Każdy z nas z pewnością nie raz miał wrażenie, jakby czas w pracy biegł szybciej - bo choć staramy się sumiennie wykonywać swoje obowiązki, na wszystkie nigdy go nie wystarcza. Ponadto, są takie dni, kiedy po 8 godzinach pracy nie jesteśmy w stanie wskazać jej efektów. Dlatego warto monitorować czas pracy - tj. czas wykonywania poszczególnych zadań. Zarówno własnych, jak i swoich podwładnych. Wiedza o tym ile czasu spożytkowaliśmy na poszczególne czynności może się bardzo przydać - dzięki niej będziemy w stanie je zoptymalizować, podnosząc efektywność swojej pracy. Może ona być również podstawą raportu dla przełożonych.

W jakim celu monitorować czas pracy?

Istnieje wiele powodów, dla których warto mierzyć i ewidencjonować czas zadań wykonywanych w pracy. Oto kilka, naszym zdaniem, najważniejszych:

  • Samodyscyplina. Wiedząc w jakim czasie powinniśmy wykonać dane zadanie, a przy tym widząc ile czasu faktycznie na nie upływa, jesteśmy w stanie w odpowiednim momencie zmobilizować się i wykonać pracę szybciej - zgodnie z założeniami.
  • Optymalizacja pracy. Posiadając wiedzę o zadaniach wykonanych w pewnym okresie oraz spożytkowanym na nie czasie, jesteśmy w stanie podjąć działania optymalizujące naszą pracę (np. niwelując zdarzenia, które zazwyczaj nas rozpraszają - powodując wydłużenie prac).

  • Łatwa ocena opłacalności. Prowadząc sprzedaż produktów bądź usług, firma ustala cenę na poziomie przewyższającym koszty własne. Monitorowanie czasu pracy pozwala zweryfikować czy w danym przypadku koszty te rzeczywiście zostały pokryte (przykładowo, czy pracownik nie poświęcił dwóch godzin na zlecenie klienta, który został obciążony za zaledwie jedną roboczogodzinę).
  • Wgląd w historię zadań. Prowadząc ewidencję zadań i czasu pracy tworzymy tym samym bazę danych, dzięki której w dowolnym momencie będziemy w stanie sprawdzić jakie zadanie, kiedy i w jakim czasie wykonaliśmy. Pozwala to m.in. na oszacowanie czasochłonności nowych zadań i projektów o podobnym charakterze do archiwalnych.
  • Potwierdzenie wykonywania obowiązków. Dzięki rejestracji wykonywanych zadań i ich czasów zyskujemy raport, który w razie potrzeby możemy przedstawić np. przełożonym.

Warto zauważyć, że bieżące ewidencjonowanie czasu pracy znacząco różni się od jego okresowego deklarowania - zarówno sposobem pomiaru, jak i wynikami. W niektórych firmach praktykuje się prowadzenie kalendarzy przez pracowników, w których zapisują oni zadania jakie wykonali w danym dniu bądź tygodniu, deklarując spożytkowany na nie czas. Wyniki takiego podejścia obarczone są sporym marginesem błędu (a także większym ryzykiem manipulacji ze strony pracowników!). Nie są więc tak wartościowe, jak informacje pozyskane z bieżącego monitorowania pracy.

W jaki sposób efektywnie mierzyć czas pracy?

Pomiar, a właściwie rejestracja czasu pracy (z j. ang. time tracking) może odbywać się na wiele sposobów, przy użyciu różnorakich narzędzi informatycznych. W firmach o typowo projektowej specyfice pracy świetnie sprawdzą się systemy do zarządzania projektami z wbudowanymi time trackerami (np. JazzHub bądź darmowy Redmine z wtyczką Time Tracker - niestety niekompatybilną z aktualną wersją systemu). W uproszczeniu - pozwalają one na dzielenie projektu na pojedyncze zadania, których czas wykonania obliczany jest na podstawie akcji pracownika. Gdy pracownik rozpoczyna zadanie, klika odpowiedni przycisk - zwykle Start bądź Play, a gdy kończy (bądź przerywa w trakcie) - przycisk Pause / Stop. Oczywiście istnieje możliwość wznawiania zadań - wówczas czasy wykonania sumują się.

Rozwiązania tego typu nie przydadzą się natomiast pracownikom o nie tak jednolitym systemie pracy (ich zadania są bowiem różnorodne i nie wchodzą w skład żadnych większych projektów). W ich przypadku zdecydowanie lepszym pomysłem jest zastosowanie wyspecjalizowanych programów do rejestracji czasu pracy - niezależnie od jej charakteru. Jednym z nich jest bezpłatny (dla pojedynczego użytkownika) Toggl.com - któremu poświęciliśmy osobny artykuł. Narzędzia tego typu charakteryzuje prosty interfejs, ograniczający się zazwyczaj do pola tekstowego (pozwalającego na wprowadzenie zadania) i przycisku Start/Stop. Dzięki temu użytkownik może skupić się na własnych obowiązkach, nie tracąc cennego czasu na obsługę dodatkowego oprogramowania.

Przeczytaj również:


  • Time tracking jest niezwykle pomocny, ale w naszym kraju trzeba mocno uważać przy jego wprowadzaniu. Należy zadbać o to, aby podczas wdrażania takiego systemu poinformować pracownków o tym, że pracodawca zamierza monitorować ich czas spędzany na pracy, ale wytłumaczyć im też, że dzięki niemu będą mogli dowiedzieć się, jak dużo godzin w skali dnia, tygodnia, miesiąca, spędzają nieproduktywnie. W TimeCampie wierzymy, że zyskać na tym mogą obie strony. W wolnej chwili zapraszam do zapoznania się z naszym narzędziem - TimeCamp to polski time tracker, który już jest w czołówce portali ratingowych takich, jak GetApp czy Capterra.

    Dziękuję za ten artykuł!
    Ola

Dodaj komentarz

Jak nowocześnie informatyzować przedsiębiorstwo? Digitalizacja firmy z systemem ERP
Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Futuramo - przyszłość pracy zespołowej?
Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym... Czytaj więcej...
Toggl - skuteczna ewidencja czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie... Czytaj więcej...
IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
Futuramo - przyszłość pracy zespołowej?
Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym... Czytaj więcej...
Toggl - skuteczna ewidencja czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować na bardzo wiele sposobów. O tym, na czym polega time tracking i dlaczego warto stosować go w każdej firmie... Czytaj więcej...