W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot wyłącznie sezonowy - wolne zdarza się nam przecież brać również o innych porach roku. Jak poukładać urlopy w taki sposób, aby mimo zwolnień firma była zdolna efektywnie realizować swoją działalność operacyjną? W zarządzaniu kalendarzem urlopów pomogą darmowe systemy HRM / Leave Management.

Co potrafią systemy do zarządzania urlopami?

Systemy do zarządzania urlopami (Leave Management Systems) najczęściej wchodzą w skład większych pakietów HRMS (Human Resources Management Systems) - systemów do zarządzania zasobami ludzkimi. Nie jest to jednak regułą - na rynku można również znaleźć wyspecjalizowane, samodzielne oprogramowanie urlopowe.

Generalnie, nadrzędnym zadaniem Leave Management Systems jest obsługa wniosków urlopowych - tj. możliwość ich tworzenia przez pracowników (planowanie urlopu), a następnie weryfikacja, akceptacja bądź odrzucenie przez przełożonych.

Podstawowe zalety stosowania oprogramowania do zarządzania urlopami to:

  • automatyczny obieg wniosków urlopowych,
  • szybki przepływ informacji o urlopach w firmie + dostęp do informacji o urlopach własnych i innych pracowników w danym okresie,
  • gromadzenie wszelkich danych o urlopach w systemie - zarówno zaakceptowanych, jak i odrzuconych (dotyczy to urlopów planowanych i archiwalnych),
  • ułatwienie procesu akceptacji wniosków urlopowych dzięki kompletowi danych o dotychczasowych urlopach pracownika oraz urlopach innych osób,
  • obsługa urlopów i zwolnień różnego typu (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie itp.),
  • przejrzysty sposób prezentacji danych o urlopach - np. w formie kalendarza bądź raportu.

Najlepsze darmowe systemy do zarządzania urlopami pracowników

Wykorzystywanie systemów do zarządzania urlopami pracowników rozwiązuje szereg problemów kadrowych każdej firmy - warto zatem z nich korzystać, zwłaszcza, że na rynku można znaleźć kilka wartościowych, darmowych rozwiązań tego typu. Zaprezentowane poniżej systemy są dostępne bezpłatnie i nie są obarczone żadnymi limitami jeśli chodzi o liczbę użytkowników czy przesyłanych wniosków.

1. Jorani Leave Management System

Jorani to młody, opensource'owy i w 100% darmowy system do zarządzania urlopami, stworzony przez francuskiego programistę Benjamina Baleta. Jego siłą jest specjalizacja - Jorani został zaprojektowany jako Leave Management System i posiada funkcje tylko i wyłącznie typowe dla oprogramowania tej klasy. Dzięki temu jego interfejs jest przejrzysty i nie przytłacza nadmiarem opcji. Główną funkcją systemu jest automatyzacja obiegu wniosków urlopowych w firmie - od momentu ich złożenia przez pracownika, aż do akceptacji przez przełożonego, a także ewidencji nadgodzin.

System wyposażono w przyjazny dla oka i wygodny w użyciu kalendarz urlopów, pozwalający na szybki podgląd zwolnień - zarówno własnych (w ujęciu indywidualnym), jak i innych pracowników (w ujęciu zbiorczym) - z uwzględnieniem różnych działów firmy. Z punktu widzenia raportowania urlopów, istotne jest, że prezentowane w systemie dane można eksportować do formatu obsługiwanego przez popularne arkusze kalkulacyjne - w tym MS Excel. Sporą wadą Jorani jest natomiast fakt, iż system ten nie jest dostępny w polskiej wersji językowej.

Informację o tym jak pobrać, zainstalować i skonfigurować Jorani można znaleźć na oficjalnej stronie projektu - jorani.org. Można tam ponadto zapoznać się z demo systemu.

2. Orange HRM

OrangeHRM jest uznanym, opensource'owym systemem do kompleksowego zarządzania pracownikami w firmie. Wśród jego licznych funkcji (o których więcej pisałem m.in. tutaj) znajdziemy moduł Leave Management - służący do ewidencjonowania zwolnień i urlopów. Podobnie jak w przypadku Jorani, za jego pomocą pracownicy z powodzeniem wystosują do przełożonego wniosek urlopowy, podlegający jego akceptacji. Wadą modułu Leave Management OrangeHRM w stosunku do opisanego wcześniej systemu jest jednak brak kalendarza urlopów - urlopy i zwolnienia można przeglądać wyłącznie w formie listy, co jest zdecydowanie mniej wygodne.

Atutem OrangeHRM jako systemu do zarządzania urlopami są spore możliwości konfiguracyjne, zestaw dashboardów, a także prosty kreator raportów. System wart jest polecenia przede wszystkim tym przedsiębiorcom, którzy są zainteresowani również innymi jego funkcjami, jak np. rekrutacja czy zarządzanie kompetencjami pracowników.

Na stronie opensource.demo.orangehrm.com można przetestować działanie systemu. OrangeHRM można natomiast pobrać z tej lokalizacji: opensource.demo.orangehrm.com.

3. FreeHR

Jorani oraz OrangeHRM to systemy, które wymagają pobrania i instalacji na własnym serwerze. Zupełnie inaczej funkcjonuje FreeHR - system typu SaaS (Software as a Service), dostępny bezpośrednio w internecie. Aby z niego korzystać, wystarczy zarejestrować się na stronie freehr.com i skonfigurować swoje konto. Używanie FreeHR jest darmowe - nie wiąże się z żadnymi opłatami, niezależnie od liczby użytkowników czy też ilości wprowadzanych danych (producent systemu utrzymuje się z wyświetlanych reklam oraz odpłatnego wsparcia technicznego i modułów dodatkowych).

Co potrafi FreeHR? Wspiera obieg wniosków urlopowych, pozwala na ewidencję zwolnień oraz chorób (w formie listy i kalendarza - zarówno własnego, jak i współpracowników), zarządzanie zadaniami oraz raportowanie. Niestety, jego interfejs prezentuje się dość topornie, co w połączeniu z brakiem polskiej wersji językowej nieco utrudnia obsługę systemu.

Przeczytaj również:


  • Hi,

    Thank you very much for this article. Open source projects exist because of the voluntary work of many people. If you want to see Jorani translated into polish, you can join the translation team here : https://www.transifex.com/jorani/jorani/ it is very easy to contribute.

    Benjamin

  • Hello Benjamin!
    It is good to see you here. I will do my best to help you with a Polish translation and I hope our readers will also do so :) You are doing a great job with Jorani!

  • Kamil

    Witam! Obecnie wyszedł nowy system online służący do zarządzania wnioskami i urlopami w firmie https://newhr24.pl . Być może zainteresuje to osoby poszukujące podobnych rozwiązań na polskim rynku. W najbliższym czasie ma zostać on rozbudowany o funkcje ewidencji czasu pracy, rozliczania delegacji oraz wymiany e-dokumentów w firmie. Pozdrawiam :)

Dodaj komentarz

  • Zarządzanie projektami i zasobami sobota, 04, czerwiec 2016

    Tylko nieliczne przedsiębiorstwa prowadzą spójną politykę zarządzania hasłami, pozostawiając w tej kwestii wolną rękę pracownikom. Niestety, zazwyczaj kończy się to gromadzeniem...

  • Zarządzanie projektami i zasobami piątek, 17, luty 2017

    Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu zazwyczaj oznacza bowiem albo nieoczekiwany wydatek dla...

  • Zarządzanie projektami i zasobami środa, 24, grudzień 2014

    W Polsce i na świecie coraz popularniejszy staje się outsourcing - również w branży IT. Firmy coraz częściej zdają się na usługi innych przedsiębiorstw, rezygnując z zatrudniania...

  • Zarządzanie projektami i zasobami sobota, 12, kwiecień 2014

    Każdy z nas z pewnością nie raz miał wrażenie, jakby czas w pracy biegł szybciej - bo choć staramy się sumiennie wykonywać swoje obowiązki, na wszystkie nigdy go nie wystarcza. Ponadto, są...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Systemy informatyczne dla firm wtorek, 17, listopad 2015

    Miesiącami projektują, programują i testują rozwiązania informatyczne, ponoszą koszty reklamy i marketingu, poprawiają ewentualne błędy, aby w końcu... udostępnić swoje produkty za darmo...

  • Marketing poniedziałek, 28, grudzień 2015

    W tradycyjnym ujęciu (np. w prasie) za dobry artykuł uważa się taki, który zainteresuje czytelnika, zachęci go do zapoznania się z innymi treściami tego samego autora czy redakcji, a w...

  • Firmowa strona internetowa sobota, 08, sierpień 2015

    Coraz więcej firm decyduje się na uruchomienie własnego bloga. I słusznie, statystyki wyraźnie wskazują bowiem, że przedsiębiorstwa blogujące przyciągają znacznie więcej potencjalnych...