Nawet jeśli Twoja firma nie jest duża i liczy kilku pracowników, którzy korzystają ze wspólnych zasobów, takich jak np. sala konferencyjna, samochód służbowy bądź różnego rodzaju urządzenia czy materiały marketingowe, z pewnością nie raz spotkałeś się z problemem braku informacji o tym, kto jakich dóbr w danej chwili używa, kto ostatni miał do nich dostęp, kiedy wybrany zasób będzie znów dostępny...

Zupełny chaos informacyjny i organizacyjny, samowolka pracowników, brak odpowiedzialności za zagubiony lub zniszczony sprzęt - takie są skutki niewłaściwego zarządzania rezerwacjami zasobów w wielu przedsiębiorstwach (bądź też jego braku). Zmienić je pomoże Booked (dawniej znany pod nazwą phpScheduleIt) - świetny system do rezerwacji zasobów w firmie. Dystrybuowany na opensource'owej licencji GPL, a więc dostępny zupełnie za darmo!

Dlaczego warto stosować system do rezerwacji zasobów?

Niemal każda współczesna firma dysponuje zasobami współdzielonymi przez wiele osób. W każdej z nich powinien więc istnieć system zarządzania rezerwacjami zasobów. Korzyści z jego wdrożenia są bardzo wyraźne, niezależnie od wielkości i charakteru działalności przedsiębiorstwa. Wśród nich można wyróżnić:

  • pełna wiedza o tym, kto i kiedy korzystał, korzysta bądź planuje korzystać z wybranego zasobu firmy,
  • odpowiedzialność pracowników za zasoby, z których korzystają (możliwość łatwego odnalezienia winowajcy np. uszkodzenia lub zagubienia zasobu),
  • możliwość zarezerwowania przez pracownika wybranego zasobu w danym terminie,
  • optymalizacja wykorzystania zasobów - ewidencjonowanie rezerwacji dostarcza firmie danych pozwalających np. ograniczyć posiadane zasoby, gdy występują w nadmiarze (i odwrotnie).

Prostym (aczkolwiek w miarę skutecznym) systemem rezerwacji zasobów w niewielkiej firmie może być zwykły notes, kalendarz bądź arkusz kalkulacyjny w Excelu. Rozwiązania te na pewno nie są jednak najwygodniejsze. Zdecydowanie lepszym pomysłem na rozwiązanie problemu z zasobami przedsiębiorstwa, jest wdrożenie w nim wyspecjalizowanego systemu rezerwacyjnego. Wszystkie niezbędne do efektywnego zarządzania rezerwacjami zasobów funkcje posiada w 100% darmowy, dystrybuowany na otwartej licencji GLP, system Booked, znany również jako phpScheduleIt. Przyjrzyjmy mu się bliżej.

Funkcje systemu Booked / phpScheduleIt

Zbiorczy terminarz dostępności zasobówSystem Booked / phpScheduleIt posiada wszystkie funkcjonalności, jakich można oczekiwać od oprogramowania, którego przeznaczeniem jest zarządzanie rezerwacjami zasobów w firmie:

  1. Kalendarz dostępności zasobów, prezentujący w sposób przekrojowy oraz szczegółowy, kiedy, przez kogo oraz w jakim celu poszczególne zasoby będą wykorzystywane oraz w jakim terminie są wolne.
  2. Rezerwacja zasobów, odbywająca się z poziomu kalendarza danego zasobu. Możliwość zdefiniowania atrybutów rezerwacji oraz jej uczestników (możliwe przypisanie użytkownika bądź zaproszenie - wymagające jego akceptacji).
  3. Przypomnienia o rezerwacjach zasobów - wyświetlane w panelu użytkownika, jak i wysyłane na jego adres e-mail (w zależności od konfiguracji).
  4. Indywidualny panel użytkownika, prezentujący najbliższe rezerwacje z jego udziałem oraz powiadomienia. Ponadto dostępny kalendarz użytkownika oraz filtrowalne zbiorcze terminarze.
  5. Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami - system Booked / PhpScheduleIt pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby użytkowników oraz przypisywanie ich do definiowalnych grup użytkowników (np. "Handlowców" czy "Lekarzy") o zróżnicowanym poziomie uprawnień (np. administracyjnych).
  6. Zarządzanie zasobami i limitami - możliwość wprowadzenia do systemu dowolnej liczby zasobów, takich jak sale konferencyjne, urządzenia i wszystko co tylko przyjdzie nam do głowy i co będziemy chcieli rezerwować. Dla każdego zasobu możemy wprowadzić limit dostępności (np. dzienny - dla urządzeń, które nie powinny być nadmiernie eksploatowane).
  7. Możliwość budowania raportów - system posiada wbudowane narzędzie do generowania raportów na podstawie zgromadzonych danych. Przydatna funkcja w kontekście optymalizacji wykorzystania zasobów firmy.
  8. Duże możliwości konfiguracyjne - panel administracyjny daje spore pole do popisu w zakresie dostosowania systemu do własnych potrzeb, za pomocą licznych, wielopoziomowych opcji. Ponadto, m.in. możliwość importu/eksportu danych, integracja z popularnymi narzędziami (np. Outlook, Wordpress).
  9. Ładny, przejrzysty interfejs - system jest prosty w obsłudze, a do tego miły dla oka.
  10. Dzięki instalacji na serwerze, dostęp do systemu poprzez przeglądarkę internetową, niezależnie od systemu operacyjnego na urządzeniu użytkownika. System napisany jest w języku PHP i wykorzystuje bazę danych MySQL. Jego instalacja nie nastręcza trudności.
  11. Wielojęzyczność, w tym polska wersja językowa (tłumaczenie jest miejscami niekompletne, jednak nie wpływa to negatywnie na swobodę użytkowania systemu).
  12. Możliwość rozbudowy Booked / PhpScheduleIt poprzez edycje programistyczne (system typu open source - o otwartym kodzie) oraz za pomocą dostępnych dodatków.

Jeśli chodzi o wady systemu, najistotniejszą jest niewątpliwie brak wsparcia technicznego - w przypadku problemów z działaniem Booked / PhpScheduleIt, będziemy musieli radzić sobie sami. Można oczywiście próbować kontaktować się z autorami oprogramowania / społecznością użytkowników (niestety niezbyt aktywną), jednak należy być przygotowanym, że tego typu próby nie przyniosą żadnego odzewu. Mimo tej niedogodności, warto wypróbować Booked / PhpScheduleIt - pod względem funkcjonalności powinien sprostać nawet wygórowanym oczekiwaniom.

Skąd pobrać Booked / PhpScheduleIt?

Przeczytaj również:


  • jarecki

    U nas korzysta się z http://pmcompass.pl. Jest to rozwiązanie webowe, przy czym daje dużą swobode działania i optymalizację pracy.

  • Paweł

    System naprawdę fajny i bardzo elastyczny. mam jednak z nim pewien problem a mianowicie, system nie wysyła powiadomień do użytkowników, system wysyła powiadomienia tylko do administratorów. Jeżeli ktoś miał ten sam problem i rozwiązał go w jakiś sposób prosiłbym o jakieś rady lub pomoc

  • Marc

    U nas rezerwujemy sale za pomocą http://tomsrs.pl

Dodaj komentarz

Jak nowocześnie informatyzować przedsiębiorstwo? Digitalizacja firmy z systemem ERP
Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...