Odkąd w Polsce pojawiło się Gadu-Gadu (wyparte później przez Skype'a, Messengera, SnapChata i masę innych komunikatorów mniej lub bardziej związanych z Social Media) ludzie błyskawicznie przerzucili się na ten - internetowy - sposób komunikacji. Wspólne odrabianie prac domowych, plotkowanie czy "poważne" rozmowy o życiu - wszystko to moje pokolenie (do którego parę lat temu dołączyli również nasi rodzice i dziadkowie) najchętniej odbywa właśnie za pomocą komunikatorów internetowych.

Nie inaczej jest w pracy, gdzie bez komunikatorów trudno o efektywny przepływ informacji. Dzięki nim, aby skonsultować z kimś służbowy temat nie muszę się już z nim szukać po biurze, wyrywać się nawzajem od bieżących obowiązków (co typowe dla telefonów i niezapowiedzianych wizyt przy biurku) czy też zapamiętywać wspólnych ustaleń. Jednak jak wszystkie narzędzia, tak i komunikatory bardzo się od siebie różnią i - w zależności od konkretnego modelu - ich biznesowa przydatność może być zupełnie inna. Dziś pokażę z których darmowych komunikatorów internetowych warto skorzystać w firmie.

Dlaczego warto korzystać z komunikatorów w firmie?

  • Każdy z pracowników w dowolnym momencie może skontaktować się z innym.
  • Komunikacja poprzez komunikator nie odrywa pracowników od ich bieżących zajęć - otrzymane wiadomości mogą odczytać i odpowiedzieć na nie w dogodnej chwili (w przeciwieństwie do telefonu czy bezpośredniej rozmowy).
  • Treść komunikacji (historia) jest zapisywana, co umożliwia powrót np. do dokonanych wcześniej ustaleń.
  • Najlepsze komunikatory pozwalają nie tylko na wymianę tekstowych wiadomości, ale również rozmowy głosowe oraz wideo czy przesyłanie plików.
  • Nowoczesne komunikatory umożliwiają prowadzenie rozmów grupowych (chaty, audo oraz wideokonferencje).
  • Korzystanie z nich nie musi kosztować ani złotówki.

Najlepsze darmowe komunikatory dla firm

Skype

Skype bynajmniej nie jest najbardziej funkcjonalnym, najbardziej użytecznym ani też najbardziej niezawodnym komunikatorem. Mimo wszystko znalazł się w tym zestawieniu. Wszystko za sprawą jego ogromnej popularności. Ze Skype'a korzysta masa firm i użytkowników indywidualnych na całym świecie, stąd świetnie nadaje się on do rozmów z osobami spoza naszej organizacji, np. z klientami. Jego atutem jest możliwość prowadzenia rozmów tekstowych, audio oraz wideo - również z kilkoma użytkownikami jednocześnie. Umożliwia również przesyłanie zdjęć i wszelkich innych plików.

Bezpłatna wersja Skype emituje reklamy, które mogą irytować sporą część użytkowników. Edycja dla firm - Skype 4 Business jest częścią pakietu Microsoft Office 365. Jej atutem jest integracja z pozostałymi aplikacjami pakietu (np. MS Outlook). Moim głównym zarzutem wobec Skype'a jest jego niestabilny mechanizm synchronizacyjny - jeśli używasz komunikatora na kilku urządzeniach, może się zdarzyć, że wiadomości wyświetlone na jednym z nich, nie od razu pojawią się na pozostałych. Nieciekawe jest również zarządzanie archiwum wiadomości - przeszukiwanie historii to istny koszmar, a co gorsze jest ona niekompletna (znów kłania się obsługa wielu urządzeń) i usuwana po niedługim czasie.

Slack

Bardzo dobrym, popularnym (zwłaszcza w środowisku IT), a zarazem wyjątkowo lubianym komunikatorem jest Slack. Jest on usługą internetową (Saas) - można więc z niego korzystać z dowolnego urządzenia, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania. Mimo to, Slack udostępnia rzecz jasna natywne aplikacje desktopowe oraz mobilne (na wszystkie popularne platformy), ułatwiające codzienną obsługę narzędzia.

Darmowa wersja Slacka pozwala na prowadzenie rozmów audio oraz video, jednak wyłącznie pomiędzy dwoma użytkownikami - chcąc organizować większe konferencje trzeba więc niestety zainwestować w któryś z planów płatnych. Bezpłatna wersja programu oferuje ponadto limitowaną przestrzeń dyskową oraz wielkość zapamiętanej historii kontaktów.

Slack udostępnia natomiast wiele funkcji ułatwiających chatowanie, np. przesyłanie plików, formatowanie kodu (coś dla programistów), system reakcji na posty czy organizowanie kanałów tematycznych. Dzięki dobrze udokumentowanemu API usługa świetnie integruje się z innymi narzędziami - na rynku istnieje już zresztą szereg gotowych konektorów do wielu popularnych aplikacji.

Rocket Chat

W przeciwieństwie do Slacka i Skype'a, Rocket Chat - opensource'owy komunikator internetowy - nie jest usługą dostępną w sieci, a oprogramowaniem instalowanym na wybranym przez nas serwerze. Dzięki temu administrator Rocket Chata (czyli np. firma, w której został on wdrożony) posiada pełną, nieograniczoną kontrolę nad wymienianą w nim komunikacją czy historią wiadomości. Umożliwia to nie tylko kontrolę nad przepływem informacji w firmie, ale też zabezpiecza ją przed utratą wiedzy (np. wraz z odejściem któregoś z członków zespołu - historia wymienianych przez niego wiadomości pozostaje bowiem w systemie).

Rocket Chat to oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym, które w razie potrzeby można modyfikować według własnych potrzeb. Na "dzień dobry" jest on jednak rozwiązaniem kompletnym, o bardzo dużych możliwościach. Poza rozmowami tekstowymi, system pozwala m.in. na prowadzenie konferencji audio i wideo, udostępnianie ekranu rozmówcom czy integrację z firmową stroną WWW (osadzenie na niej tzw. live-chata).

Komunikator udostępnia aplikacje natywne dla następujących platform: Windows, Mac, Linux, iOS oraz Android.

Ryver

Wszystkich, którym przeszkadzają ograniczenia bezpłatnej wersji Slacka, zachęcam do wypróbowania Ryver - usługi bardzo podobnej, jednak oferującej znacznie więcej w planie darmowym. Nasz zespół ma w niej do dyspozycji m.in. nielimitowaną przestrzeń dyskową, nielimitowaną historię kontaktów, nieograniczoną pulę użytkowników, gości czy dyskusji grupowych. Każdy z członków zespołu może ponadto korzystać z indywidualnego managera zadań (zadania grupowe dostępne są w wersjach komercyjnych). Co istotne, Ryver jest wolny od reklam i działa na wszystkich popularnych platformach: Windows, Mac, Linux, iOS oraz Android.

Moxtra

Moxtra to dobry wybór dla wszystkich, którzy od komunikatora internetowego oczekują nie tylko możliwości nawiązywania rozmów tekstowych, audio oraz wideo, ale także wsparcia w prowadzeniu różnego rodzaju warsztatów czy szkoleń. Aplikacja pozwala bowiem na udostępnianie ekranu rozmówcom, a także zaznaczanie jego fragmentów czy robienie notatek. W darmowej wersji wielkość telekonferencji jest co prawda ograniczona do 5 użytkowników, jednak powinno to zaspokoić większość typowych potrzeb.

Rozwiązanie udostępnia ponadto szereg narzędzi ułatwiających zarządzanie projektami, np. funkcjonalność help desku oraz kreator workflow (dzięki któremu zorganizujemy przepływ pracy pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu). Moxtra wspiera wszystkie popularne platformy (Windows, Mac, iOS, Android, a nawet Apple Watch).

Viber

Poszukującym dobrej alternatywy dla Skype'a śmiało mogę polecić Viber. Rozwiązanie umożliwia bezpłatną (co istotne - wolną od reklam!) wymianę wiadomości, a także nawiązywanie rozmów głosowych oraz wideo. Dzięki aplikacjom natywnym dla środowisk Android i iOS, Viber'a można używać jako alternatywę dla kosztownych połączeń międzynarodowych. Viber pozwala na rozmowy nie tylko z innymi użytkownikami rozwiązania - jest w stanie nawiązać połączenie również z "tradycyjnymi" numerami telefonu (co jest funkcją płatną, jednak niekiedy tańszą niż taryfa naszego operatora telefonicznego).

Przeczytaj również:


  • Natalia

    Komunikacja w firmie ma wysokie znaczenie. Zdecydowanie każdy przedsiębiorca powinien o tym wiedzieć. U mnie w firmie, stawiam przede wszystkim na uwagi pracowników - mam do nich zaufanie i to właśnie oni dbają o renomę naszej marki.

    Comment last edited on 1 rok temu by Informatyka w Firmie
Dodaj komentarz

  • Narzędzia pracy grupowej poniedziałek, 07, wrzesień 2015

    Telekonferencje to nieodłączny element współczesnego biznesu. Dzięki nim działania takie jak negocjacje handlowe czy spotkania projektowe można skutecznie prowadzić w trybie zdalnym - bez...

  • Narzędzia pracy grupowej sobota, 27, wrzesień 2014

    Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające delegowanie zadań innym użytkownikom,...

  • Narzędzia pracy grupowej sobota, 11, styczeń 2014

    Żadnego pracownika biurowego chyba nie trzeba przekonywać o tym, jak wiele znaczą dobre notatki. Wiedzą to także studenci oraz osoby, które wdrażają się w obowiązki w nowym miejscu pracy,...

  • Narzędzia pracy grupowej poniedziałek, 10, kwiecień 2017

    Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu chętniej sięga po rozwiązania...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Systemy HR sobota, 21, kwiecień 2018

    Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny Kompetencji, czy też Oceny Efektywności...

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 21, listopad 2015

    Startupy, czyli młode firmy poszukujące swojego miejsca na rynku, najczęściej muszą liczyć się z każdą wydawaną złotówką. Dlatego dobrze jest, gdy ich właściciele nie inwestują...

  • Systemy CRM środa, 14, październik 2015

    Jeśli zastanawiasz się jak efektywnie zarządzać procesami sprzedażowymi w swojej firmie, 27 października 2015 roku koniecznie odwiedź Centrum Szkoleniowe Adgar Ochota (al. Jerozolimskie 181,...