Nawet jeśli Twoja firma nie jest duża i liczy kilku pracowników, którzy korzystają ze wspólnych zasobów, takich jak np. sala konferencyjna, samochód służbowy bądź różnego rodzaju urządzenia czy materiały marketingowe, z pewnością nie raz spotkałeś się z problemem braku informacji o tym, kto jakich dóbr w danej chwili używa, kto ostatni miał do nich dostęp, kiedy wybrany zasób będzie znów dostępny...
Zupełny chaos informacyjny i organizacyjny, samowolka pracowników, brak odpowiedzialności za zagubiony lub zniszczony sprzęt - takie są skutki niewłaściwego zarządzania rezerwacjami zasobów w wielu przedsiębiorstwach (bądź też jego braku). Zmienić je pomoże Booked (dawniej znany pod nazwą phpScheduleIt) - świetny system do rezerwacji zasobów w firmie. Dystrybuowany na opensource'owej licencji GPL, a więc dostępny zupełnie za darmo!
Dlaczego warto stosować system do rezerwacji zasobów?
Niemal każda współczesna firma dysponuje zasobami współdzielonymi przez wiele osób. W każdej z nich powinien więc istnieć system zarządzania rezerwacjami zasobów. Korzyści z jego wdrożenia są bardzo wyraźne, niezależnie od wielkości i charakteru działalności przedsiębiorstwa. Wśród nich można wyróżnić:
- pełna wiedza o tym, kto i kiedy korzystał, korzysta bądź planuje korzystać z wybranego zasobu firmy,
- odpowiedzialność pracowników za zasoby, z których korzystają (możliwość łatwego odnalezienia winowajcy np. uszkodzenia lub zagubienia zasobu),
- możliwość zarezerwowania przez pracownika wybranego zasobu w danym terminie,
- optymalizacja wykorzystania zasobów - ewidencjonowanie rezerwacji dostarcza firmie danych pozwalających np. ograniczyć posiadane zasoby, gdy występują w nadmiarze (i odwrotnie).
Prostym (aczkolwiek w miarę skutecznym) systemem rezerwacji zasobów w niewielkiej firmie może być zwykły notes, kalendarz bądź arkusz kalkulacyjny w Excelu. Rozwiązania te na pewno nie są jednak najwygodniejsze. Zdecydowanie lepszym pomysłem na rozwiązanie problemu z zasobami przedsiębiorstwa, jest wdrożenie w nim wyspecjalizowanego systemu rezerwacyjnego. Wszystkie niezbędne do efektywnego zarządzania rezerwacjami zasobów funkcje posiada w 100% darmowy, dystrybuowany na otwartej licencji GLP, system Booked, znany również jako phpScheduleIt. Przyjrzyjmy mu się bliżej.
Funkcje systemu Booked / phpScheduleIt
System Booked / phpScheduleIt posiada wszystkie funkcjonalności, jakich można oczekiwać od oprogramowania, którego przeznaczeniem jest zarządzanie rezerwacjami zasobów w firmie:
- Kalendarz dostępności zasobów, prezentujący w sposób przekrojowy oraz szczegółowy, kiedy, przez kogo oraz w jakim celu poszczególne zasoby będą wykorzystywane oraz w jakim terminie są wolne.
- Rezerwacja zasobów, odbywająca się z poziomu kalendarza danego zasobu. Możliwość zdefiniowania atrybutów rezerwacji oraz jej uczestników (możliwe przypisanie użytkownika bądź zaproszenie - wymagające jego akceptacji).
- Przypomnienia o rezerwacjach zasobów - wyświetlane w panelu użytkownika, jak i wysyłane na jego adres e-mail (w zależności od konfiguracji).
- Indywidualny panel użytkownika, prezentujący najbliższe rezerwacje z jego udziałem oraz powiadomienia. Ponadto dostępny kalendarz użytkownika oraz filtrowalne zbiorcze terminarze.
- Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami - system Booked / PhpScheduleIt pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby użytkowników oraz przypisywanie ich do definiowalnych grup użytkowników (np. "Handlowców" czy "Lekarzy") o zróżnicowanym poziomie uprawnień (np. administracyjnych).
- Zarządzanie zasobami i limitami - możliwość wprowadzenia do systemu dowolnej liczby zasobów, takich jak sale konferencyjne, urządzenia i wszystko co tylko przyjdzie nam do głowy i co będziemy chcieli rezerwować. Dla każdego zasobu możemy wprowadzić limit dostępności (np. dzienny - dla urządzeń, które nie powinny być nadmiernie eksploatowane).
- Możliwość budowania raportów - system posiada wbudowane narzędzie do generowania raportów na podstawie zgromadzonych danych. Przydatna funkcja w kontekście optymalizacji wykorzystania zasobów firmy.
- Duże możliwości konfiguracyjne - panel administracyjny daje spore pole do popisu w zakresie dostosowania systemu do własnych potrzeb, za pomocą licznych, wielopoziomowych opcji. Ponadto, m.in. możliwość importu/eksportu danych, integracja z popularnymi narzędziami (np. Outlook, Wordpress).
- Ładny, przejrzysty interfejs - system jest prosty w obsłudze, a do tego miły dla oka.
- Dzięki instalacji na serwerze, dostęp do systemu poprzez przeglądarkę internetową, niezależnie od systemu operacyjnego na urządzeniu użytkownika. System napisany jest w języku PHP i wykorzystuje bazę danych MySQL. Jego instalacja nie nastręcza trudności.
- Wielojęzyczność, w tym polska wersja językowa (tłumaczenie jest miejscami niekompletne, jednak nie wpływa to negatywnie na swobodę użytkowania systemu).
- Możliwość rozbudowy Booked / PhpScheduleIt poprzez edycje programistyczne (system typu open source - o otwartym kodzie) oraz za pomocą dostępnych dodatków.
Jeśli chodzi o wady systemu, najistotniejszą jest niewątpliwie brak wsparcia technicznego - w przypadku problemów z działaniem Booked / PhpScheduleIt, będziemy musieli radzić sobie sami. Można oczywiście próbować kontaktować się z autorami oprogramowania / społecznością użytkowników (niestety niezbyt aktywną), jednak należy być przygotowanym, że tego typu próby nie przyniosą żadnego odzewu. Mimo tej niedogodności, warto wypróbować Booked / PhpScheduleIt - pod względem funkcjonalności powinien sprostać nawet wygórowanym oczekiwaniom.
Skąd pobrać Booked / PhpScheduleIt?
- http://sourceforge.net/projects/phpscheduleit - aktualna wersja systemu do darmowego pobrania,
- http://demo2.php.brickhost.com/index.php - wersja demonstracyjna (dostępne konto użytkownika oraz administratora).
Komentarze (3)