Natłok zadań może przyprawić o ból głowy każdego. Aby sobie z nimi poradzić, planujemy swoją pracę, zapisując najważniejsze sprawy do załatwienia, przyklejamy kolorowe karteczki czy też przygotowujemy checklisty.

Jednak zamiast korzystać z kartki bądź systemowego notatnika warto wykorzystać w tym celu któreś z łatwych w obsłudze, dostępnych w internecie darmowych narzędzi do zarządzania zadaniami. Dlaczego? O tym w dzisiejszym wpisie. 

Zalety narzędzi do zarządzania zadaniami

Oczywiście każdy sposób na zanotowanie i egzekwowanie zaplanowanych zadań jest dobry - podstawowe wymagania spełni nawet kartka papieru, notatnik systemu Windows czy arkusz Excel. Dostępne w chmurze oprogramowanie do zarządzania zadaniami ma jednak wiele zalet, które nie utrudniają korzystania z narzędzi, a mogą bardzo pomóc w organizacji pracy własnej oraz innych.

Garść przykładów:

  • nieograniczony dostęp do listy zadań - możliwość zarządzania nią za pomocą dowolnego urządzenia podłączonego do internetu,
  • checklista - łatwe odnotowywanie co zostało już zrobione, a które zadanie w dalszym ciągu czeka na realizację,
  • priorytety i terminy - określanie priorytetów zadań oraz ich deadline'ów,
  • współdzielenie zadań - wiele narzędzi pozwala na delegowanie zadań innym oraz udostępnianie własnych checklist,
  • przypomnienia - systemy do zarządzania zadaniami przypominają (np. w formie maila czy notyfikacji) o zbliżającym się deadlinie.

Najlepsze programy do zarządzania zadaniami online

W internecie można znaleźć sporo narzędzi do zarządzania listami zadań, spośród których wybrałem 5, moim zdaniem, najciekawszych. Poszczególne aplikacje różnią się funkcjonalnością i podejściem do zarządzania zadaniami - stąd np. pozycja piąta może okazać się dla niektórych lepszym wyborem niż pierwsza. Warto dodać, że wszystkie programy są dostępne jako systemy freemium, co oznacza, że poza wersją darmową udostępniają dodatkowe, płatne funkcje. Do większości typowych zastosowań z powodzeniem wystarczą jednak ich podstawowe edycje.

Remember the milk

Pod tą nie do końca poważną nazwą kryje się całkiem poważny program o naprawdę sporych możliwościach. Jego podstawowym atutem jako listy zadań do wykonania jest prostota obsługi - Remember the milk został zaprojektowany tak, aby nowe zadania zapisywać w nim błyskawicznie, po prostu pisząc nową notatkę w obrębie danej listy zadań. Oczywiście, jeśli mamy na to czas i ochotę poszczególne zadania możemy priorytetyzować, dodawać załączniki, tagi, przypomnienia, terminy, określać cykliczność - system na podstawie wprowadzonych atrybutów odpowiednio je posegreguje i zadba o to, byśmy łatwo się w nich połapali. Zadania oznaczone jako wykonane system przenosi do archiwum.

Interfejs aplikacji Remember the milk

Ogromną zaletą Remember the milk jest możliwość współpracy z innymi osobami: za pomocą programu możemy delegować zadania, otrzymywać je oraz współdzielić daną listę zadań z innymi. Dostęp do systemu jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej oraz za pomocą natywnych aplikacji mobilnych.

Trello

Lista zadań w Trello prezentuje je nieco inaczej niż Remember the milk, bo w formie tablicy. Tablica może składać się z dowolnej liczby kolumn, których nagłówki (a więc i przeznaczenie) definiuje użytkownik. Najczęściej są to po prostu poszczególne kroki wykonania zadania (np. Do zrobienia, W toku, Zakończone). Zadanie to natomiast karteczka, którą przyklejamy w to miejsce tablicy (kolumny), któremu w danym momencie odpowiada. Trello świetnie sprawdzi się więc wtedy, gdy zależy nam na ewidencji statusu naszych zadań.

Zadania Trello przedstawione są na tablicy Kanbanowej

Poszczególne tablice Trello możemy współdzielić z innymi użytkownikami, dzięki czemu program jest świetnym narzędziem pracy grupowej. Do dyspozycji mamy również aplikacje mobilne. Więcej o Trello napisałem w tym artykule.

Habitica

Jeśli szukasz aplikacji, która pomoże ci nie tylko w planowaniu, ale również w realizacji twoich zadań, wypróbuj systemu Habitica. Habitica jest programem wykorzystującym grywalizację, czyli schematy i elementy gier i rywalizacji w realnym świecie.

Habitica łączy w sobie cechy systemu do zarządzania zadaniami oraz gry RPG

Założenia aplikacji opierają się na systemie nagród i kar (np. wirtualne monety i przedmioty za wykonane zadania) oraz inspirację innych w ramach rozwiniętej sieci społecznościowej. Habitica to zdaniem wielu taka lista zadań, które chce się wykonywać.

Any.do

Jeden z najpopularniejszych, a zarazem najlepszych webowych managerów zadań. Jego funkcjonalność w zasadzie pokrywa się z opisanym wcześniej Remember the milk. Any.do to aplikacja, dzięki której zaplanujemy zadania, włączając je do którejś z predefiniowanych bądź stworzonych przez nas checklist. Zadania możemy m.in. priorytetyzować, komentować czy współdzielić z innymi. Zaletą programu jest przejrzysty interfejs oraz dostępne aplikacje mobilne na większość popularnych platform.

Wunderlist

Jeśli korzystasz z Windows Mobile, z pewnością ucieszy cię fakt, że Wunderlist udostępnia aplikację mobilną również dla tej platformy. Poza tym jego funkcjonalność jest typowa dla managerów spraw do załatwienia i nie różni się od Any.do czy Remember the milk. Każda z aplikacji udostępnia natomiast nieco inny interfejs użytkownika - i również ten z Wunderlist ma wielu zwolenników.

Przeczytaj również:


  • Wojtku

    Darmowe systemy kuszą, ale nie można stawiać wobec nich żadnych oczekiwań. Płacę, wymagam - prawda znana od dawien dawna, która pozwala dostać to, co jest naprawdę potrzebne - bezpieczeństwo danych i odpowiednich narzędzi. Na rynku są dostępne CRMy w granicach 10-20zł, więc uważam, że lepiej "omówić sobie" 4L Coli (bo szkodzi) i wykupić sobie dostęp do takiego oprogramowania.

  • @Wojtek, darmowe oprogramowanie to niekoniecznie oprogramowanie bezpańskie, którego nikt nie utrzymuje i za który nikt nie odpowiada. Aplikacje, które opisałem dostępne są za darmo, jednak istnieją również ich odpłatne wersje premium. Obie edycje posiadają wsparcie producenta. Generalnie, wybór zależy od potrzeb - i jeśli nie wymagają one odpłatnego rozwiązania, uważam że lepiej zachować wspomniane przez Ciebie 10-20 zł na 4 litry coli ;)

  • Małgorzata

    Bardzo fajny artykuł. W zasadzie dowiedziałam się o dwóch rozwiązaniach, o których wcześniej nie miałam pojęcia. Dodak tylko od siebie, że na rynku jest bardzo wiele gotowych narzędzie. Każde ma swoje plusy i minusy. Jakiś czas temu otrzymałam polecenie służbowe znaleźć program, który spełni wymagania firmy. Lista była długa, pracowało nad nią kilka osób. Długo szukałam, wybrałam kilka rozwiązań jednak zawsze było jakieś ale. Ostatecznie znalazłam idealne rozwiązanie. Pewna firma wypuściła aplikację pod nazwą FORTASK (Link do strony). Panowie nie dość, że sprzedają produkt do utrzymania na własnych serwerach (bardzo spodobało sie to moim Prezesom - dzięki temu mamy bezpieczne dane firmowe), to jeszcze są w stanie dostosować produkt do wymagań klienta. W efekcie za małe pieniądze zyskaliśmy idealne rozwiązanie dopasowane do Naszych potrzeb. Zakładam, że takich właśnie rozwiązań należy szukać, a i tych jest wiele.

  • Artykuł jest bardzo dobry i przyznam, że nawet nie dotarłam do niektórych z tych aplikacji, ale nie jestem przekonana, co do tego, iż zastosowanie wszystkich programów ma być ułatwieniem. Zastanawia mnie, czy nie prostszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest zainwestowanie w system CRM. Jest to jedno, funkcjonalne narzędzie, które może i jest płatne, ale może okazać się świetnym zastępstwem dla wszystkich tych proponowanych wyżej programów. Wydaje mi się, że inwestycja w oprogramowanie CRM ma na celu zaoszczędzenie czasu w późniejszym etapie. Na rynku jest wiele tego typu rozwiązań o przeróżnych cenach. Można wybierać i testować. Ważne jest, by dopasować go do swoich oczekiwań i wybrać najbardziej pasujący system. Chodzi też po prostu o to, by zamiast dzielić informacje i procesy w pracy na wiele programów, lepiej wybrać już system, w którym wszystko będzie dostępne na wyciągnięcie ręki. Systemy CRM są na dłużej, jego wdrożenie zajmuje jego czas, koszty powinny się zwrócić a jego funkcjonalność za zadanie ma maksymalizować zyski w firmie. Od siebie mogę polecić system CRM Kamflex, który jest prosty w obsłudze i przystępny cenowo.

Dodaj komentarz

System CRM dla dużej i średniej firmy - jaki wybrać?
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami bardzo często rozpoczynamy od poszukiwania najlepszego dostępnego systemu CRM.... Czytaj więcej...
Fakturownia.pl - czyli jak najłatwiej wystawić fakturę?
Wielu z nas wzbrania się przed założeniem własnej działalności gospodarczej - pomimo ciekawego pomysłu i dobrego biznesplanu. Częstymi... Czytaj więcej...
Systemy, aplikacje i usługi informatyczne, z których korzystam na co dzień
W Waszych mailach często pytacie mnie o godne polecenia oprogramowanie, najchętniej takie, z którego sam korzystam. Postanowiłem więc... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Futuramo - przyszłość pracy zespołowej?
Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym... Czytaj więcej...
IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
Gamifikacja CRM - chwyt marketingowy czy świetny sposób na zaangażowanie pracowników?
Nieco ponad półtora roku temu po raz pierwszy pisałem o gamifikacji w rozwiązaniach informatycznych dla biznesu, podejściu w tamtym czasie... Czytaj więcej...
Futuramo - przyszłość pracy zespołowej?
Mimo, że na rynku dostępna jest cała masa wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego prowadzenie biznesu, wielu przedsiębiorców w dalszym... Czytaj więcej...
Jak w prosty sposób zarządzać zadaniami?
Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające... Czytaj więcej...