Zarządzanie zespołem już z definicji nie jest łatwe. Każdy z nas ma bowiem inny charakter, potrzeby, styl pracy, przyzwyczajenia. Rolą managera jest skomponowanie z tych wszystkich cech i odmienności jednego organizmu - drużyny, która będzie realizować wspólny cel.

Niestety, rynek pracy i potrzeby biznesowe klientów często dorzucają tutaj kolejne utrudnienie - konieczność stworzenia zespołu rozproszonego, czyli takiego, którego członkowie na co dzień przebywają w różnych lokalizacjach. Zarządzanie takim zespołem wiąże się z kilkoma szczególnymi wyzwaniami - o których parę słów poniżej.

Odkąd w Polsce pojawiło się Gadu-Gadu (wyparte później przez Skype'a, Messengera, SnapChata i masę innych komunikatorów mniej lub bardziej związanych z Social Media) ludzie błyskawicznie przerzucili się na ten - internetowy - sposób komunikacji. Wspólne odrabianie prac domowych, plotkowanie czy "poważne" rozmowy o życiu - wszystko to moje pokolenie (do którego parę lat temu dołączyli również nasi rodzice i dziadkowie) najchętniej odbywa właśnie za pomocą komunikatorów internetowych.

Nie inaczej jest w pracy, gdzie bez komunikatorów trudno o efektywny przepływ informacji. Dzięki nim, aby skonsultować z kimś służbowy temat nie muszę się już z nim szukać po biurze, wyrywać się nawzajem od bieżących obowiązków (co typowe dla telefonów i niezapowiedzianych wizyt przy biurku) czy też zapamiętywać wspólnych ustaleń. Jednak jak wszystkie narzędzia, tak i komunikatory bardzo się od siebie różnią i - w zależności od konkretnego modelu - ich biznesowa przydatność może być zupełnie inna. Dziś pokażę z których darmowych komunikatorów internetowych warto skorzystać w firmie.

Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu chętniej sięga po rozwiązania uniwersalne, jak poczta e-mail czy arkusz kalkulacyjny. Wynika to po części z przywiązania do sprawdzonych narzędzi, a po części z braku świadomości zalet nowych systemów. Szkoda, bo choć firmowymi zadaniami rzeczywiście można zarządzać z poziomu klienta poczty, a czas pracy rozliczać za pomocą Excela, są na to zdecydowanie lepsze sposoby - na przykład Futuramo, webowa platforma do pracy zespołowej.

Telekonferencje to nieodłączny element współczesnego biznesu. Dzięki nim działania takie jak negocjacje handlowe czy spotkania projektowe można skutecznie prowadzić w trybie zdalnym - bez konieczności podróżowania, oszczędzając tym samym mnóstwo czasu i pieniędzy. Aby telekonferencja dobrze spełniała swoją rolę, musi odbywać się w komfortowych warunkach - tj. bez zakłóceń, z dobrą jakością audio i wideo. Oczywiście ogromne znaczenie ma tu przepustowość łącza internetowego, ale i wykorzystywane narzędzie. Najlepszy według mnie darmowy program do telekonferencji to GoToMeeting. 

Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające delegowanie zadań innym użytkownikom, monitorowanie postępów, raportowanie. Często jednak nie potrzebujemy tak skomplikowanych rozwiązań, a czegoś prostego - czegoś w rodzaju przyklejanych karteczek z zadaniami, które moglibyśmy dowolnie przeklejać, a po wykonaniu - wyrzucać. Do powyższego opisu idealnie pasuje Trello.com - w 100% darmowa platforma do zarządzania zadaniami, również grupowymi.