Każdy z nas z pewnością nie raz miał wrażenie, jakby czas w pracy biegł szybciej - bo choć staramy się sumiennie wykonywać swoje obowiązki, na wszystkie nigdy go nie wystarcza. Ponadto, są takie dni, kiedy po 8 godzinach pracy nie jesteśmy w stanie wskazać jej efektów. Dlatego warto monitorować czas pracy - tj. czas wykonywania poszczególnych zadań. Zarówno własnych, jak i swoich podwładnych. Wiedza o tym ile czasu spożytkowaliśmy na poszczególne czynności może się bardzo przydać - dzięki niej będziemy w stanie je zoptymalizować, podnosząc efektywność swojej pracy. Może ona być również podstawą raportu dla przełożonych.

W jakim celu monitorować czas pracy?

Istnieje wiele powodów, dla których warto mierzyć i ewidencjonować czas zadań wykonywanych w pracy. Oto kilka, naszym zdaniem, najważniejszych:

  • Samodyscyplina. Wiedząc w jakim czasie powinniśmy wykonać dane zadanie, a przy tym widząc ile czasu faktycznie na nie upływa, jesteśmy w stanie w odpowiednim momencie zmobilizować się i wykonać pracę szybciej - zgodnie z założeniami.
  • Optymalizacja pracy. Posiadając wiedzę o zadaniach wykonanych w pewnym okresie oraz spożytkowanym na nie czasie, jesteśmy w stanie podjąć działania optymalizujące naszą pracę (np. niwelując zdarzenia, które zazwyczaj nas rozpraszają - powodując wydłużenie prac).

  • Łatwa ocena opłacalności. Prowadząc sprzedaż produktów bądź usług, firma ustala cenę na poziomie przewyższającym koszty własne. Monitorowanie czasu pracy pozwala zweryfikować czy w danym przypadku koszty te rzeczywiście zostały pokryte (przykładowo, czy pracownik nie poświęcił dwóch godzin na zlecenie klienta, który został obciążony za zaledwie jedną roboczogodzinę).
  • Wgląd w historię zadań. Prowadząc ewidencję zadań i czasu pracy tworzymy tym samym bazę danych, dzięki której w dowolnym momencie będziemy w stanie sprawdzić jakie zadanie, kiedy i w jakim czasie wykonaliśmy. Pozwala to m.in. na oszacowanie czasochłonności nowych zadań i projektów o podobnym charakterze do archiwalnych.
  • Potwierdzenie wykonywania obowiązków. Dzięki rejestracji wykonywanych zadań i ich czasów zyskujemy raport, który w razie potrzeby możemy przedstawić np. przełożonym.

Warto zauważyć, że bieżące ewidencjonowanie czasu pracy znacząco różni się od jego okresowego deklarowania - zarówno sposobem pomiaru, jak i wynikami. W niektórych firmach praktykuje się prowadzenie kalendarzy przez pracowników, w których zapisują oni zadania jakie wykonali w danym dniu bądź tygodniu, deklarując spożytkowany na nie czas. Wyniki takiego podejścia obarczone są sporym marginesem błędu (a także większym ryzykiem manipulacji ze strony pracowników!). Nie są więc tak wartościowe, jak informacje pozyskane z bieżącego monitorowania pracy.

W jaki sposób efektywnie mierzyć czas pracy?

Pomiar, a właściwie rejestracja czasu pracy (z j. ang. time tracking) może odbywać się na wiele sposobów, przy użyciu różnorakich narzędzi informatycznych. W firmach o typowo projektowej specyfice pracy świetnie sprawdzą się systemy do zarządzania projektami z wbudowanymi time trackerami (np. JazzHub bądź darmowy Redmine z wtyczką Time Tracker - niestety niekompatybilną z aktualną wersją systemu). W uproszczeniu - pozwalają one na dzielenie projektu na pojedyncze zadania, których czas wykonania obliczany jest na podstawie akcji pracownika. Gdy pracownik rozpoczyna zadanie, klika odpowiedni przycisk - zwykle Start bądź Play, a gdy kończy (bądź przerywa w trakcie) - przycisk Pause / Stop. Oczywiście istnieje możliwość wznawiania zadań - wówczas czasy wykonania sumują się.

Rozwiązania tego typu nie przydadzą się natomiast pracownikom o nie tak jednolitym systemie pracy (ich zadania są bowiem różnorodne i nie wchodzą w skład żadnych większych projektów). W ich przypadku zdecydowanie lepszym pomysłem jest zastosowanie wyspecjalizowanych programów do rejestracji czasu pracy - niezależnie od jej charakteru. Jednym z nich jest bezpłatny (dla pojedynczego użytkownika) Toggl.com - któremu poświęciliśmy osobny artykuł. Narzędzia tego typu charakteryzuje prosty interfejs, ograniczający się zazwyczaj do pola tekstowego (pozwalającego na wprowadzenie zadania) i przycisku Start/Stop. Dzięki temu użytkownik może skupić się na własnych obowiązkach, nie tracąc cennego czasu na obsługę dodatkowego oprogramowania.

Przeczytaj również:


  • Time tracking jest niezwykle pomocny, ale w naszym kraju trzeba mocno uważać przy jego wprowadzaniu. Należy zadbać o to, aby podczas wdrażania takiego systemu poinformować pracownków o tym, że pracodawca zamierza monitorować ich czas spędzany na pracy, ale wytłumaczyć im też, że dzięki niemu będą mogli dowiedzieć się, jak dużo godzin w skali dnia, tygodnia, miesiąca, spędzają nieproduktywnie. W TimeCampie wierzymy, że zyskać na tym mogą obie strony. W wolnej chwili zapraszam do zapoznania się z naszym narzędziem - TimeCamp to polski time tracker, który już jest w czołówce portali ratingowych takich, jak GetApp czy Capterra.

    Dziękuję za ten artykuł!
    Ola

Dodaj komentarz

  • Zarządzanie projektami i zasobami sobota, 16, maj 2015

    Wszystkim pracodawcom zależy na tym, aby ich kadra posiadała wysokie, sukcesywnie rozwijane kwalifikacje. W związku z tym, wiele firm wspomaga swoich pracowników w zdobywaniu wiedzy wysyłając...

  • Zarządzanie projektami i zasobami sobota, 07, marzec 2015

    Każdy przedsiębiorca zgodzi się chyba ze stwierdzeniem, że jednym z najtrudniejszych elementów związanych z prowadzeniem firmy jest zarządzanie zasobami ludzkimi - czyli jej pracownikami....

  • Zarządzanie projektami i zasobami niedziela, 04, wrzesień 2016

    Natłok zadań może przyprawić o ból głowy każdego. Aby sobie z nimi poradzić, planujemy swoją pracę, zapisując najważniejsze sprawy do załatwienia, przyklejamy kolorowe karteczki czy też...

  • Zarządzanie projektami i zasobami niedziela, 05, październik 2014

    Zasoby ludzkie to najważniejsze aktywa w firmie - wie o tym każdy przedsiębiorca. Ze względu na swoją wyjątkową wartość i specyfikę, kadry wymagają odpowiedniego zarządzania nimi -...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Reklama w internecie czwartek, 26, grudzień 2013

    Bez wątpienia, jednym z pierwszych kroków związanych z promocją firmy w internecie powinno być umieszczenie jej na Mapach Google (Google Maps). Google Maps to bezpłatna usługa koncernu z...

  • Systemy HR sobota, 21, kwiecień 2018

    Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny Kompetencji, czy też Oceny Efektywności...

  • Systemy informatyczne dla firm poniedziałek, 08, czerwiec 2015

    Aby oprogramowanie mogło skutecznie wspierać działalność firmy, musi być dopasowane do potrzeb prowadzonego biznesu i jego specyfiki. Z tego względu wiele przedsiębiorstw decyduje się na...