Każdy z nas z pewnością nie raz miał wrażenie, jakby czas w pracy biegł szybciej - bo choć staramy się sumiennie wykonywać swoje obowiązki, na wszystkie nigdy go nie wystarcza. Ponadto, są takie dni, kiedy po 8 godzinach pracy nie jesteśmy w stanie wskazać jej efektów. Dlatego warto monitorować czas pracy - tj. czas wykonywania poszczególnych zadań. Zarówno własnych, jak i swoich podwładnych. Wiedza o tym ile czasu spożytkowaliśmy na poszczególne czynności może się bardzo przydać - dzięki niej będziemy w stanie je zoptymalizować, podnosząc efektywność swojej pracy. Może ona być również podstawą raportu dla przełożonych.

W jakim celu monitorować czas pracy?

Istnieje wiele powodów, dla których warto mierzyć i ewidencjonować czas zadań wykonywanych w pracy. Oto kilka, naszym zdaniem, najważniejszych:

  • Samodyscyplina. Wiedząc w jakim czasie powinniśmy wykonać dane zadanie, a przy tym widząc ile czasu faktycznie na nie upływa, jesteśmy w stanie w odpowiednim momencie zmobilizować się i wykonać pracę szybciej - zgodnie z założeniami.
  • Optymalizacja pracy. Posiadając wiedzę o zadaniach wykonanych w pewnym okresie oraz spożytkowanym na nie czasie, jesteśmy w stanie podjąć działania optymalizujące naszą pracę (np. niwelując zdarzenia, które zazwyczaj nas rozpraszają - powodując wydłużenie prac).

  • Łatwa ocena opłacalności. Prowadząc sprzedaż produktów bądź usług, firma ustala cenę na poziomie przewyższającym koszty własne. Monitorowanie czasu pracy pozwala zweryfikować czy w danym przypadku koszty te rzeczywiście zostały pokryte (przykładowo, czy pracownik nie poświęcił dwóch godzin na zlecenie klienta, który został obciążony za zaledwie jedną roboczogodzinę).
  • Wgląd w historię zadań. Prowadząc ewidencję zadań i czasu pracy tworzymy tym samym bazę danych, dzięki której w dowolnym momencie będziemy w stanie sprawdzić jakie zadanie, kiedy i w jakim czasie wykonaliśmy. Pozwala to m.in. na oszacowanie czasochłonności nowych zadań i projektów o podobnym charakterze do archiwalnych.
  • Potwierdzenie wykonywania obowiązków. Dzięki rejestracji wykonywanych zadań i ich czasów zyskujemy raport, który w razie potrzeby możemy przedstawić np. przełożonym.

Warto zauważyć, że bieżące ewidencjonowanie czasu pracy znacząco różni się od jego okresowego deklarowania - zarówno sposobem pomiaru, jak i wynikami. W niektórych firmach praktykuje się prowadzenie kalendarzy przez pracowników, w których zapisują oni zadania jakie wykonali w danym dniu bądź tygodniu, deklarując spożytkowany na nie czas. Wyniki takiego podejścia obarczone są sporym marginesem błędu (a także większym ryzykiem manipulacji ze strony pracowników!). Nie są więc tak wartościowe, jak informacje pozyskane z bieżącego monitorowania pracy.

W jaki sposób efektywnie mierzyć czas pracy?

Pomiar, a właściwie rejestracja czasu pracy (z j. ang. time tracking) może odbywać się na wiele sposobów, przy użyciu różnorakich narzędzi informatycznych. W firmach o typowo projektowej specyfice pracy świetnie sprawdzą się systemy do zarządzania projektami z wbudowanymi time trackerami (np. JazzHub bądź darmowy Redmine z wtyczką Time Tracker - niestety niekompatybilną z aktualną wersją systemu). W uproszczeniu - pozwalają one na dzielenie projektu na pojedyncze zadania, których czas wykonania obliczany jest na podstawie akcji pracownika. Gdy pracownik rozpoczyna zadanie, klika odpowiedni przycisk - zwykle Start bądź Play, a gdy kończy (bądź przerywa w trakcie) - przycisk Pause / Stop. Oczywiście istnieje możliwość wznawiania zadań - wówczas czasy wykonania sumują się.

Rozwiązania tego typu nie przydadzą się natomiast pracownikom o nie tak jednolitym systemie pracy (ich zadania są bowiem różnorodne i nie wchodzą w skład żadnych większych projektów). W ich przypadku zdecydowanie lepszym pomysłem jest zastosowanie wyspecjalizowanych programów do rejestracji czasu pracy - niezależnie od jej charakteru. Jednym z nich jest bezpłatny (dla pojedynczego użytkownika) Toggl.com - któremu poświęciliśmy osobny artykuł. Narzędzia tego typu charakteryzuje prosty interfejs, ograniczający się zazwyczaj do pola tekstowego (pozwalającego na wprowadzenie zadania) i przycisku Start/Stop. Dzięki temu użytkownik może skupić się na własnych obowiązkach, nie tracąc cennego czasu na obsługę dodatkowego oprogramowania.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz
Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Toggl - skuteczna ewidencja czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać urlopami w firmie? Najlepsze darmowe systemy Leave Management
W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot... Czytaj więcej...
Toggl - skuteczna ewidencja czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie... Czytaj więcej...
Toggl - skuteczna ewidencja czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie... Czytaj więcej...
Toggl - skuteczna ewidencja czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie... Czytaj więcej...