Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie i wiedza firmowej kadry. Wiedza, która nierzadko znika, gdy pracownik odchodzi z firmy, zabierając ją ze sobą.

Na szczęście straty związane z odejściem pracownika można minimalizować poprzez wdrożenie narzędzi do zarządzania wiedzą. Jakie to narzędzia i w jaki sposób z nich korzystać - o tym w dzisiejszym artykule.

5 sposobów na gromadzenie wiedzy pracowników w firmie

Problem wiedzy odpływającej z firmy wraz z pracownikami związany jest przede wszystkim z tym, że często tkwi ona wyłącznie w głowach pracowników. Nie znaczy to oczywiście, że zapisując tę wiedzę na "trwalszych" (a raczej mniej skłonnych do odejścia z firmy) nośnikach, możemy przestać przejmować się firmową kadrą. Przeciwnie, firmowa wiedza nie ucieka wyłącznie wtedy, gdy kluczowi pracownicy pozostają na swoich stanowiskach - warto zatem dbać o stabilność firmowych zasobów ludzkich. 

W praktyce niestety pewne ruchy kadrowe są nieuniknione - niekiedy niezależne od woli pracodawcy i pracownika. Ich negatywne skutki można jednak zminimalizować odpowiednio zarządzając firmową wiedzą. Poniżej przedstawiam 5 skutecznych rozwiązań związanych z gromadzeniem wiedzy i jej wymianą przez pracowników.

1. Bieżąca ewidencja pracy

Współczesne systemy informatyczne, takie jak np. CRM, ERP czy systemy do zarządzania projektami, są na tyle "lekkie" i proste w obsłudze, że ewidencja bieżącej pracy za ich pomocą jest raczej przyjemnością niż obowiązkiem. Gromadzenie informacji o wykonanych czynnościach i ustaleniach (np. z klientem) nie jest szczególnie czasochłonne, a przynosi ogromne korzyści nie tylko pracodawcy (który gromadzi w ten sposób cenną wiedzę pracownika), ale i samemu pracownikowi (m.in. poprzez systematyzację i usprawnienie pracy, możliwość wyciągania wniosków na podstawie archiwalnych danych, łatwy dostęp do informacji).

Korzyści z ewidencji bieżącej pracy dobrze przedstawia przykład użycia systemu CRM (np. SuiteCRM). Pracownik sprzedaży od kilku miesięcy prowadzi rozmowy z nowym klientem. Temat (z inicjatywy klienta) zostaje odłożony na jakiś czas, a w międzyczasie odpowiedzialny za niego handlowiec odchodzi z firmy. Gdy temat wraca, zajmuje się nim ktoś inny, jednak dzięki zapisom w systemie CRM zna historię kontaktu z klientem i wszelkie poczynione ustalenia. Gdyby dane przedsiębiorstwo nie korzystało z podobnego rozwiązania, praca nad tematem byłaby bardzo utrudniona, a szansa jego zamknięcia z sukcesem mniejsza (zniecierpliwienie klienta, ryzyko nadużyć dot. ustaleń).

2. Firmowe repozytorium plików

Każdy pracownik ma na swoim komputerze (w mailach, stu tysięcy folderach i innych lokalizacjach) przeróżne firmowe pliki i dokumenty, których przeszukiwanie zajmuje wiele godzin i często nie przynosi oczekiwanego rezultatu. Duża część zasobów wręcz ginie, gdy odchodzi pracownik, który jako jedyny ma jako takie pojęcie o lokalizacji danych materiałów. Brzmi znajomo? Taka sytuacja to chleb powszedni większości firm.

Na szczęście bardzo łatwo ją naprawić, zakładając firmowe repozytorium plików - tj. wspólne, obowiązkowe miejsce gromadzenia wszelkich obrabianych przez pracowników dokumentów, multimediów i innych materiałów. Dzięki takiej bibliotece miejsce poszukiwań jest jedno - i jeśli plik nie jest w nim dostępny, oznacza to po prostu, że nie istnieje. Prowadzenie repozytorium zdecydowanie obniża firmowe koszty - optymalizując pracę oraz niwelując ryzyko utraty cennych danych wraz z odejściem pracownika.

Firmowe repozytorium plików można prowadzić na kilka sposobów:

  • Dysk sieciowy. Najprostsze, a zarazem najmniej efektywne rozwiązanie. Pliki składowane są w jednym miejscu, występuje natomiast problem z kontrolowaniem ich wersji, jednoczesną obróbką przez kilka osób czy uprawnieniami.
  • Repozytorium w chmurze. Wielu producentów, takich jak Google kusi firmy swoimi usługami online, które są wygodne w użyciu i nie generują problemów wspomnianych wyżej. Wybierając rozwiązanie należy się jednak przyjrzeć jego regulaminowi, gdyż może się okazać (jak w przypadku Google Drive), że jego zapisy są bardzo niekorzystne dla firmy.
  • System DMS. Najdojrzalsze i najbardziej efektywne rozwiązanie. System Document Management System (którego funkcjonalność można znaleźć również w systemach o innych nazwach, np. ECM - Enterprise Content Management) pozwala na bezpieczne gromadzenie plików, ich wersjonowanie, blokowanie do edycji, komentowanie, opisywanie metadanymi pozwalającymi na skuteczne wyszukiwanie. Atutem systemów DMS jest możliwość zarządzania uprawnieniami do przechowywanych danych, istotne są również funkcje podglądu dokumentów (bez konieczności ich pobierania - niezależnie od formatu) oraz wyszukiwanie pełnotekstowe (czyli nie tylko na podstawie metadanych - pól opisujących plik, ale także zawartości dokumentu). Popularnym opensource'owym systemem DMS jest Alfresco.

3. Baza wiedzy

Wiele organizacji prowadzi firmowe bazy wiedzy, strukturą i sposobem działania przypominające Wikipedię. Jej poszczególne wpisy tworzą pracownicy, którzy wiedzą bądź potrafią coś, czego być może nie wiedzą inni (np. nowi pracownicy). Przykładowo, cennym artykułem w części przeznaczonej dla działu sprzedaży mógłby być tekst pt. "Jak sprzedawać produkt X: o jego zaletach dla klienta", działowi IT z pewnością przydałby się natomiast wpis "Konfiguracja środowiska pracy nowego pracownika". Dzięki takim artykułom pracownicy szybko uzupełnią swoją wiedzę i, w razie potrzeby, odświeżą ją powracając do danego tekstu.

Atutem firmowej bazy wiedzy jest to, że informacje w niej zawarte są posegregowane, łatwo wyszukiwalne oraz możliwe do szybkiej aktualizacji. Ważne jest aby zawartość firmowej wiki była redagowana regularnie i w sposób usystematyzowany, a nie "z doskoku" (dobrą praktyką jest włączenie tworzenia treści bazy wiedzy do codziennych obowiązków pracowników). Zakładając firmową bazę wiedzy warto skorzystać z któregoś z opensource'owych skryptów wiki, np. MediaWiki. Więcej propozycji można znaleźć tutaj.

4. Szkolenia e-learningowe

Jeśli artykuł w firmowej bazie wiedzy jest bardzo rozbudowany i ma charakter samouczka, warto poprawić jego skuteczność wykorzystując platformę szkoleniową, taką jak Moodle. Dzięki niej, nasi pracownicy będą mogli samodzielnie kształcić się w ramach zdefiniowanych przez nas, wieloczęściowych kursów. Elementami kursu mogą być nie tylko teksty, ale również multimedia, a także - co bardzo istotne - egzaminy. Wynik testów końcowych (podsumowujących szkolenie bądź wybrany jego fragment) może stanowić ważne kryterium oceny pracownika podczas rozmów okresowych. Platformy takie jak Moodle są najczęściej wykorzystywane w ośrodkach edukacyjnych (szkoły średnie, uczelnie wyższe) oraz w korporacjach, jednak świetnie sprawdzą się również w mniejszych firmach.

5. Komunikacja wewnątrz firmy

Wiedza firmy to nie tylko umiejętności pracowników, ale również świadomość podejmowanych przez nich decyzji, ustaleń. Ich spora część zapada szybko - w ramach bieżącej komunikacji między pracownikami. Aby móc je w razie potrzeby odtworzyć, warto stosować w firmie jednolity sposób komunikacji wewnętrznej.

Dobrym pomysłem jest używanie wspólnego komunikatora - takiego, który przechowuje historię rozmów przez długi czas i pozwala na jej łatwe przeszukiwanie - świetnie sprawdza się w tej roli platforma dostępna w chmurze Slack.com, udostępniająca również natywne aplikacje mobilne i desktopowe.  Komunikację wewnętrzną warto ponadto odpowiednio zorganizować, np. tworząc grupy dyskusyjne przeznaczone dla wybranych pracowników zaangażowanych w dany temat.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz
IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Firmowe zasoby na Google Drive - czy są bezpieczne?
Spotykam się czasem z pomysłem przechowywania firmowych plików (takich jak dokumenty, materiały projektowe czy raporty) na dysku internetowym,... Czytaj więcej...
eDokumenty - sposób na efektywną organizację pracy w firmie
Według moich obserwacji, większość problemów organizacyjnych polskich przedsiębiorstw dotyczy dwóch obszarów: firmowej komunikacji... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych programów do zarządzania projektami
Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?
Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń,... Czytaj więcej...