Jeszcze dekadę temu praca zespołowa w typowym biurze była w zasadzie niemożliwa. Ze względu na brak odpowiednich narzędzi, desygnowany do wykonania danego zadania zespół nie mógł pracować wspólnie (no, chyba że siedząc nad jednym monitorem bądź kartką papieru). Pracę trzeba było najpierw podzielić, tak aby każdy z pracowników mógł zająć się własnym wycinkiem całego projektu. Takie rozwiązanie nie jest jednak dobrym przykładem pracy zespołowej. Co gorsze, jest ono wysoce nieefektywne. Szkoda więc, że w wielu firmach nadal się je stosuje. Tym bardziej, że na rynku istnieje mnóstwo narzędzi ułatwiających pracę w grupie. I to zupełnie darmowych.
Czym są narzędzia do pracy grupowej? Najprościej mówiąc, są to wszelkiego rodzaju rozwiązania techniczne (przede wszystkim sprzęt i oprogramowanie), których celem jest wspomaganie pracy zespołowej (tj. podejmowanej przez wiele osób). Warte podkreślenia jest to, że dzięki nim, praca zespołowa może być realizowana zarówno przez osoby pracujące w jednej lokalizacji (np. w jednej siedzibie firmy), jak i rozproszone geograficznie (np. w obrębie kilku różnych oddziałów firmy). Narzędzia do pracy grupowej umożliwiają ich użytkownikom jednoczesną pracę na wspólnych danych (dokumentach, plikach itd.) oraz dostarczają mechanizmów pozwalających na koordynację działań, a także śledzenie postępu prac.
Oprogramowanie do pracy grupowej jest zaprojektowane w taki sposób, aby pomóc osobom, które uczestniczą we wspólnym zadaniu polegającym na osiągnięciu określonych celów. Jedną z możliwości działania takiej aplikacji (tradycyjną) jest fizyczne przekształcenie materiałów, będących przedmiotem pracy.
Współpraca wymaga od osób pracujących razem działania w skoordynowany sposób, na rzecz wspólnego celu. Narzędzia do pracy grupowej ułatwiają działania zespołów pracujących razem mimo znaczących nieraz geograficznych odległości, dostarczając rozwiązań komunikacji, pomocy, współpracy i procesu rozwiązywania problemów.
Dodatkowo, oprogramowanie do pracy grupowej może wspierać wspólne funkcje zarządzania projektami, takie jak przydziały (delegowanie) zadań, harmonogramowanie czy tworzenie planu prac. Efektem jego działania są konkretne, namacalnym dowody wykonania pewnych czynności, procesów bądź rozwiązania problemów – dokumentacja, odpowiednie wpisy w rejestrze projektowym, archiwum planów projektu, terminów, multimediów czy też rezultatów.
Do najbardziej znanych, podstawowych (a zarazem darmowych) narzędzi pracy grupowej w biurze należą między innymi:
- Narzędzia Google (Google Docs, Google Sheets, Google Slides czy Google Drive),
- Pakiet Zoho Office Suite (m.in. Writer, Sheet, Projects, Discussions, Meeting),
- Office Webs Apps (Word, Excel, Power Point, One Note, Skydrive),
- Komunikatory internetowe: Skype, Gadu-Gadu,
- oraz wiele innych aplikacji.
Komentarze