Nawet jeśli Twoja firma nie jest duża i liczy kilku pracowników, którzy korzystają ze wspólnych zasobów, takich jak np. sala konferencyjna, samochód służbowy bądź różnego rodzaju urządzenia czy materiały marketingowe, z pewnością nie raz spotkałeś się z problemem braku informacji o tym, kto jakich dóbr w danej chwili używa, kto ostatni miał do nich dostęp, kiedy wybrany zasób będzie znów dostępny...

Zupełny chaos informacyjny i organizacyjny, samowolka pracowników, brak odpowiedzialności za zagubiony lub zniszczony sprzęt - takie są skutki niewłaściwego zarządzania rezerwacjami zasobów w wielu przedsiębiorstwach (bądź też jego braku). Zmienić je pomoże Booked (dawniej znany pod nazwą phpScheduleIt) - świetny system do rezerwacji zasobów w firmie. Dystrybuowany na opensource'owej licencji GPL, a więc dostępny zupełnie za darmo!

Dlaczego warto stosować system do rezerwacji zasobów?

Niemal każda współczesna firma dysponuje zasobami współdzielonymi przez wiele osób. W każdej z nich powinien więc istnieć system zarządzania rezerwacjami zasobów. Korzyści z jego wdrożenia są bardzo wyraźne, niezależnie od wielkości i charakteru działalności przedsiębiorstwa. Wśród nich można wyróżnić:

  • pełna wiedza o tym, kto i kiedy korzystał, korzysta bądź planuje korzystać z wybranego zasobu firmy,
  • odpowiedzialność pracowników za zasoby, z których korzystają (możliwość łatwego odnalezienia winowajcy np. uszkodzenia lub zagubienia zasobu),
  • możliwość zarezerwowania przez pracownika wybranego zasobu w danym terminie,
  • optymalizacja wykorzystania zasobów - ewidencjonowanie rezerwacji dostarcza firmie danych pozwalających np. ograniczyć posiadane zasoby, gdy występują w nadmiarze (i odwrotnie).

Prostym (aczkolwiek w miarę skutecznym) systemem rezerwacji zasobów w niewielkiej firmie może być zwykły notes, kalendarz bądź arkusz kalkulacyjny w Excelu. Rozwiązania te na pewno nie są jednak najwygodniejsze. Zdecydowanie lepszym pomysłem na rozwiązanie problemu z zasobami przedsiębiorstwa, jest wdrożenie w nim wyspecjalizowanego systemu rezerwacyjnego. Wszystkie niezbędne do efektywnego zarządzania rezerwacjami zasobów funkcje posiada w 100% darmowy, dystrybuowany na otwartej licencji GLP, system Booked, znany również jako phpScheduleIt. Przyjrzyjmy mu się bliżej.

Funkcje systemu Booked / phpScheduleIt

Zbiorczy terminarz dostępności zasobówSystem Booked / phpScheduleIt posiada wszystkie funkcjonalności, jakich można oczekiwać od oprogramowania, którego przeznaczeniem jest zarządzanie rezerwacjami zasobów w firmie:

  1. Kalendarz dostępności zasobów, prezentujący w sposób przekrojowy oraz szczegółowy, kiedy, przez kogo oraz w jakim celu poszczególne zasoby będą wykorzystywane oraz w jakim terminie są wolne.
  2. Rezerwacja zasobów, odbywająca się z poziomu kalendarza danego zasobu. Możliwość zdefiniowania atrybutów rezerwacji oraz jej uczestników (możliwe przypisanie użytkownika bądź zaproszenie - wymagające jego akceptacji).
  3. Przypomnienia o rezerwacjach zasobów - wyświetlane w panelu użytkownika, jak i wysyłane na jego adres e-mail (w zależności od konfiguracji).
  4. Indywidualny panel użytkownika, prezentujący najbliższe rezerwacje z jego udziałem oraz powiadomienia. Ponadto dostępny kalendarz użytkownika oraz filtrowalne zbiorcze terminarze.
  5. Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami - system Booked / PhpScheduleIt pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby użytkowników oraz przypisywanie ich do definiowalnych grup użytkowników (np. "Handlowców" czy "Lekarzy") o zróżnicowanym poziomie uprawnień (np. administracyjnych).
  6. Zarządzanie zasobami i limitami - możliwość wprowadzenia do systemu dowolnej liczby zasobów, takich jak sale konferencyjne, urządzenia i wszystko co tylko przyjdzie nam do głowy i co będziemy chcieli rezerwować. Dla każdego zasobu możemy wprowadzić limit dostępności (np. dzienny - dla urządzeń, które nie powinny być nadmiernie eksploatowane).
  7. Możliwość budowania raportów - system posiada wbudowane narzędzie do generowania raportów na podstawie zgromadzonych danych. Przydatna funkcja w kontekście optymalizacji wykorzystania zasobów firmy.
  8. Duże możliwości konfiguracyjne - panel administracyjny daje spore pole do popisu w zakresie dostosowania systemu do własnych potrzeb, za pomocą licznych, wielopoziomowych opcji. Ponadto, m.in. możliwość importu/eksportu danych, integracja z popularnymi narzędziami (np. Outlook, Wordpress).
  9. Ładny, przejrzysty interfejs - system jest prosty w obsłudze, a do tego miły dla oka.
  10. Dzięki instalacji na serwerze, dostęp do systemu poprzez przeglądarkę internetową, niezależnie od systemu operacyjnego na urządzeniu użytkownika. System napisany jest w języku PHP i wykorzystuje bazę danych MySQL. Jego instalacja nie nastręcza trudności.
  11. Wielojęzyczność, w tym polska wersja językowa (tłumaczenie jest miejscami niekompletne, jednak nie wpływa to negatywnie na swobodę użytkowania systemu).
  12. Możliwość rozbudowy Booked / PhpScheduleIt poprzez edycje programistyczne (system typu open source - o otwartym kodzie) oraz za pomocą dostępnych dodatków.

Jeśli chodzi o wady systemu, najistotniejszą jest niewątpliwie brak wsparcia technicznego - w przypadku problemów z działaniem Booked / PhpScheduleIt, będziemy musieli radzić sobie sami. Można oczywiście próbować kontaktować się z autorami oprogramowania / społecznością użytkowników (niestety niezbyt aktywną), jednak należy być przygotowanym, że tego typu próby nie przyniosą żadnego odzewu. Mimo tej niedogodności, warto wypróbować Booked / PhpScheduleIt - pod względem funkcjonalności powinien sprostać nawet wygórowanym oczekiwaniom.

Skąd pobrać Booked / PhpScheduleIt?

Przeczytaj również:


  • jarecki

    U nas korzysta się z http://pmcompass.pl. Jest to rozwiązanie webowe, przy czym daje dużą swobode działania i optymalizację pracy.

  • Paweł

    System naprawdę fajny i bardzo elastyczny. mam jednak z nim pewien problem a mianowicie, system nie wysyła powiadomień do użytkowników, system wysyła powiadomienia tylko do administratorów. Jeżeli ktoś miał ten sam problem i rozwiązał go w jakiś sposób prosiłbym o jakieś rady lub pomoc

  • Marc

    U nas rezerwujemy sale za pomocą http://tomsrs.pl

Dodaj komentarz
Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...