Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie się rozwijać. I choć na przestrzeni lat ich cele pozostają te same (m.in. ułatwianie podejmowania decyzji, ograniczenie kosztów, poprawa efektywności przedsiębiorstwa), współczesne oprogramowanie dla firm mocno różni się od pierwszych systemów ERP z początków lat 90:

  • uciążliwą obsługę poprzez klawiaturę zastąpiła najpierw mysz, a obecnie panel dotykowy i sterowanie głosem;
  • w miejscu prostego interfejsu tekstowego pojawiły się bardzo przyjazne i atrakcyjne dla oka graficzne interfejsy użytkownika, zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych;
  • skomplikowany i długotrwały proces instalacji i konfiguracji oprogramowania na stacji roboczej zniwelowano dzięki rozwiązaniom chmurowym - udostępniającym system informatyczny na każdym urządzeniu podłączonym do sieci;
  • zamiast predefiniowanych przez producenta algorytmów, według których działa oprogramowanie, coraz częściej stosuje się sztuczną inteligencję - dostosowującą zachowanie systemu do realiów, w jakich on działa.

To oczywiście zaledwie kilka spośród ogromu zalet, jakie systemy do zarządzania firmą nabyły na przestrzeni lat. Jednak mimo, że jest ich tak wiele, spora liczba polskich przedsiębiorstw wciąż nie garnie się do najnowocześniejszych rozwiązań, ograniczając swoje oprogramowanie do minimum - np. do pakietu Office. I choć Outlook, Word i Excel to narzędzia potężne i bardzo ułatwiające prowadzenie biznesu, warto pójść kilka kroków dalej inwestując w zintegrowane systemy zarządzania - najpełniej informatyzujące firmę i wynoszące ją na zupełnie inny poziom.

Dlaczego pakiet Office nie wystarczy?

Podczas analiz przedwdrożeniowych, które miałem okazję prowadzić, wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, w której najważniejsze procesy biznesowe w firmie wspierane były za pomocą pakietu Office. I o ile wykorzystanie klienta poczty elektronicznej Outlook jako systemu do zarządzania relacjami z klientami (CRM) potrafiłem jeszcze zrozumieć (wszak udostępnia on bazę kontaktów i kalendarz), o tyle kreatywność przedsiębiorców w stosowaniu Excela zwykle bardzo mnie zaskakiwała.

Arkusz Excel jako system do zarządzania produkcją

Rozbudowanych arkuszy Excel służących jako wsparcie działalności firmy widziałem całkiem sporo. Zdarza się, że przedsiębiorstwa obsługują za ich pomocą zlecenia, wykorzystują je jako bazę klientów czy kalkulator zapotrzebowania materiałowego. Zdarza się jednak również, że Excel służy do kompleksowego zarządzania firmą, niejako pełniąc rolę systemu ERP. 

W pewnej firmie zajmującej się produkcją sprzętu komputerowego zaprezentowano mi nie tak dawno jej dotychczasową infrastrukturę IT. Jej centralną częścią był rozbudowany arkusz Excel umieszczony na dysku sieciowym przedsiębiorstwa, połączony z wieloma innymi pomniejszymi arkuszami. Można było znaleźć w nim bazę klientów, historię kontaktów, zamówienia, planowane zapotrzebowanie materiałowe, specyfikacje produktów - w zasadzie wszystko, co niezbędne do prowadzenia tego biznesu.

Według relacji właścicieli firmy, budowa arkusza rozpoczęła się kilka lat wcześniej. Nikt wówczas nie planował jego tak intensywnej rozbudowy, jednak wraz z 'doklejaniem' nowych komórek i funkcji, rozwiązanie szybko osiągnęło kształt i rozmiar blokujący dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Wielkość i specyfika narzędzia sprawiała bowiem mnóstwo kłopotów:

  • System oparty na Excelu był niesamowicie wolny. Jego użytkownik tracił kilka minut na uruchomienie arkusza, a następnie kolejne podczas próby zapisu czy wywołania któregoś z rozbudowanych makr.
  • Rozwiązanie budowano ad-hocowo, bez jasnej wizji - przez co mimo że rozbudowane, było niekompletne i zawierało mnóstwo nieścisłości.
  • Używanie narzędzia było kłopotliwe - aktualny 'system' należało pobrać z firmowego dysku sieciowego, korzystać, a następnie umieścić ponownie w głównym repozytorium. Oczywiście z pliku mogła korzystać tylko jedna osoba w danym momencie - w przeciwnym wypadku dochodziłoby do konfliktu wersji arkusza.
  • Arkuszowi brakowało podstawowych funkcji, które dostępne są w każdym, nawet najprostszym systemie informatycznym dla biznesu - np. walidacji podstawowych danych (np. format i unikalność NIPu), przez co zapisywane w nim dane często były niepoprawne bądź duplikowane.
  • Przedsiębiorstwo nie było w stanie rozwijać swojego rozwiązania: w międzyczasie ukazała się nowa wersja Excela, z którą firmowy arkusz nie chciał współpracować, a ponadto szeregi firmy opuścił pracownik odpowiedzialny za rozbudowę narzędzia (oczywiście nikt inny nie miał pojęcia w jaki sposób go modyfikować).

Dlaczego przedsiębiorcy sięgają po prowizoryczne rozwiązania?

Mimo że arkusz kalkulacyjny Excel ewidentnie nie jest odpowiednią bazą do stworzenia firmowego systemu informatycznego, wiele polskich przedsiębiorstw w dalszym ciągu go w ten sposób wykorzystuje. Przyczyn jest co najmniej kilka:

  • Excel jest bardzo elastyczny - teoretycznie tylko od nas zależy kształt rozwiązania, które budujemy.
  • Jest to narzędzie pozornie tanie - brak konieczności opłacania firm konsultingowych oraz kosztów licencyjnych oprogramowania.
  • Możliwość stopniowego rozwoju narzędzia - zaczynamy od jednej tabeli, w miarę potrzeb dokładając kolejne komórki, funkcje, makra i arkusze.

Są to niewątpliwie zalety arkuszy kalkulacyjnych. Pamiętajmy jednak, że wykorzystywanie ich zamiast systemu informatycznego w firmie jest bardzo krótkowzroczne i z czasem z pewnością poskutkuje problemami, o których napisałem nieco wyżej. Excel to potężne narzędzie, jednak stworzone jako arkusz do wykonywania obliczeń - skomplikowanych, ale obliczeń. Nie zastąpi on prawdziwej relacyjnej bazy danych, przyjaznego interfejsu użytkownika i dedykowanych funkcji systemu informatycznego dla biznesu.

Skuteczna digitalizacja firmy

Jeśli nie z Excelem, to w jaki sposób informatyzować przedsiębiorstwo, tak aby poprawić jego skuteczność i zapewnić odpowiednie warunki rozwoju? Właściwym kierunkiem wydają się być systemy ERP - wspierające działalność wszystkich działów organizacji, co jest równoznaczne z kompleksową cyfrową transformacją w całej firmie.

Wbrew popularnej opinii, wdrożenie systemu ERP jest możliwe, a zarazem przydatne w każdym biznesie - nie tylko w firmach produkcyjnych. Choć rzeczywiście, ze względu na swoje pochodzenie i historię, oprogramowanie to doskonale spisuje się w przedsiębiorstwach związanych z produkcją. Koncepcja ERP (enterprise resources planning) pojawiła się bowiem w latach 90' jako rozszerzenie MRP II (manufacturing resources planning), a wcześniej MRP (material requirements planning) - czyli systemów planowania produkcji i zarządzania magazynem.

Współczesne systemy ERP zdecydowanie wykraczają poza ramy zdefiniowane przez MRP. Wspierają nie tylko produkcję, ale i dystrybucję towarów i usług (marketing, zarządzanie relacjami z klientami, handel, sklep internetowy), zarządzanie zespołem (HR), księgowość, kadrę managerską oraz wszelkie pozostałe działy przedsiębiorstwa. Oczywiście w zależności od producenta i konkretnego modelu systemu IT.

Rozwój systemów wspierających biznes

Obecnie producenci systemów informatycznych dla biznesu rozwijają swoje produkty nie tylko wzbogacając ich funkcjonalność, lecz przede wszystkim dbając o to, aby były użyteczne i elastyczne - tj. jak najlepiej dopasowywały się do potrzeb danego przedsiębiorstwa (najchętniej bez konieczności prowadzenia dodatkowych - czasochłonnych i kosztownych prac programistycznych). Głównymi obszarami rozwoju systemów ERP są więc:

  • Chmura obliczeniowa - fizyczne zlokalizowanie oprogramowania w taki sposób, aby dla upoważnionych użytkowników było dostępne zawsze i wszędzie, niezależnie od wykorzystywanego urządzenia oraz miejsca,w którym aktualnie się znajdują.
  • Bezpieczeństwo danych i stabilność - systemy informatyczne to serce firm, w których działają - ważne więc, aby zapewniały stabilną, nieprzerwaną pracę. Muszą być ponadto bezpieczne, bowiem zapisane w nich dane o klientach, transakcjach, pracownikach, czy technologiach produkcji stanowią największą wartość dla przedsiębiorstwa.
  • Mobilność - współczesne systemy dla firm projektowane są w sposób umożliwiający wygodne korzystanie z nich na każdym urządzeniu - komputerze, tablecie czy smartfonie, nawet w warunkach ograniczonego dostępu do internetu. Wielu producentów wzbogaca swoje rozwiązania o dedykowane aplikacje mobilne wykorzystujące dodatkowe możliwości urządzeń przenośnych - np. GPS (przydatne w terenie, np. do planowania trasy przedstawicieli handlowych).
  • Big Data - nowoczesne firmy operują na ogromnej ilości danych, a zadaniem systemy informatycznego jest ich skuteczne gromadzenie i przetwarzanie - w sposób umożliwiający szybkie i łatwe wyszukiwanie, a także zestawianie ułatwiające podejmowanie decyzji biznesowych (raporty, symulacje, analizy).
  • Business Process Management - najlepsze narzędzia nie narzucają firmie własnych, a umożliwiają dostosowanie / zdefiniowanie własnych procesów biznesowych, w celu jak najlepszego dostosowania systemu do potrzeb przedsiębiorstwa. To bardzo ważne, gdyż procesy zachodzące w firmie (np. przepływ pracy) mocno zmieniają się w czasie.
  • Sztuczna inteligencja - dzięki niej, w miarę stosowania oprogramowania, staje się ono coraz bardziej użyteczne. Jest np. w stanie rekomendować rozwiązania w danej sytuacji, zaproponować ilość i strukturę zamawianych materiałów, podpowiadać klientom produkty, które prawdopodobnie chcieliby zamówić - możliwości jest tu naprawdę nieskończenie wiele.
  • Internet of Things - integracja systemu informatycznego ze wszelkiego rodzaju przedmiotami i urządzeniami (np. maszyną produkcyjną w celu monitorowania jej stanu i szybkiego dostarczenia brakujących materiałów wytwórczych).
  • Omnichannel - wsparcie dla wielokanałowej realizacji naszego biznesu (sprzedaż stacjonarna, internetowa, obecność w social media, mass marketing itd.).

Zalety profesjonalnej digitalizacji

Powyższe obszary, w których współczesne systemy informatyczne dla biznesu rozwijają się najbardziej dynamicznie to cechy nieosiągalne dla rozwiązań wykonanych samodzielnie, np. opartych na wspomnianych wcześniej arkuszach kalkulacyjnych Excel. Ponadto, skorzystanie z profesjonalnego oprogramowania do zarządzania firmą gwarantuje dostęp nie tylko do doświadczeń naszej firmy, ale przede wszystkim doświadczeń jego producenta - bazującego na wielu dotychczas przeprowadzonych wdrożeniach. Dzięki temu wdrożenie w przedsiębiorstwie systemu informatycznego, np. klasy ERP będzie prawdziwą cyfrową transformacją, podczas której poza samym narzędziem w firmie zoptymalizowane zostaną jej procesy biznesowe (a co za tym idzie - poprawi się jej efektywność).

Jak zacząć cyfrową transformację?

Cyfrowej transformacji zdecydowanie nie powinniśmy próbować przeprowadzać samodzielnie. Sama instalacja oprogramowania, bez odpowiedniego przygotowania organizacji, nie przyniesie bowiem pożądanych rezultatów. Z pomocą przychodzą tu firmy konsultingowe - doradcy doświadczeni w digitalizacji przedsiębiorstw, którzy po zapoznaniu się ze specyfiką naszej firmy, jej celami i ewentualnymi bolączkami (tzw. analiza przedwdrożeniowa) odpowiednio zaplanują transformację, pomogą wybrać oprogramowanie, które najlepiej wpisze się w nasze potrzeby, a następnie zadbają o odpowiednią edukację personelu.

Poszukując firm doradczych kierujmy się ku firmom z dużym doświadczeniem w cyfrowej transformacji, związanym z jak największą gamą produktów. Unikajmy konsultantów mających w swojej ofercie jedno rozwiązanie - wówczas analiza przedwdrożeniowa może polegać na 'dopasowaniu' naszych potrzeb pod możliwości konkretnego narzędzia. Powinno nam zależeć, aby było zupełnie odwrotnie.

Przeczytaj również:

 


Dodaj komentarz

Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
fsDesk - recepta na skuteczną obsługę serwisową
Serwis należy do tej grupy usług, które bardzo cenią konsumenci, a za którymi - delikatnie mówiąc - nie przepadają producenci i... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Umowa serwisowa - jaka zapewni spokojną eksploatację oprogramowania?
Bez zagwarantowanej opieki serwisowej wdrożenie jakiegokolwiek oprogramowania nie ma prawa się udać. Pomimo przeprowadzonych testów, błędy... Czytaj więcej...
7 grzechów głównych systemów ERP (i firm konsultingowych)
Na rynku oprogramowania dostępnych jest wiele systemów ERP o całkiem szerokiej funkcjonalności, zdających się wpisywać w standardowe potrzeby... Czytaj więcej...
10 sposobów na zwiększenie ROI systemu informatycznego
W Europie aż 70-80% wdrożeń biznesowych systemów informatycznych (ERP oraz CRM) kończy się niepowodzeniem. Niepowodzenie niejedno ma imię, dla... Czytaj więcej...
10 sposobów na zwiększenie ROI systemu informatycznego
W Europie aż 70-80% wdrożeń biznesowych systemów informatycznych (ERP oraz CRM) kończy się niepowodzeniem. Niepowodzenie niejedno ma imię, dla... Czytaj więcej...
eDokumenty - sposób na efektywną organizację pracy w firmie
Według moich obserwacji, większość problemów organizacyjnych polskich przedsiębiorstw dotyczy dwóch obszarów: firmowej komunikacji... Czytaj więcej...