest również dostępność wielu dodatków do tego systemu - m.in. aplikacji na telefony komórkowe, dzięki którym zyskujemy możliwość obsługi naszej bazy również za pomocą urządzeń mobilnych.

1. Przygotowanie darmowego hostingu

System informatyczny, taki jak SuiteCRM, musi zostać zainstalowany na odpowiednim serwerze. I choć nie polecam wykorzystywania do tego celu popularnych serwerów WWW (przeznaczonych do hostowania stron internetowych, a nie systemów informatycznych), na potrzeby tego artykułu skorzystałem z oferty Hostinger.pl, udostępniającego niezłej jakości hosting za darmo.

Aby zdobyć darmowy hosting w serwisie Hostinger.pl, wystarczy zarejestrować się, a następnie w zakładce "Hosting" wybrać opcję "Nowe konto" -> "Darmowy" -> "Zamów". W kolejnym kroku określamy pod jakim adresem nasz serwer będzie dostępny (na początek zalecam pozostawić ustawienia domyślne i ustalić jedynie nazwę własnej subdomeny dla jednego z darmowych adresów). Po zatwierdzeniu, nasza przestrzeń hostingowa jest gotowa do pracy i od tego momentu możemy z niej korzystać.

2. Instalacja SuiteCRM

System SuiteCRM zainstalujemy na serwerze Hostinger.pl bajecznie prosto - za sprawą automatycznego instalatora najpopularniejszych darmowych systemów informatycznych, w który wzbogacono serwis. Wśród dostępnego oprogramowania znajdziemy oczywiście również SuiteCRM. Aby dokonać instalacji, wchodzimy w listę swoich kont hostingowych, rozwijamy drzewko przy hostingu, na którym ma znaleźć się SuiteCRM, a następnie klikamy ikonę "Autoinstalator". W sekcji "E-commerce and business" wybieramy SuiteCRM, określamy dane do logowania w tym systemie (konto administratora), adres pod którym będzie on dostępny, a następnie klikamy "Zainstaluj". Po zakończonej instalacji nasz SuiteCRM będzie dostępny pod wskazanym przez nas linkiem.

Niestety, nie obejdzie się bez drobnej ingerencji w działanie automatu. Otóż, producent SuiteCRM zaleca, aby na serwerze, na którym zainstalowany jest system, wyłączyć wyświetlanie powiadomień typu notice i warning (niezrozumiałe dla przeciętnego użytkownika napisy "wzbogacające" interfejs programu, w zasadzie uniemożliwiające normalną pracę). Aby wyłączyć wspomniane powiadomienia dodamy odpowiedni wpis w pliku index.php SuiteCRM (globalna deaktywacja powiadomień na serwerze nie jest możliwa - musimy więc wyłączyć je w samym systemie). W tym celu przechodzimy do panelu konfiguracyjnego naszego hostingu, a następnie w sekcji "Pliki" wybieramy "Menedżer plików". W katalogu głównym odnajdujemy plik "index.php", klikamy na niego prawym przyciskiem myszy, wybieramy "Edit file" i w nowo otwartym oknie wprowadzamy wpis "ini_set('display_errors','off');" (np. w drugiej linii - tuż pod "<?php"). Przed ingerencją w plik, koniecznie zróbmy jego kopię zapasową - w razie problemów może nam się przydać. Gotowe, nasz system jest gotowy do pracy.

3. Przygotowanie SuiteCRM do pracy

SuiteCRM nie trzeba specjalnie konfigurować pod kątem wykorzystania go do prowadzenia własnej bazy klientów. Przydatne ustawienia można znaleźć w sekcji administracyjnej (dostępnej w prawym górnym rogu ekranu: Nazwa zalogowanego administratora -> Admin), a w szczególności w zakładkach:

  • Password management i User management (ustawienia dot. haseł i zarządzanie kontami użytkowników systemu),
  • System settings (podstawowe ustawienia systemu),
  • Locale (ustawienia lokalne systemu, jak np. domyślna strefa czasowa, język itd.),
  • E-mail settings (ustawienia skrzynki wychodzącej, wykorzystywanej przez system do wysyłania powiadomień).
4. Tworzenie bazy klientów w SuiteCRM

W systemie SuiteCRM w sekcji "Sales" znajdziemy dwa moduły przeznaczone do zarządzania bazą klientów firmy. Są to:

  • Accounts - moduł służący do zarządzania bazą przedsiębiorstw,
  • Contacts - moduł służący do zarządzania bazą pracowników przedsiębiorstw wskazanych w module Accounts oraz innych osób, z którymi nasza firma ma do czynienia.

Oba moduły wyposażone są w zestaw pól pozwalających na gromadzenie typowych informacji teleadresowych, wyszukiwarki, a także mechanizm importu danych z plików CSV (przygotowanych np. w Excelu). Ich obsługa jest bajecznie prosta i każdy, nawet początkujący użytkownik powinien sobie z nią poradzić.

Jak stworzyć nowego klienta? Jeśli jest to firma, przechodzimy do modułu Accounts, klikamy przycisk "Create", wypełniamy poszczególne pola, a następnie wciskamy "Save". Poszczególnych pracowników tej firmy wprowadzamy w ramach modułu Contacts (w polu Accounts wskazując utworzoną wcześniej firmę), gdzie procedura wprowadzania jest identyczna. Osoby fizyczne z powodzeniem również możemy ewidencjonować w ramach zakładki Contacts. Raz stworzone wpisy firm i ich pracowników możemy oczywiście edytować i usuwać, a także eksportować do pliku CSV.

Przeczytaj również:


Dodaj komentarz
Gamifikacja CRM - chwyt marketingowy czy świetny sposób na zaangażowanie pracowników?
Nieco ponad półtora roku temu po raz pierwszy pisałem o gamifikacji w rozwiązaniach informatycznych dla biznesu, podejściu w tamtym czasie... Czytaj więcej...
CRM dla leniwych: Kanban w dziale sprzedaży
Wielu handlowców nie mających doświadczenia z systemami CRM (ja też nie wiem jak to możliwe) żyje w przeświadczeniu, że wdrożenie narzędzia... Czytaj więcej...
Dekalog użytkownika systemu CRM
Posiadasz system CRM, który jednak nie przynosi Twojej firmie spodziewanych korzyści? Oprogramowanie zamiast porządkować i usprawniać twoją... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

SugarCRM, SuiteCRM i vTiger - porównanie najlepszych darmowych systemów CRM
SugarCRM, SuiteCRM i vTiger to obecnie najpopularniejsze, a zarazem najlepsze dostępne na rynku darmowe, opensource'owe systemy CRM. Co ciekawe... Czytaj więcej...
SugarCRM, SuiteCRM i vTiger - porównanie najlepszych darmowych systemów CRM
SugarCRM, SuiteCRM i vTiger to obecnie najpopularniejsze, a zarazem najlepsze dostępne na rynku darmowe, opensource'owe systemy CRM. Co ciekawe... Czytaj więcej...
Dobry system CRM, czyli jaki? (poradnik - część II: Sprzedaż)
Dobry system CRM to coś więcej niż prosta baza klientów czy rejestr prowadzonych z nimi rozmów telefonicznych. Jako, że CRM to podstawowe... Czytaj więcej...
vTiger CRM: 3 funkcje, których na pewno nie użyjesz
vTiger w wersji 6.0 to CRM o bodaj największej funkcjonalności spośród wszystkich dostępnych na rynku darmowych systemów do zarządzania... Czytaj więcej...
10 najlepszych darmowych systemów CRM (cz. 1)
Komputerowe systemy CRM (do czego służą wyjaśniliśmy tutaj) to narzędzia, których stosowanie jest absolutnie obowiązkowe w każdej firmie... Czytaj więcej...