W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot wyłącznie sezonowy - wolne zdarza się nam przecież brać również o innych porach roku. Jak poukładać urlopy w taki sposób, aby mimo zwolnień firma była zdolna efektywnie realizować swoją działalność operacyjną? W zarządzaniu kalendarzem urlopów pomogą darmowe systemy HRM / Leave Management.
Co potrafią systemy do zarządzania urlopami?
Systemy do zarządzania urlopami (Leave Management Systems) najczęściej wchodzą w skład większych pakietów HRMS (Human Resources Management Systems) - systemów do zarządzania zasobami ludzkimi. Nie jest to jednak regułą - na rynku można również znaleźć wyspecjalizowane, samodzielne oprogramowanie urlopowe.
Generalnie, nadrzędnym zadaniem Leave Management Systems jest obsługa wniosków urlopowych - tj. możliwość ich tworzenia przez pracowników (planowanie urlopu), a następnie weryfikacja, akceptacja bądź odrzucenie przez przełożonych.
Podstawowe zalety stosowania oprogramowania do zarządzania urlopami to:
- automatyczny obieg wniosków urlopowych,
- szybki przepływ informacji o urlopach w firmie + dostęp do informacji o urlopach własnych i innych pracowników w danym okresie,
- gromadzenie wszelkich danych o urlopach w systemie - zarówno zaakceptowanych, jak i odrzuconych (dotyczy to urlopów planowanych i archiwalnych),
- ułatwienie procesu akceptacji wniosków urlopowych dzięki kompletowi danych o dotychczasowych urlopach pracownika oraz urlopach innych osób,
- obsługa urlopów i zwolnień różnego typu (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie itp.),
- przejrzysty sposób prezentacji danych o urlopach - np. w formie kalendarza bądź raportu.
Najlepsze darmowe systemy do zarządzania urlopami pracowników
Wykorzystywanie systemów do zarządzania urlopami pracowników rozwiązuje szereg problemów kadrowych każdej firmy - warto zatem z nich korzystać, zwłaszcza, że na rynku można znaleźć kilka wartościowych, darmowych rozwiązań tego typu. Zaprezentowane poniżej systemy są dostępne bezpłatnie i nie są obarczone żadnymi limitami jeśli chodzi o liczbę użytkowników czy przesyłanych wniosków.
1. Jorani Leave Management System
Jorani to młody, opensource'owy i w 100% darmowy system do zarządzania urlopami, stworzony przez francuskiego programistę Benjamina Baleta. Jego siłą jest specjalizacja - Jorani został zaprojektowany jako Leave Management System i posiada funkcje tylko i wyłącznie typowe dla oprogramowania tej klasy. Dzięki temu jego interfejs jest przejrzysty i nie przytłacza nadmiarem opcji. Główną funkcją systemu jest automatyzacja obiegu wniosków urlopowych w firmie - od momentu ich złożenia przez pracownika, aż do akceptacji przez przełożonego, a także ewidencji nadgodzin.
System wyposażono w przyjazny dla oka i wygodny w użyciu kalendarz urlopów, pozwalający na szybki podgląd zwolnień - zarówno własnych (w ujęciu indywidualnym), jak i innych pracowników (w ujęciu zbiorczym) - z uwzględnieniem różnych działów firmy. Z punktu widzenia raportowania urlopów, istotne jest, że prezentowane w systemie dane można eksportować do formatu obsługiwanego przez popularne arkusze kalkulacyjne - w tym MS Excel. Sporą wadą Jorani jest natomiast fakt, iż system ten nie jest dostępny w polskiej wersji językowej.
Informację o tym jak pobrać, zainstalować i skonfigurować Jorani można znaleźć na oficjalnej stronie projektu - jorani.org. Można tam ponadto zapoznać się z demo systemu.
2. Orange HRM
OrangeHRM jest uznanym, opensource'owym systemem do kompleksowego zarządzania pracownikami w firmie. Wśród jego licznych funkcji (o których więcej pisałem m.in. tutaj) znajdziemy moduł Leave Management - służący do ewidencjonowania zwolnień i urlopów. Podobnie jak w przypadku Jorani, za jego pomocą pracownicy z powodzeniem wystosują do przełożonego wniosek urlopowy, podlegający jego akceptacji. Wadą modułu Leave Management OrangeHRM w stosunku do opisanego wcześniej systemu jest jednak brak kalendarza urlopów - urlopy i zwolnienia można przeglądać wyłącznie w formie listy, co jest zdecydowanie mniej wygodne.
Atutem OrangeHRM jako systemu do zarządzania urlopami są spore możliwości konfiguracyjne, zestaw dashboardów, a także prosty kreator raportów. System wart jest polecenia przede wszystkim tym przedsiębiorcom, którzy są zainteresowani również innymi jego funkcjami, jak np. rekrutacja czy zarządzanie kompetencjami pracowników.
Na stronie opensource.demo.orangehrm.com można przetestować działanie systemu. OrangeHRM można natomiast pobrać z tej lokalizacji: opensource.demo.orangehrm.com.
3. FreeHR
Jorani oraz OrangeHRM to systemy, które wymagają pobrania i instalacji na własnym serwerze. Zupełnie inaczej funkcjonuje FreeHR - system typu SaaS (Software as a Service), dostępny bezpośrednio w internecie. Aby z niego korzystać, wystarczy zarejestrować się na stronie freehr.com i skonfigurować swoje konto. Używanie FreeHR jest darmowe - nie wiąże się z żadnymi opłatami, niezależnie od liczby użytkowników czy też ilości wprowadzanych danych (producent systemu utrzymuje się z wyświetlanych reklam oraz odpłatnego wsparcia technicznego i modułów dodatkowych).
Co potrafi FreeHR? Wspiera obieg wniosków urlopowych, pozwala na ewidencję zwolnień oraz chorób (w formie listy i kalendarza - zarówno własnego, jak i współpracowników), zarządzanie zadaniami oraz raportowanie. Niestety, jego interfejs prezentuje się dość topornie, co w połączeniu z brakiem polskiej wersji językowej nieco utrudnia obsługę systemu.
You are doing a great job with Jorani!
Komentarze (3)