Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu chętniej sięga po rozwiązania uniwersalne, jak poczta e-mail czy arkusz kalkulacyjny. Wynika to po części z przywiązania do sprawdzonych narzędzi, a po części z braku świadomości zalet nowych systemów. Szkoda, bo choć firmowymi zadaniami rzeczywiście można zarządzać z poziomu klienta poczty, a czas pracy rozliczać za pomocą Excela, są na to zdecydowanie lepsze sposoby - na przykład Futuramo, webowa platforma do pracy zespołowej.
{flike}
A dlaczego nie Excel?
W przeciwieństwie do arkusza kalkulacyjnego czy innych "uniwersalnych" aplikacji, nowoczesne narzędzia pracy grupowej wyposażone są w szereg funkcji ułatwiających komunikację wewnątrz zespołu. Najprostsze z nich to chociażby systemy powiadomień mailowych o aktualizacjach (np. zadania czy projektu) dokonanych przez innego użytkownika. Bardziej złożone rozwiązania pozwalają ponadto na zespołową pracę w czasie rzeczywistym - na tym samym obiekcie (np. na grafice czy dokumencie), przy użyciu wyspecjalizowanych narzędzi (np. do obróbki zdjęć czy tekstu), z możliwością bieżącego komunikowania się (np. za pomocą wbudowanego chata bądź komentarzy).
Wszystko to znacznie poprawia komfort pracy zespołu i jego efektywność, a także obniża ryzyko popełnienia błędu (pracując na jednym obszarze roboczym zespół wzajemnie kontroluje swoje poczynania, nie wymienia dużej liczby plików, gromadzi informacje o wszelkich zmianach i w razie potrzeby jest w stanie je odtworzyć). Jednym słowem, systemy do pracy zespołowej to oprogramowanie, po które zdecydowanie warto sięgnąć.
Współpraca według Futuramo
Futuramo to nowa usługa przeznaczona do pracy grupowej autorstwa krakowskiej firmy Modulus (wchodzącej w skład Asseco Group). Jest to działająca w chmurze platforma komunikująca ze sobą poszczególnych członków zespołu - niezależnie od tego gdzie się znajdują i z jakich urządzeń korzystają. Zresztą producenci Futuramo wyraźnie postawili na mobilność swojego systemu. Jego interfejs zdominowały rozwiązania (swoją drogą bardzo przyjemne dla oka) znane ze smartfonów i tabletów - m.in. kafelki czy rozwijane elementy menu, pozwalające na wygodne korzystanie z Futuramo np. w podróży.
Mimo atrakcyjnego wyglądu, mnie osobiście z początku nawigacja platformy wprawiła w pewne zakłopotanie. Menu, zakładek i innych klikalnych elementów jest tu naprawdę sporo i nie wszystkie prowadzą w miejsca, których się spodziewałem. Po kilkunastu minutach korzystania z systemu jego struktura stała się już jednak zupełnie jasna: Futuramo to swego rodzaju środowisko, w którym gromadzimy m.in. ogólne informacje o klientach i realizowanych dla nich projektach, które następnie wykorzystywane są przez poszczególne aplikacje (Visual Tickets i Time Tracker). Informacje te możemy współdzielić ze swoimi współpracownikami: jeżeli do projektu zaprosimy innego użytkownika (poprzez wskazanie jego adresu e-mail), wówczas - w zależności od nadanych uprawnień - będzie on mógł wraz z nami go realizować.
Visual Tickets - (obrazkowe) zarządzanie zadaniami
Tym, co wyróżnia Futuramo spośród innych platform do pracy zespołowej są jej aplikacje. Pierwsza z nich, Visual Tickets, służy do zarządzania zadaniami - jednak w zupełnie inny sposób niż proponują to konkurencyjne rozwiązania. Każde zagadnienie prezentowane jest tutaj graficznie (zgodnie z zasadą "obraz mówi więcej niż tysiąc słów"), np. za pomocą zdjęć, screenów czy makiet. Dzięki możliwości zespołowego nanoszenia na nie notatek, markerów, strzałek i innych kształtów, Visual Tickets bardziej przypomina flipczart niż tradycyjny kalendarz z zadaniami. Miłośników systemów ticketowych jednak uspokajam - poza materiałem graficznym, podstawowe parametry zadań, takie jak termin, priorytet czy opis aplikacja Futuramo oczywiście również udostępnia.
Time Tracker - łatwa rejestracja czasu pracy
Jeśli do tej pory wraz ze swoim zespołem wzbranialiście się przed monitorowaniem czasu spędzanego na realizacji waszych zleceń bądź zadań projektowych, Futuramo jest dobrym powodem aby zmienić złe nawyki. Platforma jest bowiem wyposażona w Time Tracker - aplikację przeznaczoną do rejestracji czasu pracy: błyskawicznie (wystarczy wpisać nazwę zadania i kliknąć przycisk "play"), bezboleśnie (system nalicza czas automatycznie, jednak w razie potrzeby pozwala na modyfikację dowolnego parametru - bez usztywniających walidacji) i skutecznie (zapisany czas pracy pozwala kontrolować efektywność naszej pracy i opłacalność podejmowanych przedsięwzięć).
Choć trudno to sobie wyobrazić, Time Tracker prostotą obsługi przewyższa nawet Toogla - popularne narzędzie do rejestracji czasu pracy. Aplikacja Futuramo wymaga jeszcze mniejszej liczby kliknięć użytkownika aby efektywnie zmierzyć czas realizacji danego zadania. Szkoda jedynie, że listę zadań uzupełniamy wyłącznie ręcznie - bez możliwości wyboru zagadnień wprowadzonych w Visual Tickets. Moim zdaniem, użytkownicy skorzystaliby na ściślejszej współpracy obu aplikacji.
Icons - materiały graficzne zawsze pod ręką
Trzecią aplikacją z rodziny Futuramo jest Icons - narzędzie udostępniające bogate zasoby grafik, zarówno darmowych (w edycji Free), jak i płatnych (w edycji Pro). Zespoły webmasterów, specjalistów ds. marketingu czy redaktorów nie muszą już przeczesywać internetu w poszukiwaniu materiałów, które wzbogaciłyby ich prace. Kilkaset atrakcyjnych, podzielonych tematycznie wzorów jest dostępnych bezpośrednio w Futuramo.
Jak zacząć pracę z Futuramo?
Jako działająca w chmurze platforma webowa, Futuramo nie wymaga instalacji czy konfiguracji. Aby zacząć z niej korzystać, wystarczy wejść na stronę Futuramo i zarejestrować się w usłudze (co dzięki możliwości skorzystania z kont Google'a czy Facebooka nie wymaga nawet podawania loginu i hasła). Jak już wcześniej wspomniałem, zapoznanie się z platformą oraz poszczególnymi aplikacjami Futuramo nie powinno nikomu nastręczyć trudności. Na wszelki wypadek producent systemu udostępnił jednak szereg materiałów edukacyjnych - m.in. na swoim kanale YouTube oraz na blogu Futuramo. Trochę szkoda, że brak jakichkolwiek treści w języku polskim (choć to akurat nie dziwi, bo cały system dostępny jest wyłącznie w języku angielskim).
Co istotne, dla użytkowników indywidualnych oraz niewielkich zespołów (do 3 osób) korzystanie z platformy jest darmowe. Zapłacić musimy jedynie wtedy (na szczęście stosunkowo niewiele), gdy nasz zespół liczy więcej niż 3 osoby (cena uzależniona jest od jego wielkości).
Moja opinia o Futuramo
W przeciwieństwie do wielu narzędzi do pracy grupowej, Futuramo nie jest wielofunkcyjnym kombajnem, którego szerokich możliwości nie pamięta nawet producent. Platforma firmy Modulus udostępnia narzędzia użyteczne, proste w obsłudze, o ściśle określonej specjalizacji. Na ten moment jest ich co prawda zaledwie kilka, przez co Futuramo zapewne nie znajdzie uznania w oczach tych, którzy oczekują od oprogramowania wszechstronnej i kompleksowej realizacji firmowych procesów.
System spodoba się natomiast zespołom (zarówno małym, jak i dużym), które nie przepadają za "ciężkimi" narzędziami, a którym zależy na usprawnieniu komunikacji podczas realizacji wspólnych projektów (Visual Tickets) oraz monitorowaniu ich opłacalności (Time Tracker). I choć w Futuramo chwilami czuć jeszcze jego młodość (np. problemy z poprawnym wyświetlaniem interfejsu w niektórych rozdzielczościach czy nieprecyzyjne komunikaty o błędach), uważam że platformę zdecydowanie warto wypróbować (zwłaszcza, że nic to nie kosztuje). Kilka naprawdę fajnych, innowacyjnych rozwiązań zastosowanych w Futuramo pozwala sądzić, że system jeszcze namiesza na rynku. Kto wie czy to właśnie nie on jest przyszłością pracy zespołowej.
Komentarze