Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny Kompetencji, czy też Oceny Efektywności Pracowników. Ze względu na dużą złożoność MbO oraz popularność Zarządzania przez Cele w firmach, skupię się na systemach umożliwiających realizację tego właśnie procesu. Niestety, w przypadku MbO, podobnie jak w innych procesach związanych z zarządzaniem personelem, brak standardów jest podstawowym standardem, co znacznie utrudnia wybór systemu informatycznego.
Po pierwsze: trzeba mieć cele
Oczywiście w sensie definicji celów i ich rodzajów. I już na samym początku mamy problem. Część firm opiera proces na ściśle zdefiniowanych celach umieszczonych w katalogu. Inne natomiast na celach definiowanych w trakcie procesu stawiania celów. Istnieje również trzecie podejście, które zakłada połączenie skatalogowanych celów biznesowych z dowolnie opisywanymi celami indywidualnymi. To jaka filozofia zostanie wybrana, determinuje możliwości efektywnego wykorzystania oprogramowania. Tylko dla predefiniowanych celów ujętych we wspólnym katalogu można:
- stworzyć spójny proces kaskadowania, który da się łatwo kontrolować,
- opracować efektywne raportowanie,
- zorganizować importy wyników ich realizacji z innych systemów np. z CRM lub systemu finansowo księgowego.
Ponadto, podział celów na ilościowe i jakościowe determinuje nam sposób ich wyznaczania, rozliczania oraz prezentacji na arkuszu.
Po drugie: trzeba mieć elastyczne narzędzie do ich definiowania
W każdym systemie obsługującym MbO ważne są możliwości definiowania różnorodnych rodzajów celów i sposobów ich oceny. Oczywiście możemy sprawę uprościć i każdy cel oceniać, wpisując procent jego realizacji. Jednak nie jest to zbyt przyjazne i wyrafinowane rozwiązanie. Znacznie lepiej jest posiadać narzędzie, w którym wpisujemy wartość a system na podstawie definicji przeliczy ją na procent realizacji. Stąd wynika potrzeba definiowania różnorodnych skal i sposobów oceny realizacji celów.
Dla celów ilościowych definiujemy sposób przeliczenia wprowadzonej wartości na % realizacji celu. Zależność ta nie musi być liniowa, więc możliwości jest sporo.
Z kolei dla celów jakościowych musimy mieć możliwość opisania kryteriów oceny realizacji danego celu oraz noty przekładającej się na procent jego realizacji. Na przykład możemy mieć cel jakościowy oceniany dwustopniowo jako zrealizowany bądź niezrealizowany (0% lub 100%) lub cel oceniany na siedmiostopniowej skali zgodnie z opisanymi kryteriami. Noty możemy opisać sobie jako A, B, C, D, E, F, G. Będą się one przekładały na 0%, 20%, 40%, 60%, 80%, 100% i 120% realizacji celu.
Różnorodność rodzajów celów, ich opisów, sposobów oceny i wyliczania procentu realizacji jest naprawdę pokaźna. W związku z tym, możliwość ich elastycznego definiowania w systemie informatycznym świadczy o jego wysokiej jakości.
Po trzecie: proces
Mając już pogląd na cele przejdźmy do procesów. Potencjalny system powinien pozwalać na stosowanie dowolnych okresów rozliczeniowych. Przykładowo, handlowców można rozliczać co miesiąc, pracowników mających wpływ na biznes kwartalnie, pracowników wsparcia (HR, Administrację, IT itp.) raz na pół roku lub raz w roku. Można też wszystkich rozliczać w ten sam sposób – np. raz w roku. Wszystko zależy od indywidulanych potrzeb danej firmy. Ważne jest, aby system pozwalał dla różnych grup stosować różne okresy rozliczeniowe i dowolnie je zmieniać. Standardowo systemy wspierające MbO powinny realizować następujące procesy:
- Proces stawiania celów z ewentualnym ich kaskadowaniem.
- Proces śródrocznego przeglądu celów. W razie zmian warunków biznesowych musi istnieć możliwość modyfikacji celów.
- Proces rozliczania celów.
Powyższe procesy mogą być komplikowane zależnie od polityki firmy, więc system powinien pozwalać elastycznie je definiować. Proces stawiania celów może na przykład zaczynać się od przełożonego:
- Przełożony wpisuje cele lub wysyła pusty arkusz do pracownika.
- Pracownik wpisuje swoje cele i wysyła do przełożonego.
W procesie rozliczania celów bardzo przydaje się funkcja importu wartości realizacji celów bezpośrednio do arkuszy pracowników oraz blokowanie zaimportowanych wartości przed edycją. Jeśli chodzi o cele jakościowe, często oczekiwana jest tu możliwość samooceny przez pracownika i oceny przez przełożonego. Dla celów jakościowych można również stosować narzędzia weryfikacji jakości oceny, na przykład poprzez porównywanie wyników z rozkładem normalnym (krzywa Gaussa). Cały proces może kończyć się wyliczeniem wartości premii dla pracowników. Do tego wymagane są algorytmy wyliczania premii i krzywe premiowe przenoszące wartość oceny na współczynnik premii. A jakby się okazało, że wartość premii znacznie przekracza budżet, to mile widziana jest funkcja kalibracji wyników oceny pomagająca dostosować wyniki do budżetu premiowego.
Po czwarte: dobry system
Niestety, ocena typu MbO jest bardzo trudna i wymagająca – również jeśli chodzi o dobór wspierającego ją narzędzia informatycznego. Szczególnie, gdy klient potrzebuje wyrafinowanego procesu stawiania celów z kaskadowaniem, giełdą celów, możliwością zamiany celów pomiędzy pracownikami – w połączeniu z kontrolą podziału wartości oraz raportowaniem.
Wybór systemu wspierającego MbO jest sporym wyzwaniem i wymaga dużej świadomości klienta, przygotowania założeń MbO przed dokonaniem wyboru rozwiązania IT. Tak, aby można było zweryfikować wszystkie niezbędne funkcje.
Nie przejmujmy się jednak, jeśli niektórych potrzeb nie uda się zaspokoić standardowymi możliwościami oprogramowania. Przykładowo, zestawienie rocznych wyników MbO oraz Oceny Kompetencji pracowników na jednym diagramie. Jeśli mamy takie indywidualne potrzeby, warto się upewnić czy dostawca systemu jest je w stanie wykonać na zamówienie oraz jaki będzie ich koszt.
Komentarze