Zarządzanie zespołem już z definicji nie jest łatwe. Każdy z nas ma bowiem inny charakter, potrzeby, styl pracy, przyzwyczajenia. Rolą managera jest skomponowanie z tych wszystkich cech i odmienności jednego organizmu - drużyny, która będzie realizować wspólny cel.

Niestety, rynek pracy i potrzeby biznesowe klientów często dorzucają tutaj kolejne utrudnienie - konieczność stworzenia zespołu rozproszonego, czyli takiego, którego członkowie na co dzień przebywają w różnych lokalizacjach. Zarządzanie takim zespołem wiąże się z kilkoma szczególnymi wyzwaniami - o których parę słów poniżej.

Zespół rozproszony - wyzwania

1. Podziały w zespole

Jeśli zespół pracuje w rozproszeniu, np. w dwóch bądź kilku lokalizacjach, zupełnie naturalne jest tworzenie się podgrup. Współpraca pomiędzy osobami na co dzień przebywającymi w tym samym biurze jest zwykle znacznie intensywniejsza niż z w przypadku tych, których dzieli bariera geograficzna. Tę mniej naturalną, cross-lokalizacyjną współpracę warto jednak pogłębiać. W przeciwnym wypadku zespół szybko stanie się fikcją i zamiast jednym dużym, będziemy zarządzać kilkoma 2-3 osobowymi.

Dobre praktyki:

  • Regularne i częste wirtualne spotkania całego zespołu (np. w formie codziennego, 15-minutowego "daily" znanego z popularnego frameworka realizacji projektów - Scrum, podczas którego każdy z członków zespołu w paru słowach podsumowuje wykonaną pracę w dniu poprzednim i deklaruje zadania na dzień bieżący; "daily" to również dobry moment na sygnalizację ew. problemów projektowych).
  • Możliwie częste spotkania zespołu w świecie rzeczywistym (np. przy okazji startu projektu bądź podsumowania jednej z jego faz).
  • Organizacja pracy zespołu wymuszająca jej przepływ pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami - tak, aby osoby z różnych biur pracowały nad wspólnymi zadaniami. Nawet jeśli czasami takie zadanie będzie realizowane ciut wolniej niż gdyby wykonywaliby je wyłącznie pracownicy z jednej lokalizacji, takie podejście cementuje zespół, wyrabia cenne praktyki projektowe i (w dłuższym okresie) przyspiesza współpracę.

2. Praca w siedzibie klienta

Często zdarza się, że część zespołu pracuje poza firmą macierzystą - w siedzibie klienta (który jest np. beneficjentem realizowanego projektu). Jest to z całą pewnością sytuacja niekomfortowa - przede wszystkim dla oddelegowanych pracowników (brak poczucia przynależności - zarówno do firmy macierzystej, jak i do klienta), jednak nie tylko. Klient, mając do dyspozycji część zespołu u siebie na miejscu, chętniej korzysta z właśnie z niej - pozostałych traktując trochę jak "zło konieczne". Efekt? Podział na "ważniejszych" (pracowników przebywających w biurze zleceniodawcy - dobrze poinformowanych we wszelkich sprawach projektowych i przeciążonych zadaniami delegowanymi wprost przez klienta) i "mniej ważnych" (pozostałych pracowników).

Dobre praktyki:

  • Wizyty (najlepiej również z częścią "nieformalną") całego zespołu w siedzibie klienta (np. przy okazji startu projektu bądź podsumowania jednej z jego faz) - tak, aby obie strony miały szansę poznać się osobiście i nawiązać relacje.
  • Solidny onboarding nowego pracownika oddelegowanego do pracy w siedzibie klienta. Pierwsze dni pracy w nowym środowisku rzutują na cały okres zatrudnienia - ważne więc, aby dostarczyć pracownikowi komplet informacji o jego zadaniach, osobach które się nim zaopiekują, zadbać o odpowiednie warunki pracy (np. miejsce w biurze, sprzęt, wszelkie dostępy do infrastruktury klienta). Pamiętajmy, że pracownik oddelegowany do pracy w biurze klienta jest w dalszym ciągu naszym pracownikiem - klient nie musi więc czuć się za niego odpowiedzialny.
  • Zapewnienie pracownikom oddelegowanym do biura klienta wszelkich benefitów dostępnych dla reszty zespołu (np. wydarzenia firmowe, lekcje językowe, bilety do kina, gadżety firmowe, posiłki itp.). Niestety "wyjątkowość" takiego trybu pracy sprawia, że się o tym zapomina, co negatywnie wpływa na morale pracowników.
  • Częste i regularne rozmowy z pracownikami zdalnymi (najlepiej połączone z wizytami w siedzibie klienta) - o ich samopoczuciu, ew. problemach, sytuacji w projekcie. Budują relacje i wzmacniają poczucie przynależności do firmy macierzystej.

3. Utrudniony przepływ zadań

Przebywając w jednej lokalizacji możemy pozwolić sobie na dużą swobodę w organizacji pracy zespołu - pracownicy są w stanie sami podzielić się zadaniami, na bieżąco dogadując się np. w sprawie kolejności ich wykonywania (w zależności od priorytetów, mocy przerobowych każdego z nich itp.). Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku zarządzania zespołem rozproszonym. Tutaj, ze względu na ograniczenia komunikacyjne i "tendencje separatystyczne" przestrzeń na dowolność jest zdecydowanie mniejsza. Pozostawienie zespołu samemu sobie może skutecznie utrudniać przebieg projektu, m.in. poprzez zatrzymywanie się zadań w wąskich gardłach, ich nieefektywną realizację (np. przez osoby mniej doświadczone) czy nierównomierny rozkład pracy w zespole.

Dobre praktyki:

  • Zdefiniowane wspólnie z zespołem i spisane (niekoniecznie stałe - możliwe do zmiany wraz z "docieraniem się" zespołu) reguły pracy - m.in. terminy spotkań projektowych, proces wytwórczy, role każdego z członków zespołu, przyjęte narzędzia i inne elementy - w zależności od specyfiki danej branży czy przedsięwzięcia.
  • Stosowanie narzędzi informatycznych wspierających realizację projektów (np. uznanych na całym świecie Jira czy Asana, ich bezpłatnych odpowiedników Redmine bądź Open Project lub lekkich platform typu SaaS, jak IC Project). Oprogramowanie to wspiera komunikację w zespole, pomaga zarządzać zakresem, harmonogramem i budżetem projektu, wspiera również organizację procesów projektowych (flow pracy).
  • Wspieranie transparentności w zespole - zwłaszcza jeśli chodzi o bieżące zadania jego członków oraz status ich realizacji. Oprócz systemów informatycznych, które na bieżąco pokazują etap poszczególnych zadań oraz ich właściciela, dobrym pomysłem jest codzienna synchronizacja zespołu w ramach wspomnianego wcześniej "daily".
  • Świetnym sposobem wizualizacji przepływu pracy w projekcie jest tablica Kanban. Jej kolumny oznaczają poszczególne etapy zadań - w zależności od tego, do której z nich przypięta jest karteczka z zadaniem, taki status ono posiada. Na karteczce najczęściej znajdziemy informację o nazwie i numerze zadania, osobie realizującej, szacowanej wielkości zadania itp. Wiele systemów do zarządzania projektami udostępnia tablicę Kanban (Jira, Asana, Open Project czy IC Project), istnieją również dedykowane rozwiązania, jak np. Trello.

4. Niezrozumienie, problemy komunikacyjne

Praca na odległość niemal zawsze skutkuje mniejszymi bądź większymi problemami w komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Spora w tym wina komunikatorów i maili, które (biorąc pod uwagę naprawdę mierne umiejętności posługiwania się słowem pisanym większości z nas) bardzo często nie oddają prawdziwych emocji i intencji nadawcy. W zespołach, których członkowie na co dzień przebywają w różnych strefach czasowych, dodatkową trudnością jest praca w różnych godzinach - co w zasadzie uniemożliwia kontakt bieżący.

Dobre praktyki:

  • Ograniczanie komunikacji tekstowej (za pomocą chata i maili). Stosowanie komunikatorów internetowych w projekcie jest oczywiście bardzo przydatne, wręcz niezbędne - jednak nie może to być jedyna forma kontaktu pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Warto stawiać na komunikację głosową (komunikatory audio, telefon), a przede wszystkim wideo (wideochaty, systemy konferencyjne - np. firmy Polycom). Komunikacja wideo świetnie sprawdza się podczas spotkań projektowych, kiedy to cały zespół, niezależnie od lokalizacji ma możliwość współpracy w warunkach zbliżonych do wspólnego biura.
  • Regularne retrospektywy - spotkania, mające na celu usprawnienie współpracy w zespole, ciągłą poprawę procesów projektowych. Aby retrospektywy miały wartość, postanowienia które na nich zapadną muszą być spisane i wiążące (tj. rzeczywiście wdrażane w życie).
  • Wielu nieporozumień w zespole udaje się uniknąć, gdy w codziennej pracy używa on oprogramowania wspierającego realizację projektów. Widać wówczas kto i czym się w danym momencie zajmuje. Dodatkowo, warto zachęcić zespół do notowania wszelkich ustaleń dot. wykonywanych zadań bezpośrednio w systemie - w formie komentarza do zadania. Dzięki temu mamy pewność, że wszelkie niezbędne informacje dla zespołu znajdują się w jednym miejscu, do którego wszyscy mają dostęp (a nie np. w głowie pracownika).
  • Jeśli, w przypadku pracy w różnych strefach czasowych, nie jest możliwe ustalenie wspólnej godziny codziennego spotkania - statusu projektowego, warto rozważyć wprowadzenie dyżurów (podczas "daily" każda lokalizacja ma swojego reprezentanta, który będąc zaznajomiony ze stanem prac w swoim biurze, może się tą wiedzą podzielić z pozostałymi).

5. Trudność w ocenie pracy

Jednym z najbardziej niewdzięcznych zadań każdego managera jest ocena pracowników. Jak dana osoba radzi sobie w bieżącej komunikacji z klientem i zespołem? Czy skupia się na właściwych zadaniach i czy sumiennie je realizuje? Czy czerpie wiedzę od bardziej doświadczonych członków zespołu i aktywnie wspiera w rozwoju tych początkujących? Na te i wiele innych pytań niełatwo odpowiedzieć, gdy wszyscy pracują w jednym miejscu. Jednak jeszcze trudniej jest wtedy, gdy części zespołu nie mamy okazji obserwować na co dzień.

Dobre praktyki:

  • Codzienne spotkania projektowe ("daily") - zapewniają minimum bieżącej obserwacji pracowników, ich współpracy, monitorowania realizowanych przez nich zadań.
  • Monitorowanie komunikacji i przepływu pracy w systemie projektowym (dających obraz efektywności pracownika).
  • Jak najczęstsze indywidualne rozmowy z pracownikiem zdalnym - możliwie często bezpośrednie, a w razie konieczności - poprzez wideo.
  • Ocenianie pracownika na bazie zebranego feedbacku od pozostałych członków zespołu (m.in. tych, którzy mają możliwość obserwacji jego pracy na co dzień) oraz klienta (jeśli praca odbywa się w jego siedzibie).

Przeczytaj również:


  • Paweł

    Bardzo dogłębny artykuł. Zgadzam się z tym, że wielu trudności i nieporozumień można uniknąć korzystając z dobrego oprogramowania. W swoim zespole korzystamy z systemu CRM i choć nie jest on typowym narzędziem do kontrolowania realizowania procesów i zadań, to dla nas się świetnie sprawdza. Korzystamy z systemu CRM Kamflex i jesteśmy zadowoleni :). Dobrze mieć wszystkie dane o procesach i klientach w jednym miejscu.

Dodaj komentarz

Jak nowocześnie informatyzować przedsiębiorstwo? Digitalizacja firmy z systemem ERP
Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych programów do zarządzania projektami
Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak... Czytaj więcej...
21pm.pl - co potrafi darmowy polski system do zarządzania projektami?
Na polskim rynku oprogramowania dla biznesu pojawił się niedawno nowy, ciekawy produkt - 21pm.pl, służący do kompleksowego zarządzania... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać urlopami w firmie? Najlepsze darmowe systemy Leave Management
W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot... Czytaj więcej...
Czy warto inwestować w wewnętrzny dział IT?
W Polsce i na świecie coraz popularniejszy staje się outsourcing - również w branży IT. Firmy coraz częściej zdają się na usługi innych... Czytaj więcej...