Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami, 3 niezależnych tablic kanbanowych oraz szeregu narzędzi pomocniczych (jak choćby Excel). Wszystko to z założenia powinno pomagać mi w prowadzeniu projektów (których jest kilka i każdy wymaga nieco innego zestawu oprogramowania), tymczasem coraz częściej odnoszę wrażenie, że tak duża liczba aplikacji zamiast porządkując moją pracę, dodatkowo ją komplikuje.

Chętnie zastąpiłbym je wszystkie jednym rozwiązaniem, kompleksowo wspierającym realizację projektów. Jednak gdzie go szukać? Okazuje się, że w Polsce. Nad Wisłą rozwija się IC Project - nowy system integrujący w sobie wiele narzędzi do zarządzania projektem i pracy grupowej. Sprawdźmy co potrafi.

W czym pomoże IC Project?

IC Project, o którym wspomniałem to oprogramowanie rozwijane przez kielecką firmę nGroup System. Jest to działający w przeglądarce internetowej system, a dokładniej usługa webowa (Software as a Service) przeznaczona do kompleksowej realizacji projektów. Warto podkreślić, że ICP nie został napisany z myślą o konkretnej branży - stworzono go jako narzędzie uniwersalne, wspierające project managera oraz zespół projektowy m.in. w następujących obszarach:

  • zarządzanie zadaniami,
  • zarządzanie czasem pracy oraz urlopami,
  • komunikacja w zespole,
  • zarządzanie finansami projektu,
  • komunikacja z klientem,
  • zarządzanie projektowymi dokumentami i zasobami,
  • raportowanie.

Wszystko w jednym miejscu

Bolączką wielu zespołów projektowych (czego, jak już wcześniej wspomniałem, sam niestety doświadczam) jest rozproszenie informacji o realizowanych przez nie zadaniach. Zalegające w mailach ustalenia z klientem, znikająca historia komunikacji zespołu na Skype, nieaktualne dokumenty projektowe porozrzucane na dysku sieciowym i oderwane od rzeczywistości zagadnienia w JIRA - to przyczyny wielu problemów w projekcie.

IC Project proponuje rozwiązanie - gromadzenie tych wszystkich danych i zasobów w jednym miejscu, w uporządkowany sposób. Jest to możliwe dzięki połączeniu cech oprogramowania do zarządzania projektami (np. JIRA), tablicy Kanban (np. Trello), komunikatora (np. Slack), repozytorium dokumentów (np. Alfresco), narzędzia do logowania czasu pracy i zarządzania urlopami (np. Toggl), kalendarza (np. Google Calendar) w jednym systemie.

Oczywiście poszczególne funkcje IC Project nie są tak rozbudowane jak w przypadku samodzielnych - wyspecjalizowanych narzędzi, jednak bynajmniej nie jest to wadą. Wręcz przeciwnie, rozwiązania proponowane przez system są dzięki temu lżejsze, bardziej użyteczne - przyjemniejsze w obsłudze. Nie bez znaczenia jest tutaj interfejs graficzny aplikacji - nowoczesny, ale prosty i intuicyjny - zaprojektowany bez udziwnień, z klasycznym menu w lewej oraz w górnej części ekranu. W nawigacji po systemie pomaga wygodna, podręczna wyszukiwarka.

Jak już wcześniej wspomniałem, IC Project działa w przeglądarce internetowej jako usługa, jest więc dostępny z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do sieci - również tabletu czy telefonu (producent szykuje właśnie aplikację mobilną, która ułatwi korzystanie z ICP za pomocą urządzeń tego typu - w chwili obecnej pozostaje nam zadowolić się responsywnym interfejsem systemu).

Komunikator IC Project pozwala na prowadzenie rozmów o realizowanych zadaniach zarówno z członkami zespołu, jak i klientem

Komunikacja w zespole

Często pytacie mnie o najlepszy system do zarządzania projektami. Moim zdaniem, znacznie ważniejsze od wykresów Gantta, "struktury podziału pracy" i innych popularnych funkcji stricte związanych z zarządzaniem, są narzędzia ułatwiające zespołowi projektowemu realizację ich zadań. A tych IC Project udostępnia całe mnóstwo.

Pierwszym z nich jest komunikator, pozwalający na prowadzenie rozmów (w tym grupowych) nie tylko pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, ale również na konsultacje z klientami (którzy mają możliwość logowania się do IC Project). Całość prowadzonej korespondencji zapisywana jest w systemie, dzięki czemu wszelkie ustalenia są zawsze pod ręką. Przeszukiwanie zapisanych rozmów ułatwia możliwość prowadzenia ich w kontekście konkretnych zadań projektowych. Do pełni szczęścia brakuje jedynie opcji przesyłania plików i multimediów, które znacznie poszerzyłyby funkcjonalność komunikatora.

Użytkownicy IC Project mają ponadto do dyspozycji kalendarz wyświetlający najważniejsze wydarzenia w projekcie, jak spotkania zespołu, nieobecności czy terminy realizacji poszczególnych zadań. Co istotne, możemy je planować w odniesieniu do konkretnych kontrahentów (tj. firm i osób je reprezentujących). Dzięki wbudowanej bazie kontaktów systemu (mini CRM), zespół projektowy już nigdy nie będzie mieć problemu ze znalezieniem danych kontaktowych swoich klientów.

Realizacja zadań

Zarządzanie częścią merytoryczną projektu w IC Project odbywa się przy pomocy tablicy Kanban, popularnej metody wizualizacji przepływu pracy. Dzięki temu, aby zmienić status zadania (tj. etap jego realizacji) bądź po prostu przekazać je do innego działu wystarczy przesunąć odpowiadającą mu "karteczkę" we właściwe miejsce (np. na kolumnę "Ukończone" lub "Dział produkcji"). Tylko od nas zależy ile zdefiniujemy kolumn tablicy i jak je nazwiemy, nadając tym samym naszym zadaniom odpowiadający nam "flow".

W niepozornych kanbanowych karteczkach IC Project drzemią naprawdę spore możliwości. Oprócz zwykłego tekstowego opisu zadania możemy je wzbogacić m.in. checklistą, załącznikami (z możliwością wersjonowania dokumentów!), kolorowymi etykietami kategoryzującymi nasze działania, a także terminem realizacji (prezentowanym na systemowym kalendarzu). Mimo że aplikacja domyślnie wysyła użytkownikom powiadomienia o zbliżającym się "deadlinie" zadania, w tym miejscu jesteśmy w stanie zdefiniować również własne przypomnienia. Mailowe notyfikacje otrzymamy również w związku z aktualizacją naszego zadania przez innego użytkownika - oczywiście IC Project przechowuje pełną historię jego modyfikacji (znajdziemy ją na karteczce z zadaniem - w zakładce "Ostatnie zmiany").

Podczas testów IC Project bardzo spodobał mi się sposób w jaki system aktualizuje swoje dane. Mianowicie, gdy jeden użytkownik dokona jakichkolwiek zmian (np. przesunie zadanie na tablicy Kanban), pozostali dostrzegą je natychmiast - bez konieczności odświeżania ekranu. To duża zaleta ICP jako narzędzia do pracy grupowej. Kolejne to: możliwość przypisywania do zadań kilku osób (wiele rozwiązań do zarządzania projektami pozwala na przydzielanie do nich tylko jednego członka zespołu, co nie zawsze pokrywa się z rzeczywistością), a także system komentarzy (o każdym zadaniu możemy nie tylko porozmawiać za pomocą wbudowanego komunikatora, ale również pozostawić komentarz - bezpośrednio na karteczce kanbanowej).

Struktura tablicy Kanban w systemie IC Project zależy tylko od nas - przepływ pracy w projekcie jest w pełni konfigurowalny

Narzędzia dla managera

Jako system do zarządzania projektami, IC Project oferuje również szereg przydatnych rozwiązań dla project managera. Pierwszym z nich jest możliwość kontroli finansów projektu. Koszty projektu naliczane są w oparciu o przepracowane godziny pracowników, zgodnie ze zdefiniowanymi wcześniej stawkami płacowymi (per rola w projekcie) i zestawiane z planowanym przychodem. Zaproponowany przez ICP model finansowy projektu jest bardzo uproszczony - w systemie brak chociażby możliwości różnicowania wysokości płac (np. w związku z nadgodzinami) czy rejestrowania kosztów stałych (bądź innych niezwiązanych bezpośrednio z pracą zespołu projektowego). Nie zmienia to jednak faktu, że jest on wygodnym sposobem na bieżące monitorowanie zużycia budżetu projektu.

Rejestracja czasu poświęconego na pracę w projekcie to jedna z największych bolączek każdego project managera. Z reguły pracownicy zapisują go niechętnie, a przez to chaotycznie i nierzetelnie - uniemożliwiając tym samym skuteczną kontrolę projektowych kosztów swojemu kierownikowi. IC Project i na to ma receptę. Logowanie czasu pracy jest tu banalnie proste i bardzo wygodne - możliwe na dwa sposoby. Pierwszy to zakładka Czas pracy na karcie kanbanowej zadania (wskazujemy datę, wpisujemy przepracowany czas oraz opcjonalnie krótki komentarz i gotowe) - znajdziemy tam pełną listę wpisów dot. danego zagadnienia. Drugi, jeszcze wygodniejszy, to Zegar - niewielki moduł składający się z licznika (wyposażonego w przyciski start, pauza i stop) oraz listy przypisanych do nas zadań. Wystarczy wskazać zagadnienie, dla którego czas chcemy naliczać, kliknąć start i przystąpić do realizacji zadania. Po przerwaniu bądź zakończeniu pracy wciskamy stop, raportując w ten sposób przepracowany czas w systemie.

Managerom z pewnością przypadnie do gustu łatwość z jaką w IC Project rozpoczynamy nowe przedsięwzięcie. Konfiguracja projektu składa się z zaledwie kilku kroków, m.in. uzupełnienia karty projektu (wskazanie kontrahenta, uzupełnienie opisu i celów projektu), zdefiniowania zespołu projektowego (poprzez wybór z listy użytkowników systemu) i wprowadzenia zadań (możliwość ich szybkiego importu z pliku tekstowego bądź - co ciekawe - maila od klienta). Spodoba im się również sposób monitorowania postępów w projekcie: za pomocą konfigurowalnych Raportów oraz statystyki zadań planowanych, realizowanych oraz zakończonych.

Jak już wcześniej wspomniałem, projekt to nie tylko zadania, ale przede wszystkim ludzie. Dobrze więc, że system udostępnia możliwość zarządzania nieobecnościami pracowników. Gdy jeden z członków zespołu planuje urlop, wystawia w ICP wniosek przekazywany następnie managerowi. Ten ma możliwość akceptacji bądź odrzucenia jego prośby. Pula dostępnych dni urlopowych dla każdego pracownika oczywiście podlega konfiguracji.

Współpraca z klientem

Co istotne, IC Project aktywnie wspiera współpracę z klientem w czasie realizacji projektu. Po pierwsze, umożliwia zalogowanie się przedstawicieli kontrahenta do systemu w celu np. kontroli postępu prac, wprowadzenia nowych zadań bądź dyskusji z zespołem projektowym. Oszczędza to czas poświęcany na komunikację z klientem i ogranicza ryzyko nieporozumień. ICP pozwala ponadto na zdefiniowanie automatycznych, okresowych wysyłek raportów mailowych o projekcie - dzięki temu nasz klient może np. w każdy piątek o 16:00 otrzymać aktualne informacje o zrealizowanych przez zespół zadaniach.

Pulpit IC Project pozwala w przystępny sposób monitorować realizowane zadania i projekty

Moja opinia o IC Project

Charakteryzując rozwiązania IC Project skupiłem się na jego zaletach - system urzeka bowiem swoją przemyślaną funkcjonalnością, ewidentnie będącą efektem ciężkiej pracy praktyków zarządzania projektami. Wyróżnia go przede wszystkim lekkość (udostępnione w nim narzędzia są proste i intuicyjne) oraz kompleksowość (w jednym systemie znajdziemy praktycznie wszystko, co potrzebne do skutecznej realizacji projektu - zgodnie zresztą z jego nazwą: IC Project pochodzi od angielskiego "I see project", czyli "widzę projekt").

Pamiętajmy jednak, że ICP to tzw. usługa pudełkowa - bez możliwości samodzielnej rozbudowy czy znaczącej konfiguracji. Stąd produkt ten mogę polecić przede wszystkim tym zespołom, które jak dotąd nie korzystały z oprogramowania wspierającego realizację projektu bądź czują się przytłoczone mnogością opcji takich kombajnów jak komercyjna JIRA czy darmowy Redmine. Atutem ICP jest tutaj możliwość błyskawicznego startu projektu - wystarczy bowiem rejestracja w usłudze. Dla małych zespołów (do 3 użytkowników) system jest zupełnie darmowy (kompletny cennik można znaleźć tutaj). IC Project radzę wypróbować również managerom zmęczonym używaniem zbyt wielu narzędzi (czyli takim jak ja).

Bardzo cieszy fakt, że system błyskawicznie się rozwija. Prace nad nim rozpoczęły się 2 lata temu, natomiast pierwszy kontakt z ICP miałem przed paroma miesiącami. Od tamtej pory wprowadzono wiele usprawnień - nie tylko wyeliminowano odnotowane przeze mnie błędy (które są normalnością w przypadku młodych produktów), lecz również poszerzono jego funkcjonalność. Prawdziwą rzadkością jest stojąca na wysokim poziomie instrukcja obsługi, dzięki której rozpoczęcie pracy z ICP nie nastręczy trudności nawet osobom nie tak biegłym w pracy z aplikacjami webowymi.

Trzymam kciuki za tę polską inicjatywę. Mam nadzieję, że IC Project wkrótce stanie się podstawowym narzędziem pracy w wielu firmach - nie tylko w kraju, ale również za granicą.

Przeczytaj również:


  • Jakub Lesik

    Z IC Project zacząłem korzystać niedawno, na razie się sprawdza w mojej firmie, która zajmuje się pozycjonowaniem. Jak będzie dalej się okaże. Na pewno swoimi uwagami podzielę się z czytelnikami serwisu :)

Dodaj komentarz
Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak skutecznie zarządzać urlopami w firmie? Najlepsze darmowe systemy Leave Management
W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot... Czytaj więcej...
10 najlepszych darmowych systemów do obsługi zgłoszeń (ITS)
Jeśli Twoja firma prowadzi jakąkolwiek formę posprzedażowej obsługi klienta (np. serwis czy rejestrację zgłoszeń), może świadczyć swe... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych systemów do zarządzania zadaniami (w chmurze)
Natłok zadań może przyprawić o ból głowy każdego. Aby sobie z nimi poradzić, planujemy swoją pracę, zapisując najważniejsze sprawy do... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać urlopami w firmie? Najlepsze darmowe systemy Leave Management
W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot... Czytaj więcej...
Jak skutecznie monitorować czas pracy?
Każdy z nas z pewnością nie raz miał wrażenie, jakby czas w pracy biegł szybciej - bo choć staramy się sumiennie wykonywać swoje obowiązki,... Czytaj więcej...