Spotykam się czasem z pomysłem przechowywania firmowych plików (takich jak dokumenty, materiały projektowe czy raporty) na dysku internetowym, takim jak Google Drive. Pomysł wydaje się być dobry - zapisane w ten sposób pliki są dostępne dla każdej upoważnionej osoby z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do globalnej sieci. Taki sposób przechowywania danych, oprócz tego, że jest wygodny, jest też relatywnie tani. Same zalety - mogłoby się wydawać. Jest jednak jedno ale - ze względu na przedziwną konstrukcję regulaminu, firmowe dane na Google Drive nie są zbyt bezpieczne.

Dysk Google miejscem przechowywania firmowych dokumentów

Usługa Google Drive to, jeśli chodzi o funkcjonalność, świetny sposób na przechowywanie firmowych plików. Internetowy Dysk Google, będący elementem pakietu GoogleApps for Work, pozwala na dostęp do zmagazynowanych na nim danych z dowolnego urządzenia połączonego z internetem - przez przeglądarkę WWW bądź dedykowanych aplikacji desktopowych i mobilnych. Dodatkowo, przeglądanie plików może odbywać się bezpośrednio w usłudze - co oznacza, że na danym urządzeniu nie musimy instalować np. Worda czy Acrobat Readera aby podglądać dokumenty .DOCX czy .PDF.

Ważnym atutem Google Drive jako usługi dla firm jest łatwa integracja z oprogramowaniem biznesowym. Dzięki dostępnemu bardzo przejrzystemu i dobrze udokumentowanemu API (Application Programming Interface), wiele popularnych systemów informatycznych (np. CRM bądź ERP) wyposażono w konektory pozwalające na efektywną wymianę plików z usługą Google. Oczywiście Google Drive jest również w pełni zintegrowany z innymi aplikacjami pakietu GoogleApps for Work.

Kolejną zaletą usługi jest jej cena. Dysk Google jest dostępny w ramach pakietu GoogleApps for Work (będącego zestawem szeregu narzędzi do pracy grupowej w firmie), którego koszt to 4 Euro miesięcznie za użytkownika w wariancie standardowym i 8 Euro za użytkownika w wariancie PLUS (istnieje również możliwość płatności rocznej - wynoszącej odpowiednio 40  i 96 Euro). W wariancie standardowym użytkownikowi przysługuje 30 GB przestrzeni dyskowej, natomiast w wariancie GoogleApps for Work PLUS przestrzeń dyskowa jest nieograniczona (bądź ograniczona do 1 TB na użytkownika, jeśli łączna liczba użytkowników nie przekracza 5).

Czy poufne firmowe dane są bezpieczne na Dysku Google?

Niestety, o ile zakres funkcjonalny i cena usługi Google Drive zdecydowanie przyciągają uwagę, o tyle jej regulamin już nie do końca. Sprawą oczywistą jest, że usługa związana z przechowywaniem firmowych danych musi gwarantować ich bezpieczeństwo. Dysk Google jest zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem do zmagazynowanych na nich plików. To, co budzi wątpliwości tkwi w samych zasadach korzystania z niego, które można znaleźć tutaj.  Czytamy w nim co prawda, że:

Niektóre z Usług (z pakietu GoogleApps - m.in. właśnie Google Drive) umożliwiają użytkownikowi wgrywanie, przesyłanie, dostarczanie, zapisywanie, przechowywanie, wysyłanie i odbieranie treści. Użytkownik zachowuje wszelkie posiadane prawa własności intelektualnej do tych treści. Krótko mówiąc, własność użytkownika nadal nią pozostaje.

Można przez to rozumieć, że umieszczając na Dysku Google plik, np. umowę handlową bądź dokumentację projektową, zachowujemy do niego wszelkie prawa autorskie. Ten zapis regulaminu jest więc jak najbardziej pozytywny. Czytajmy jednak dalej:

Przesyłając, wgrywając, dostarczając, zapisując, przechowując, wysyłając lub odbierając materiały do lub za pośrednictwem Usług, użytkownik udziela firmie Google (i jej współpracownikom) ważnej na całym świecie licencji na wykorzystywanie, udostępnianie, przechowywanie, reprodukowanie, modyfikowanie, przesyłanie, publikowanie, publiczne prezentowanie i wyświetlanie oraz rozpowszechnianie tych materiałów, a także na tworzenie na ich podstawie opracowań (dzieł pochodnych, na przykład przez wykonanie tłumaczenia, adaptacji lub innych zmian w celu zapewnienia lepszego działania z Usługami). (...) Użytkownik w ramach tej licencji przyznaje prawa w ograniczonym celu obejmującym utrzymywanie, promocję i udoskonalanie Usług oraz tworzenie nowych. Licencja pozostanie w mocy nawet wówczas, gdy użytkownik przestanie korzystać z Usług.

W związku z powyższym, teoretycznie jest możliwe, że przechowywane przez nas pliki na Dysku Google trafią w niepowołane ręce bądź zostaną udostępnione osobom trzecim. Wszystko "za naszą zgodą" wyrażoną w ramach akceptacji regulaminu usługi. Oczywiście, trudno przypuszczać, że tak by się właśnie stało - zwłaszcza, że w powyższym tekście zaznaczono, że celem udzielonej Google licencji jest "udoskonalanie usługi". Jednak biorąc pod uwagę wartość i poufność firmowych dokumentów, przytoczone zapisy są bardzo niebezpieczne.

Podsumowując, moim zdaniem z Google Drive jako usługi dla firm warto korzystać w ograniczonym zakresie - np. do przechowywania danych roboczych, wszelkiego rodzaju materiałów pomocniczych o niewielkiej poufności i wartości dla osób trzecich. Ze względu na kontrowersyjny regulamin usługi i wiążące się z nim niebezpieczeństwa, nie zalecałbym natomiast wykorzystywania Dysku Google jako repozytorium danych wrażliwych, jak firmowe dokumenty, materiały projektowe, rozliczenia itp. Te, według mnie, nie powinny opuszczać firmowej sieci.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

Jak nowocześnie informatyzować przedsiębiorstwo? Digitalizacja firmy z systemem ERP
Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Made in Poland: 7 najlepszych systemów biznesowych ze Szczecina
Szczecin - moje rodzinne miasto - słynie przede wszystkim z paprykarza, pasztecików, przemysłu stoczniowego (który miejmy nadzieję najgorszy... Czytaj więcej...
Fakturownia.pl - czyli jak najłatwiej wystawić fakturę?
Wielu z nas wzbrania się przed założeniem własnej działalności gospodarczej - pomimo ciekawego pomysłu i dobrego biznesplanu. Częstymi... Czytaj więcej...
Jak poprawić widoczność firmy w Google Maps?
Jeśli prowadzisz firmę, koniecznie umieść ją w usłudze Google Maps - to nic nie kosztuje, a może przynieść Ci mnóstwo korzyści (o tym... Czytaj więcej...