Newsletter to świetny sposób na budowanie świadomości marki i podtrzymywanie relacji z klientami. Jego prowadzenie nie jest kosztowne, a może przynieść jego autorom mnóstwo korzyści - np. w postaci zwiększonej sprzedaży. Dziś pokażę jak stworzyć i prowadzić newsletter za pomocą darmowego systemu marketing automation - Mautic. 

Jak wykorzystać newsletter?

Ogromną zaletą newslettera jest to, że z założenia jego odbiorcy chcą otrzymywać rozsyłane przez nas wiadomości - w końcu dobrowolnie się na nie zgodzili. W przypadku mailingu jest to bardzo cenne - w dobie wszechobecnego spamu niełatwo zachęcić adresata do otwarcia korespondencji. Mówiąc o newsletterach, ten problem w zasadzie nie występuje. To, czy odbiorca zainteresuje się przesłaną przez nas wiadomością zależy jedynie od tego, co zostanie mu dostarczone (tj. czy informacje w niej zawarte będą dla niego wartościowe). Wszystko jest więc w naszych rękach.

Jak wykorzystać potencjał drzemiący w newsletterach? Sposobów jest więcej niż wiele - ich liczba zależy od naszej wyobraźni oraz, w pewnym stopniu, od specyfiki biznesu, jaki uprawiamy. Wśród celów zastosowania newslettera w firmie warto wymienić:

  • Podtrzymywanie relacji z klientem - regularnie przesyłając klientom wartościowe informacje, przypominamy o sobie i naszych produktach;
  • Zwiększenie wolumenu sprzedaży - dostarczając klientom informacje o naszych produktach (np. ich praktycznych zastosowaniach), rozbudzamy wśród nich zainteresowanie naszą ofertą;
  • Informowanie klientów o istotnych zmianach - newsletter jest doskonałym kanałem dystrybucji powiadomień o istotnych zmianach - np. w regulaminie, zasadach współpracy, przerwach w dostępie do świadczonej usługi itp.;
  • Budowanie marki i kreowanie wizerunku eksperta - jeśli przesyłane przez nas materiały pozwolą mu wzbogacać swoją wiedzę w interesującej dla niego tematyce, w jego oczach staniemy się ekspertami w danej branży;
  • Budowanie rynku - "karmiąc" klientów wiadomościami o czymś nowym (np. innowacyjnym produkcie) rozbudzamy ich potrzeby, tworząc zupełnie nowy, nieistniejący wcześniej rynek.

Aby newsletter był narzędziem efektywnym, warto zadbać o wysoką jakość rozsyłanych wiadomości. Pamiętajmy, że podstawą maili nie musi być zawarty w nich tekst, a np. wartościowa grafika, link do strony WWW czy załącznik PDF (np. z przygotowanym e-bookiem, katalogiem produktów itp.).

Tworzenie newslettera od A do Z

Newsletter można prowadzić na wiele sposobów. Osobiście polecam do tego celu darmowy, opensource'owy system klasy marketing automation - Mautic. To rozwiązanie w stu procentach darmowe, proste w obsłudze i gotowe do pracy od zaraz. O tym dlaczego warto wybrać Mautica napisałem pod koniec tego artykułu. W ramach poniższych kroków opisuję natomiast jak stworzyć i wysłać swój pierwszy newsletter za pomocą Mautica.

1. Rejestracja na Mautic.com

Wejdź na stronę Mautic.com i zarejestruj nowe konto. Mautic.com to "Mautic w chmurze" - usługa producenta systemu, dzięki której można z niego korzystać bez konieczności posiadania serwera i samodzielnej instalacji. Usługa występuje w dwóch wersjach - podstawowej oraz premium (płatnej). Edycja darmowa posiada pewne ograniczenia, jak możliwość obsługi Mautica przez jednego użytkownika czy limit wysyłanych wiadomości mailowych (10 na godzinę). Na początek bezpłatny pakiet w zupełności nam wystarczy. Pamiętajmy, że hosting producenta to nie jedyna możliwość korzystania z systemu. Równie dobrze możemy go bezpłatnie pobrać i zainstalować na własnym serwerze - wówczas ograniczeń brak.

Po zalogowaniu się do Mautica, system jest gotowy do pracy.

2. Tworzenie listy odbiorców newslettera

Prace nad newsletterem zaczynamy od przygotowania grupy osób, do której będzie on kierowany. Początkowo nasza grupa będzie jedynie nazwą listy (czymś w rodzaju pustego worka) - nie będzie zawierała żadnych odbiorców - uzupełnimy ją w kolejnym kroku.

Aby utworzyć wspomnianą grupę, z menu po lewej stronie wybieramy: Leads -> Manage Lists, a następnie klikamy New. W widoku edycji listy wpisujemy jej nazwę (Name), np. "Newsletter", po czym klikamy Save and Close. To wszystko - nasza pusta lista odbiorców newslettera została utworzona.

3. Pozyskiwanie odbiorców newslettera - przygotowanie formularza

Pustą listę odbiorców możemy teraz wypełniać osobami, do których newsletter będzie wysyłany. Mautic pozwala na samodzielne wprowadzanie odbiorców przez użytkowników systemu - ręcznie bądź poprzez import z pliku CSV, a także na automatyczne uzupełnianie listy - np. osobami, które dokonały zapisu na newsletter poprzez określony formularz. Poniżej opisuję jak zrealizować właśnie taki scenariusz.

W Mauticu wybieramy kolejno: Forms -> New -> New Standalone Form (Select). Następnie w zakładce Details wprowadzamy nazwę formularza (Name), a także definiujemy jaki komunikat powinien wyświetlić się po przesłaniu formularza (Successful Submit Action ustawiamy jako Display message, a w polu Redirect URL/Message wprowadzamy treść komunikatu - np. "Zostałeś zapisany na newsletter!").

W zakładce Fields określimy strukturę naszego formularza - tj. jakie pola wejdą w jego skład. Zapis na newsletter powinien być maksymalnie uproszczony, stąd proponuję wymagać od odbiorcy podania jedynie swojego adresu e-mail. W związku z tym nasz formularz będzie się składał z jednego pola mailowego oraz przycisku do zatwierdzania.

Wspomniany przycisk już jest (Submit) - zmieńmy jednak jego nazwę, tak aby była zrozumiała dla czytelnika. W tym celu kierujemy na niego nasz kursor, a następnie klikamy granatową ikonę edycji po prawej stronie. W nowym okienku (Button) wprowadzamy nową nazwę przycisku (pole Label), a następnie zatwierdzamy zmiany wciskając Update.

Aby dodać nowe pole mailowe do tworzonego formularza, w zakładce Fields klikamy akcję Add a field -> E-mail, a następnie w nowym oknie wprowadzamy jego nazwę (np. "Adres e-mail") w polu Label (zakładka General). W sekcji Validation parametr Required zmieniamy na Yes, dzięki czemu zatwierdzenie formularza z pustym adresem mailowym nie będzie możliwe. Zamiast tego wyświetli się komunikat, którego treść (np. "Wprowadź poprawny adres e-mail") określamy w polu Validation message. Następnie klikamy przycisk Add - pole zostało dodane do formularza.

Pozostało nam jeszcze powiązanie przygotowywanego formularza z grupą adresatów newslettera opracowaną w poprzednim kroku. W tym celu udajemy się do zakładki Actions -> Add a submit action -> Modify lead's lists. W nowym oknie w polu Name wprowadzamy nazwę akcji (np. "Dodawanie odbiorców do newslettera"), a w polu Add lead to selected list(s) wybieramy przygotowaną w kroku drugim listę (nazwaliśmy ją "Newsletter"). Po zatwierdzeniu (Add) wypełnienie formularza będzie skutkowało automatycznym dodaniem wypełniającego do listy "Newsletter" (do której będziemy prowadzić mailing).

Formularz jest już gotowy - zapiszmy go więc klikając Save and Close.

4. Pozyskiwanie odbiorców newslettera - osadzenie formularza na stronie WWW

Mautic umożliwia osadzenie przygotowanego w nim formularza na własnej stronie WWW na kilka sposobów:

  • Osadzenie manualne - poprzez wklejenie na stronę skryptu oraz pełnego kodu HTML formularza (można go pobrać wraz z instrukcją, przechodząc do: Forms -> nasz formularz ("Newsletter") -> Manual Copy (przycisk w prawej części ekranu).
  • Osadzenie automatyczne (JavaScript) - poprzez wklejenie na stronę krótkiego kodu pobierającego formularz z serwera Mautica (można go pobrać wraz z instrukcją, przechodząc do: Forms -> nasz formularz ("Newsletter") -> Automatic (przycisk w prawej części ekranu) -> Via Javascript.
  • Osadzenie automatyczne (iFrame) - poprzez wklejenie na stronę krótkiego kodu wyświetlającego formularz w zagnieżdżonym okienku iFrame (można go pobrać wraz z instrukcją, przechodząc do: Forms -> nasz formularz ("Newsletter") -> Automatic (przycisk w prawej części ekranu) -> Via iFrame.
  • Osadzenie automatyczne (plugin) - poprzez integrację Mautica z popularnymi systemami CMS, jak Joomla, Wordpress czy Drupal. Po instalacji dodatku Mautica w Twoim systemie CMS, formularze Mautica możesz osadzać na swoich stronach za pomocą krótkiej komendy, np. [mauticform id="1"], gdzie "1" to id danego formularza w Mauticu (do odczytania m.in. na liście formularzy).

Warto wspomnieć, że Mautic umożliwia ponadto tworzenie stron WWW - tzw. landing pages, na których formularze osadzamy jeszcze łatwiej, bo poprzez wybór konkretnej pozycji z listy.

5. Tworzenie pierwszej wiadomości e-mail

Gdy baza adresatów naszego newslettera jest gotowa i zasilana nowymi odbiorcami za pomocą osadzonego na stronie WWW formularza, pora na przygotowanie pierwszej wiadomości e-mail. W tym celu przechodzimy do sekcji Emails -> New -> New List Email. Wprowadzamy temat (Subject), systemową nazwę maila (Internal Name - np. "Pierwsza wiadomość z newslettera"), listę odbiorców do której mail będzie kierowany (Lead list - uzupełniamy naszym "Newsletterem"), a także jego treść (Body).

Treść maila możemy wprowadzić za pomocą wygodnego edytora WYSIWYG (What You See Is What You Get), edytor HTML bądź z poziomu tzw. Themes (szablonów wiadomości). Wiadomość możemy wzbogacić grafiką, linkiem oraz zmiennymi opisującymi adresatów maili (np. imieniem i nazwiskiem) - czyli po prostu spersonalizować wiadomości (w moim przykładzie personalizacja nie ma wielkiego sensu, tzn. nie jest możliwa - przypominam, że w ramach zdefiniowanego wcześniej formularza zapisu na newsletter odbiorcy podają jedynie swój adres e-mail). Zmienne dot. adresatów wiadomości osadzamy w niej wpisując w dowolnym miejscu ciąg "{lead", a następnie wybierając z listy pól to, które nas interesuje.

W podobny sposób osadzamy w treści link, umożliwiający odbiorcy wiadomości wypisanie się z naszych mailingów - w dowolnym miejscu wystarczy wpisać ciąg "{unsubscribe", a następnie wybrać opcję "unsubscribe text". Ciąg ten zostanie zastąpiony linkiem okraszonym etykietą, której treść możemy zmienić w panelu administratora (zębatka w prawym górnym rogu ekranu -> Configuration -> Email settings -> sekcja Message settings -> Text for the {unsubscribe_text} token).

W zakładce Advanced mamy możliwość określenia adresów mailowych dot. konstruowanej wiadomości (takich jak nadawca, kopia, odpowiedz do itp.), a także załączników maila (w związku z tym, że załączniki wybierane są z listy, należy je wcześniej wprowadzić w ramach modułu Assets).

Po zakończeniu redagowania wiadomości, zapiszmy ją klikając Save & Close.

6. Wysyłka wiadomości

Pora wysłać naszą pierwszą wiadomość w ramach tworzonego newslettera. Aby to zrobić przechodzimy do sekcji Emails, a następnie rozwijamy menu kontekstowe przy zbudowanej w poprzednim kroku wiadomości ("Pierwszy email z newslettera") i klikamy Send. Zwróćmy uwagę, że liście maili Mautic informuje nas do ilu osób (które są adresatami wiadomości) mail nie został jeszcze wysłany, ile wiadomości wysłano i ile spośród nich przeczytano (tak, Mautic śledzi wysyłane wiadomości).

Uwaga! Przed prawdziwą wysyłką maila do adresatów, warto go wcześniej przetestować i wysłać kopię roboczą do siebie. Aby to zrobić, wybieramy naszą wiadomość z listy, a następnie rozwijamy menu kontekstowe w prawym górnym rogu (przy przycisku Edit) i klikamy Send example. Po kilku chwilach w naszej skrzynce powinna pojawić się wiadomość testowa. Sprawdźmy ją i w razie potrzeby poprawmy wzór.

W zależności od ustawień w panelu administracyjnym, wysyłka maili może nastąpić natychmiast po jej zainicjowaniu bądź zgodnie z harmonogramem (co kilka minut). Domyślna jest ta druga opcja i polecam jej stosowanie - mamy wówczas pewność, że system nie wyśle zbyt wielu wiadomości na raz (byłoby to niewskazane ze względu na aktywne filtry antyspamowe usługodawców pocztowych, wyłapujące tego typu działania), a podzieli je na partie (zgodnie z definicją dokonaną podczas wysyłki).

Newsletter - wymagania formalne

Rejestracja w GIODO

Zgodnie z polskim prawem, każda uporządkowana elektroniczna baza danych zawierających dane osobowe podlega obowiązkowi rejestracji w GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych). Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na stronach instytucji: www.giodo.gov.pl.

Regulamin

Tworzenie newslettera niesie za sobą konieczność opracowania jego regulaminu (zawierającego m.in. informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych internauty). Regulamin ten powinien zaakceptować każdy, kto ma ochotę zapisać się na nasz mailing. Informację o regulaminie można zamieścić w widocznym miejscu w okolicach formularza zapisu (np. z adnotacją, iż zapisanie się na newsletter oznacza akceptację postanowień regulaminu - wraz z linkiem do jego treści). Dobrym pomysłem jest również dodanie nowego pola do formularza - obowiązkowego checkboxa "Akceptuję regulamin".

Zarządzanie wypisami z newslettera

Prowadząc newsletter powinniśmy dać jego odbiorcom możliwość wypisania się z naszych mailingów, osadzając w wiadomościach link automatycznego wypisu (zrobiliśmy to w kroku 5). Kliknięcie odnośnika skutkuje oznaczeniem adresu mailowego odbiorcy w bazie Mautica znacznikiem "unsubscribed", sprawiającym że żaden mail wysyłany przez system nie zostanie do niego dostarczony. Co ciekawe, w wersji On Site (instalowanej na własnym serwerze) Mautic umożliwia ponadto zdefiniowanie skrzynki odbiorczej - monitorowanej pod kątem wiadomości przychodzących. Ich adresy nadawcze również oznaczane są w systemie flagą "unsubscribed". Aby wypisać się z naszego newslettera wystarczy więc napisać dowolną wiadomość (choćby pustą) pod wskazany adres.

Co jeśli dana osoba będzie chciała ponownie zapisać się na nasz newsletter? Będzie musiała ponownie kliknąć w link wypisu z kampanii mailingowych Mautica, a następnie wybrać opcję ponownego zapisu.

Dlaczego Mautic?

Mautic jest systemem o możliwościach znacznie wykraczających poza obszar związany z prowadzeniem newslettera. Niektóre, takie jak np. monitorowanie aktywności leadów na naszych stronach internetowych, śledzenie otwarć maili i kliknięć osadzonych w nich linków czy też warunkowe wysyłki wiadomości, mogą być przydatne nawet jeśli nasze potrzeby dot. automatyzacji marketingu kończą się na newsletterze. Mautic jest ponadto systemem całkowicie bezpłatnym - również w ramach hostingu producenta Mautic.com (dotyczy wariantu podstawowego).

Więcej o Mauticu przeczytasz w artykułach na moim blogu oznaczonych tagiem Mautic.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz
5 najlepszych narzędzi do monitorowania marki w internecie
Jeśli nie ma cię w internecie, nie istniejesz - tę zasadę współczesnego marketingu zna chyba każdy. Pytanie czy rzeczywiście wykorzystujemy... Czytaj więcej...
5 najlepszych systemów do automatyzacji marketingu
A gdyby tak nowych klientów nie trzeba było szukać, bo interesowaliby się naszą ofertą sami? I gdyby firmowy mailing nie kończył się... Czytaj więcej...
7 systemów, które zwiększą sprzedaż w Twojej firmie
Jak zwiększyć sprzedaż? - to pytanie spędza sen z powiek właścicielom przedsiębiorstw, ich managerom i sprzedawcom. I choć nie istnieje jeden... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak budować kampanie marketingowe w darmowym systemie marketing automation?
Zautomatyzowane kampanie marketingowe to podstawa każdego systemu klasy marketing automation. Dzięki nim, praca działu handlowego jest znacznie... Czytaj więcej...
Mautic, czyli marketing automation za darmo
Dobry produkt to w dzisiejszym biznesie stanowczo za mało. O sukcesie danej firmy najczęściej nie decyduje już jej oferta, a skuteczność... Czytaj więcej...
5 najlepszych systemów do automatyzacji marketingu
A gdyby tak nowych klientów nie trzeba było szukać, bo interesowaliby się naszą ofertą sami? I gdyby firmowy mailing nie kończył się... Czytaj więcej...
5 najlepszych systemów do automatyzacji marketingu
A gdyby tak nowych klientów nie trzeba było szukać, bo interesowaliby się naszą ofertą sami? I gdyby firmowy mailing nie kończył się... Czytaj więcej...
Jak skutecznie śledzić odwiedzających stronę WWW za pomocą Mautica?
Mautic, czyli najlepszy darmowy system typu marketing automation, któremu poświęciłem ostatni artykuł, pozwala między innymi monitorować... Czytaj więcej...