Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich firm. Niestety dotyczy to przede wszystkim małych i średnich przedsiębiorstw, które - nieświadome możliwości, jakie niosą współczesne systemy informatyczne dla przedsiębiorstw - mimowolnie tracą sporą część swojego potencjału.

Tymczasem wdrożenie systemu ERP - najpopularniejszej klasy oprogramowania dla biznesu - może przynieść firmie szereg namacalnych korzyści. ERP chętnie wykorzystywane są przez duże przedsiębiorstwa, w których usprawniają pracę większości działów i stanowisk - od produkcji przez handel, dział finansowy, HR aż po zarząd firmy.

Z systemów klasy ERP mogą i powinny korzystać również mniejsze firmy. Każde przedsiębiorstwo podlega przecież określonym regulacjom prawnym, zatrudnia pracowników, sprzedaje swoje produkty czy usługi - wielkość firmy nie stanowi tu żadnej różnicy. Oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem przyniesie więc korzyści każdemu. Sprawdźmy, co może zaoferować zwłaszcza tym mniejszym organizacjom.

Co to jest system ERP?

System ERP jest oprogramowaniem komputerowym przeznaczonym do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Jego nazwa pochodzi z j. angielskiego - enterprise resources planning, co dosłownie oznacza planowanie firmowych zasobów. Mowa tu o zasobach naprawdę wszelkiej maści - zarówno materiałach niezbędnych do produkcji towarów, jak i środkach pieniężnych, zasobach ludzkich, wyposażeniu przedsiębiorstwa czy jego klientach. Głównym zadaniem systemu ERP jest gromadzenie informacji niezbędnych do efektywnego zarządzania firmą oraz optymalne planowanie wykorzystania jej zasobów.

Użytkownikami, a zarazem beneficjentami nowoczesnych systemów ERP, są w zasadzie wszystkie działy przedsiębiorstwa: zarząd, kadra kierownicza, sprzedaż, księgowość czy pracownicy produkcyjni. Jest to możliwe dzięki odpowiedniej konfiguracji oprogramowania: system udostępnia danemu użytkownikowi wyłącznie te funkcje, które są przydatne na jego stanowisku (ukrywając pozostałe). To że wszystkie działy przedsiębiorstwa korzystają nie z wielu różnych, a z jednego zintegrowanego narzędzia informatycznego, niesie za sobą ogromną korzyść - raz pozyskane dane krążą we wszystkich jednostkach firmy, nie gubiąc się czy duplikując. Systemy ERP pozwalają je uporządkować i odpowiednio wykorzystywać.

Rodzaje systemów ERP

Na rynku znajdziemy sporo narzędzi zaliczających się do oprogramowania klasy ERP. Jednak nie każde z nich charakteryzuje taka sama funkcjonalność czy sposób działania. Poniżej garść informacji o wybranych typach systemów ERP.

  • Klasyfikacja ze względu na sposób instalacji/korzystania z systemu ERP
    • System stacjonarny - instalowany na wybranym serwerze. W zależności od jego architektury, dostęp do systemu możliwy jest poprzez dedykowaną aplikację kliencką (instalowaną na komputerze, telefonie, tablecie lub innym urządzeniu użytkownika) bądź przeglądarkę internetową.
    • ERP jako usługa - zyskujący na popularności, bardzo wygodny model, w którym z systemu ERP korzystamy niczym z dowolnej strony internetowej. Konto do systemu udostępniane jest przez jego producenta po opłaceniu abonamentu.
  • Klasyfikacja ze względu na budowę systemu ERP
    • Systemy monolityczne - mają jednolitą strukturę, a źródłem ich wszystkich funkcji jest tak naprawdę jedna aplikacja.
    • Systemy modułowe - są zestawem aplikacji (księgowych, magazynowych, CRM itd.), które mimo tego, że charakteryzują się spójną budową, warstwą graficzną oraz że współdzielą ze sobą dane, z punktu widzenia architektury nie stanowią jednego bytu. Poszczególne moduły systemów ERP mogą często rozwijać się niezależnie od pozostałych, a także być aktywowane dopiero w razie potrzeby. Producenci modułowych systemów ERP zwykle uzależniają opłaty za swoje produkty od wykorzystywanych przez nas modułów oprogramowania.
  • Klasyfikacja ze względu na funkcjonalność systemu ERP
    • Uniwersalne systemy ERP - zaprojektowane w taki sposób, aby obsłużyć firmę niezależnie od branży w jakiej ona działa. Bazowa funkcjonalność jest zazwyczaj szeroka, lecz dość ogólna. Dopasowanie do specyfiki konkretnej branży czy firmy zwykle (w pewnym stopniu) możliwe jest poprzez odpowiednią konfigurację systemu.
    • Branżowe systemy ERP - dostosowane do konkretnego rodzaju działalności (np. produkcja energii, telekomunikacja, bankowość itd.), wyposażone w funkcje typowe dla danego biznesu.
    • Dedykowane systemy ERP - tworzone od podstaw na potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa.
  • Klasyfikacja ze względu na sposób wdrożenia systemu ERP
    • Systemy pudełkowe - gotowe do działania tuż po instalacji/zalogowaniu. Ich stosowanie bazuje na funkcjonalności dostarczonej przez producenta, przez co proces wdrożenia nie jest czasochłonny.
    • Systemy dostosowywane do indywidualnych potrzeb - wymagają dogłębnej analizy przedwdrożeniowej oraz prac implementacyjnych, dopasowujących narzędzie bazowe do wymagań przedsiębiorstwa.

Systemy ERP, które mogą znaleźć się w kręgu zainteresowań mniejszych firm (bardzo elastycznych, jeśli chodzi o dobór narzędzi informatycznych i nie posiadających pokaźnych budżetów na wdrożenia oprogramowania), to przede wszystkim rozwiązania gotowe (pudełkowe) oraz te udostępniane w formie usługi. Wybierając system ERP koniecznie upewnijmy się, że jest to produkt polski bądź posiadający oficjalne wsparcie dla przepisów obowiązujących w naszym kraju (m.in. z zakresu księgowości czy RODO). W przeciwnym wypadku oprogramowanie okaże się dla nas bezużyteczne (bądź bardzo kosztowne w utrzymaniu - ze względu na konieczność nanoszenia odpowiednich poprawek).

System ERP w małej firmie - korzyści

Jak wspomniałem już wcześniej, korzyści płynące ze stosowania zintegrowanego narzędzia do zarządzania firmą są ogromne - również w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Wybrane z nich przedstawiam poniżej - na przykładzie systemu Comarch ERP Optima, jednego z najpopularniejszych rozwiązań tego typu, świetnie realizującego potrzeby mniejszych firm.

Magazyn

Pierwsze systemy ERP (znane wcześniej jako MRP - material resources planning) służyły przede wszystkim jako sposób na optymalizację firmowej produkcji poprzez odpowiednie planowanie materiałów oraz zarządzanie zapasami magazynowymi. Małe firmy wielkiej produkcji najczęściej nie prowadzą, ich powszechną potrzebą jest natomiast zarządzanie magazynem - stąd obecność odpowiednich modułów w systemie Comarch ERP Optima. Pozwalają one na częściową automatyzację sprawowania opieki nad magazynem, m.in. w zakresie kontrolowania jego stanów, zawartości (narzędzie do inwentaryzacji, możliwość integracji z czytnikami kodów kreskowych czy drukarkami etykiet), a także nadawania przesyłek (zamawianie usługi kurierskiej odbywa się wprost z systemu). System umożliwia oczywiście konfigurację sposobu rozliczania magazynu (FIFO, LIFO, AVCO).

Sprzedaż i obsługa klienta

Dzięki systemom ERP możemy zapomnieć o rozbudowanych i przeważnie nieaktualnych bazach klientów w Excelu oraz ewidencji działań handlowych za pomocą klienta poczty e-mail. Większość nowoczesnych systemów ERP jest bowiem wyposażona w moduły przeznaczone do zarządzania relacjami z klientami (CRM), usprawniające sprzedaż oraz obsługę posprzedażową.

System Comarch ERP Optima nie jest tutaj wyjątkiem - jego moduł CRM pozwala na ewidencję i planowanie kontaktów z kontrahentami (spotkania, rozmowy telefoniczne i inne interakcje), udostępnia również własnego klienta poczty e-mail, dzięki czemu pełną historię współpracy mamy zawsze pod ręką. Gromadzi on również zadania, określające szczegóły kolejnych etapów pracy nad tematami sprzedażowymi w naszej firmie. Co ciekawe, dzięki integracji ze sklepem internetowym nasza firma korzystając z Comarch ERP Optima jest w stanie bez większych nakładów rozpocząć sprzedaż w internecie

Comarch ERP Optima wspiera ponadto sprzedaż na etapie przygotowania i zawierania transakcji. Za jej pomocą zweryfikujemy wiarygodność kontrahenta (integracja z Krajowym Rejestrem Długów), przygotujemy ponadto dokumenty handlowe, takie jak oferty czy faktury. Następnie system monitoruje dokonywane płatności, a w przypadku ich przeterminowania, umożliwia wykorzystanie narzędzi windykacyjnych (maile ponaglające, zablokowanie możliwości sprzedaży konkretnemu kontrahentowi).

Narzędzia Comarch ERP Optima pomogą również w okresie posprzedażowym. Pierwszym z nich są ankiety, możliwe do wykorzystania np. w ramach badania satysfakcji klienta z dokonanego zakupu (choć przydatne także w dziale marketingu). Drugi to serwis - umożliwiający ewidencję zgłoszeń (np. reklamacji) oraz planowanie działań serwisowych w terminarzu.

Moduł CRM systemu Comarch ERP Optima umożliwia m.in. planowanie i ewidencję zadań sprzedażowych

HR - zasoby ludzkie

Mniejsze firmy zazwyczaj nie mogą pozwolić sobie na kosztowne, wyspecjalizowane oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi. Pracowników natomiast zatrudniają i mają dokładnie takie same potrzeby, jak duże przedsiębiorstwa - tyle że w nieco mniejszej skali. Z tego względu dużą wartością dla nich są te systemy ERP, które udostępniają moduły przeznaczone do obsługi HR.

Nasze przykładowe oprogramowanie, Comarch ERP Optima, wspiera tutaj przede wszystkim tematy kadrowo-płacowe, takie jak naliczanie wynagrodzenia, odprowadzanie składek ZUS pracowników oraz zaliczek PIT, a także obsługa absencji pracowników. Wsparcie to polega na częściowej automatyzacji tych procesów, m.in. poprzez integrację z systemami Płatnik i e-Deklaracje oraz (w razie potrzeby) z urządzeniami rejestrującymi czas pracy naszej kadry.

W systemie z powodzeniem odwzorujemy istniejącą strukturę organizacyjną firmy - niezbędną do skutecznej obsługi wniosków pracowniczych (np. urlopowych), które również możemy dzięki niemu procesować.

Księgowość i finanse

Wiele polskich przedsiębiorstw prowadzi księgowość samodzielnie, nie decydując się na usługi biur rachunkowych. Systemy ERP usprawnią więc ich pracę również w tym obszarze. Moduły księgowe Comarch ERP Optima obsługują wszystkie formy księgowości - od ryczałtu i książki przychodów i rozchodów aż po księgowość kontową. Możliwa jest ponadto ewidencja środków trwałych (wraz z naliczaniem amortyzacji). Funkcjonalność finansowych narzędzi programu od zawsze jest zresztą bardzo szeroka – Comarch ERP Optima przez lata ewoluowała jako system klasy ERP, na początku będąc aplikacją księgową. Obecnie jako produkt księgowy świetnie sprawdzi się zarówno w małej i średniej firmie, jak i w biurze obsługującym wielu klientów (dedykowane funkcje dla biur rachunkowych).

Ogromną zaletą korzystania z tego typu produktu jest pewność, że jest on w 100% zgodny z polskim prawem - w przypadku każdej, nawet najmniejszej zmiany producent zapewnia aktualizację systemu.

Rozwiązania księgowe są jedną z najmocniejszych stron systemu Comarch ERP Optima - są w wstanie wesprzeć zarówno niewielki dział księgowy w firmie, jak i biuro rachunkowe

Zarządzanie firmą

Jedną z największych zalet każdego systemu informatycznego jest to, że gromadzi i przetwarza dane, które możemy następnie przekuć w wiedzę i konkretną korzyść biznesową. W tym również pomaga oprogramowanie klasy ERP - o ile jest wyposażone w odpowiednie narzędzia analityczne, takie jak kreatory raportów czy dashboardy wizualizujące dane.

Narzędzie tego typu wchodzące w skład pakietu Comarch ERP Optima - Analizy BI - udostępnia ponad 100 gotowych, najbardziej typowych szablonów raportów, które w razie potrzeby możemy dostosować do własnych potrzeb (zmieniając określone parametry czy filtry). Wspomniane raporty mają zróżnicowaną formę prezentacji danych: od prostych tabel po wizualizacje graficzne. Najważniejsze informacje mogą być ponadto na bieżąco wyświetlane na dashboardzie (pulpicie użytkownika), a bardziej skomplikowane zestawienia cyklicznie wysyłane na jego skrzynkę mailową. Wszystko po to, aby jak najlepiej odzwierciedlać aktualną sytuację firmy, kształtujące się trendy czy stopień realizacji planów.

Wspomniany moduł analityczny może i powinien być wykorzystywany nie tylko przez zarząd firmy i kadrę managerską, ale w zasadzie przez każdego pracownika. Śledzenie własnych wyników oraz statystyk związanych z działaniami czy naszym firmowym otoczeniem pomaga bowiem pracować bardziej świadomie, wspierając nas w podejmowaniu właściwych decyzji.

Korzyści dla całej firmy

Oprócz tego, że systemy ERP przynoszą szereg korzyści poszczególnym działom firmy, wpływają pozytywnie także na całość przedsiębiorstwa. I nie chodzi tu o kolejne funkcje (takie jak np. obieg dokumentów - umożliwiający automatyzację i uporządkowanie firmowych procesów decyzyjnych), a o fakt, że mówimy o jednym systemie użytkowanym przez wszystkich pracowników, niezależnie od ich profesji i codziennych zadań. Dzięki ERP - systemowi do kompleksowego zarządzania firmą - niemal wszystkie dane wykorzystywane przez przedsiębiorstwo gromadzone są w jednym miejscu. Znacząco ogranicza to koszty i problemy płynące ze stosowania wielu narzędzi - każde z nich należy bowiem osobno utrzymywać, aktualizować, a także (chcąc, by nasza firma działała efektywnie) zintegrować w celu współdzielenia danych (co zwykle jest bardzo kosztowne).

Comarch ERP Optima

Jak zacząć?

Przygodę z Comarch ERP Optima polecam zacząć od wizyty na stronie internetowej producenta, gdzie znajdziemy mnóstwo informacji o systemie - m.in. wymagania sprzętowe, sposoby finansowania zakupu oraz szczegółowe opisy każdego z dostępnych modułów.

Jak zawsze, przed ewentualną decyzją o zakupie zachęcam do przetestowania systemu. Producent udostępnił pełnowartościową wersję demonstracyjną, z której możemy bezpłatnie korzystać aż przez 60 dni. W testach aplikacji z pewnością pomogą materiały edukacyjne Comarch (webinary i szkolenia). W razie potrzeby wsparcia we wdrożeniu systemu udzielą natomiast partnerzy Comarch, których pełną listę można znaleźć tutaj. Mimo że główna siedziba Comarch mieści się w Krakowie, dzięki ogromnej sieci partnerskiej lokalną opiekę merytoryczną uzyskamy w zasadzie w każdym miejscu w Polsce.

Orientacyjny koszt wdrożenia

Comarch ERP Optima jest systemem modułowym (każdy moduł oferuje pewną funkcjonalność), a opłata za jego stosowanie jest uzależniona od tego, z których modułów korzystamy (a więc płacimy dokładnie za te rozwiązania, które są nam rzeczywiście potrzebne). Wpływ na cenę ma ponadto sposób korzystania z systemu - czy zdecydowaliśmy się na instalację oprogramowania na wybranym przez nas serwerze, czy może wolimy korzystać z niego jak z usługi (dostęp przez przeglądarkę internetową).

W pierwszym przypadku, mamy do czynienia z jednorazową opłatą per moduł (128 - 5000 zł, w zależności od modułu - pełny cennik dostępny tutaj) za każde stanowisko pracy. Część modułów do prawidłowego działania wymaga instalacji innych elementów systemu - np. moduł Detal wymaga zakupienia dwóch innych: Kasa/Bank. Do ogólnego kosztu wdrożenia i późniejszej eksploatacji systemu powinniśmy doliczyć szkolenia pracowników (Comarch oferuje multimedialne szkolenia w symbolicznej cenie) oraz (po roku stosowania systemu) usługę Comarch Asysta (aktualizacja i wsparcie producenta).

Nieco inaczej sprawa ma się w drugim modelu, czyli Comarch ERP Optima w chmurze producenta. Tutaj również rozliczamy się za wykorzystywane moduły, ale w ujęciu miesięcznym (brak opłaty jednorazowej - opłacamy miesięczny dostęp do danego modułu dla danego użytkownika). W tym przypadku nie występuje ponadto koszt Comarch Asysty (jest wliczona w cenę abonamentu).

Dla nowych klientów Comarch przygotował atrakcyjne pakiety startowe (wybrane - rekomendowane moduły w obniżonej łącznej cenie): Start Mikrofirma, Start Mała Firma oraz Start Firma. Szczegóły dostępne tutaj.

Przeczytaj również:

 


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
fsDesk - recepta na skuteczną obsługę serwisową
Serwis należy do tej grupy usług, które bardzo cenią konsumenci, a za którymi - delikatnie mówiąc - nie przepadają producenci i... Czytaj więcej...
Wanda - inteligentny tłumacz dla zespołów międzynarodowych
Wanda to opracowany przez Unit4 cyfrowy asystent dla przedsiębiorstw, wprowadzony na rynek na początku zeszłego roku. To pierwsze tego typu... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Gamifikacja CRM - chwyt marketingowy czy świetny sposób na zaangażowanie pracowników?
Nieco ponad półtora roku temu po raz pierwszy pisałem o gamifikacji w rozwiązaniach informatycznych dla biznesu, podejściu w tamtym czasie... Czytaj więcej...
SuiteCRM - najlepszy darmowy system CRM?
Pod koniec 2013 roku na rynku systemów CRM (do zarządzania relacjami z klientami) pojawił się nowy gracz - SuiteCRM, który zamierza napsuć... Czytaj więcej...
Jak zatrzymać wiedzę pracowników w firmie? 5 skutecznych sposobów
Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie... Czytaj więcej...
Fakturownia.pl - czyli jak najłatwiej wystawić fakturę?
Wielu z nas wzbrania się przed założeniem własnej działalności gospodarczej - pomimo ciekawego pomysłu i dobrego biznesplanu. Częstymi... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?
Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń,... Czytaj więcej...