Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu zazwyczaj oznacza bowiem albo nieoczekiwany wydatek dla inwestora, albo stratę dla firmy go realizującej (jeśli dodatkowe koszty weźmie ona na siebie), albo też zupełne wstrzymanie prac z powodu braku środków na dalszą realizację, czyli fiasko projektu.

Warto więc wspomóc się narzędziem, które ułatwi zarządzanie budżetem projektu - częściowo zautomatyzuje, ograniczy ryzyko popełnienia błędu, a także zwróci uwagę na ew. odchylenia od nakreślonego planu, umożliwiając szybką reakcję managera.

Dlaczego Open Project?

Jednym z takich narzędzi jest Open Project, szerzej opisany przeze mnie tutaj. Jest to ogólnodostępny, darmowy system do zarządzania projektami o otwartym kodzie źródłowym (Open Source). Warto z niego skorzystać z co najmniej kilku powodów:

  • jest systemem webowym, dostępnym z poziomu przeglądarki internetowej - co daje możliwość korzystania z niego z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci,
  • jego interfejs, mimo że dość surowy, jest nowoczesny i responsywny (RWD) - co oznacza, że prezentuje się dobrze zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych,
  • możliwość bezpłatnego pobrania systemu i zainstalowania na własnym (tj. wybranym przez siebie) serwerze bądź korzystania z niego jak z usługi w chmurze producenta (usługa płatna),
  • Open Project jest systemem uniwersalnym, oferującym typowe możliwości - sprawdzi się w przypadku projektów z wielu branż,
  • jest systemem nie tylko do zarządzania projektami, a ich kompleksowej obsługi - został zaprojektowany w taki sposób, aby wszyscy uczestnicy projektu mieli do niego dostęp (zwłaszcza zespół projektowy) jako dynamicznej dokumentacji projektowej, źródła informacji o zadaniach i wszystkich aspektach projektu,
  • posiada dobrze rozwinięte narzędzia do zarządzania budżetem projektu, któremu poświęciłem niniejszy artykuł.

Zarządzanie budżetem projektu

Wprowadzenie stawek pracowników

Podstawowym kosztem większości projektów są ludzie - tj. ich czas pracy nad poszczególnymi zadaniami. I o ile w życiu czas jest bezcenny, o tyle w projekcie musi mieć przełożenie na konkretne kwoty - tylko wówczas będziemy w stanie efektywnie monitorować realizację budżetu wraz z postępem prac.

Wspomniane kwoty to stawki naszych pracowników - członków zespołu, wprowadzonych do projektu w zakładce Members (określamy w niej którzy z użytkowników systemu wezmą udział w projekcie i jakie role będą w nim sprawować). W tym samym miejscu definiujemy godzinową stawkę danego pracownika, na podstawie której system na bieżąco obliczy koszt wykonywanej (i odpowiednio zaraportowanej) przez niego pracy.

Zarządzanie stawkami pracowników w projekcie

Istnieje możliwość przypisania wielu stawek godzinowych do pracownika, ale tylko jedna z nich może być stawką obowiązującą w danym okresie. W systemie Open Project stawki definiujemy per projekt - to znaczy, że pracę tego samego specjalisty możemy inaczej wyceniać w różnych projektach (np. w zależności od naszej marży).

Wysokość stawki godzinowej to już oczywiście nasz indywidualny wybór. Powinna ona jednak w stu procentach pokrywać koszty związane z utrzymaniem pracownika oraz uwzględniać oczekiwaną przez nas marżę projektową. W przypadku osób współpracujących z nami w oparciu o kontrakt wyliczenie kosztu zatrudnienia nie stanowi większego problemu (ich stawka godzinowa często zawarta jest w umowie). Kłopotów może nastręczyć za to określenie stawki godzinowej pracownika etatowego (umowa o pracę), otrzymującego wynagrodzenie za kalendarzowy miesiąc pracy (liczba godzin pracujących w miesiącu nie jest stała - podzielenie tzw. "dużego brutto" przez 168h nie określi więc godzinowego kosztu pracodawcy zbyt precyzyjnie). Rozwiązaniem jest definiowanie stawki godzinowej per miesiąc - co, jak wspomniałem wyżej, w Open Project jest na szczęście możliwe.

Co jeśli z jakichś przyczyn nie chcemy określać budżetu za pomocą waluty, a jedynie puli godzin? Nic nie stoi na przeszkodzie aby wprowadzić jednostkowe stawki godzinowe (tj. 1h = 1 zł). Wówczas dane walutowe (niestety niemożliwe do wyłączenia) będą zawsze równały się danym dot. czasów pracy.

Określenie budżetu projektu

Z punktu widzenia finansów projektu, najważniejszym miejscem systemu Open Project jest zakładka Budgets. Zawiera ona szczegółowe informacje na temat zdefiniowanych budżetów dla projektu. Czy to oznacza, że dla jednego projektu możemy określić ich wiele? Tak - i jak najbardziej ma to uzasadnienie. Nasz projekt może być na przykład budżetowany okresowo (np. co miesiąc). Może być również zasilany funduszami pochodzącymi z różnych źródeł (wówczas rejestracja kilku równoległych budżetów będzie miała jak najbardziej sens).

Budżet projektu wyznaczony przez maksymalne zakładane zaangażowanie pracowników oraz kosztów dodatkowych

Określenie budżetu projektu w Open Project polega na wprowadzeniu jego maksymalnych kosztów materiałowych oraz kosztów pracy.

  • Unit costs (koszty stałe / materiałowe) - to koszty, które nie zależą od liczby przepracowanych godzin - niezależnie od nakładu pracy ich wielkość będzie taka sama (np. koszty biura, sprzętu, materiałów, wyposażenia pracowników, podróży, licencji itp.).
  • Labor costs (koszty pracy) - koszty związane z liczbą przepracowanych godzin, wyznaczane w oparciu o stawki poszczególnych pracowników.

Maksymalne wielkości powyższych kosztów wyznaczają budżet projektu, natomiast powiązane z nim zadania (wraz z zarejestrowanym czasem pracy i innymi kosztami projektu) pozwalają na bieżąco monitorować stopień jego wykorzystania.

Oszacowanie czasochłonności zadań

Jak już wcześniej wspomniałem, podstawowym kosztem projektów jest praca ludzka wyrażona czasem realizacji poszczególnych czynności. Określając budżet projektu (poprzedni punkt), nie wolno zapominać o zadaniach projektowych. To one wyznaczają bowiem zakres projektu, a koszt ich wykonania bezpośrednio przekłada się na jego budżet.

Dzięki szacowaniu czasochłonności zadań możliwa jest szczegółowa kontrola budżetu projektu - na ich poziomie

W Open Project zadania projektowe wprowadzamy w sekcji Work Packages. System wyróżnia wiele rodzajów zadań - z punktu widzenia budżetu projektu nie ma jednak znaczenia w jaki sposób podzielimy prace. Ważne jest natomiast aby dla każdego zadania określić szacowany czas jego realizacji - tylko wówczas, wraz z postępem prac, będziemy w stanie porównywać faktyczne koszty realizacji poszczególnych zadań z pierwotnie zakładanymi. Bardzo istotne (z punktu widzenia logiki systemu) jest również powiązanie zadania z właściwym budżetem, zdefiniowanym w zakładce Budgets.

Rejestracja czasu pracy

Poprzednie kroki (m.in. zdefiniowanie budżetu czy oszacowanie czasochłonności zadań) będą mieć sens tylko wówczas, gdy wraz z postępem prac projektowych, dane projektu będą na bieżąco aktualizowane. Chodzi tutaj przede wszystkim o logowanie czasów pracy nad danym zadaniem przez poszczególnych pracowników.

Rejestracja czasu to czynność szybka i łatwa, a dająca wielką wartość z punktu widzenia zarządzania projektem i jego budżetem

Jest to czynność bardzo prosta. Wystarczy wejść do interesującego nas zagadnienia - np. aktualnie wykonywanego (z dowolnego poziomu, np. pulpitu bądź sekcji Work Packages) i wybrać opcję Log Time. W nowo otwartym oknie uzupełniamy czas spędzony na realizacji zadania (liczba przepracowanych godzin danego dnia) wraz z krótkim komentarzem - informacją o tym, co dokładnie zostało zrobione. Zarejestrowane czasy pracy oczywiście sumują się w ramach jednego zagadnienia, dzięki czemu możemy (i powinniśmy) je logować na bieżąco na przestrzeni dłuższego okresu.

Rejestracja kosztów projektowych

Bardzo podobną czynnością do logowania czasu pracy - bo również ewidencjonowaną per zadanie projektowe - jest rejestracja kosztów stałych / materiałowych. Wybierając pozycję Log unit costs mamy możliwość określenia rodzaju kosztu, liczby jednostek, daty jego poniesienia oraz komentarza.

Monitorowanie realizacji budżetu

Open Project pozwala na kontrolę realizacji budżetu projektu na co najmniej kilka sposobów:

  1. Raport kosztów (zakładka Costs Reports) - narzędzie do generowania raportów, filtrujących i grupujących zarejestrowane w systemie koszty na podstawie wybranych przez użytkownika kryteriów.
  2. Statystyki zadań - dzięki statystykom czasowym i kosztowym dostępnym wewnątrz każdego zagadnienia zarejestrowanego w systemie (patrz screen w akapicie oszacowanie czasochłonności zadań) możemy monitorować stosunek wartości planowanych do rzeczywistych. Co ważne, statystyki zadań kumulują się dla zagadnień wyższego stopnia, np. spent time (tj. zarejestrowany czas pracy) dla zagadnienia wyższego poziomu równa się sumie spent time jego powiązanych zadań niższego rzędu. Dzięki temu kontrola realizacji budżetu projektu może odbywać się zarówno na dużym poziomie ogólności, jak i w najdrobniejszych szczegółach.
  3. Statystyki budżetu - stopień realizacji budżetu możemy obserwować również w zakładce Budgets, gdzie oprócz podstawowych statystyk podsumowujących jego zużycie, mamy również do dyspozycji kompletną listę powiązanych z nim zalogowanych czasów pracy oraz kosztów stałych.

Podsumowanie

Open Project to tani (sam system jest darmowy) i skuteczny sposób na zarządzanie budżetem projektowym. Czy jest bez skazy? Zdecydowanie nie - narzędziu brakuje m.in. rozwiązania pozwalającego na wygodną obsługę zwiększonych kosztów projektowych wynikających z nadgodzin pracowników (tj. wyższych stawek za pracę wykraczającą poza etat bądź w dni wolne). Oczywiście, zręczny project manager obejdzie ten problem wprowadzając nadgodziny jako koszty stałe bądź podnosząc na chwilę stawkę pracownika - nie tego oczekujemy jednak od dobrego systemu do zarządzania projektami.

System polecam jednak wszystkim kierownikom projektów, którzy potrzebują sprawdzonego i prostego w użyciu narzędzia do zarządzania projektem i jego budżetem, z którego korzystałby cały zespół projektowy.

Jak już wcześniej wspomniałem, Open Project można bezpłatnie pobrać ze strony producenta. Wcześniej warto zapoznać się z jego wersją chmurową (darmową przez pierwsze 30 dni). System dostępny jest również w wersji polskiej.

Przeczytaj również:


  • Bardzo fajny program. Na pewno jego zaletą jest jego dostępność za darmo. Fajnie że wspierany jest także polska wersja językowa.

Dodaj komentarz
IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Czy warto inwestować w wewnętrzny dział IT?
W Polsce i na świecie coraz popularniejszy staje się outsourcing - również w branży IT. Firmy coraz częściej zdają się na usługi innych... Czytaj więcej...
IC Project - polski sposób na porządek w projektach
Jako Project Manager korzystam obecnie z 3 różnych komunikatorów, dwóch klientów poczty elektronicznej, 2 systemów do zarządzania projektami,... Czytaj więcej...
Open Project - najlepszy darmowy system do zarządzania projektami?
Project manager to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Wymaga szerokiej, interdyscyplinarnej wiedzy oraz świetnej organizacji pracy własnej i innych.... Czytaj więcej...
21pm.pl - co potrafi darmowy polski system do zarządzania projektami?
Na polskim rynku oprogramowania dla biznesu pojawił się niedawno nowy, ciekawy produkt - 21pm.pl, służący do kompleksowego zarządzania... Czytaj więcej...
Open Project - najlepszy darmowy system do zarządzania projektami?
Project manager to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Wymaga szerokiej, interdyscyplinarnej wiedzy oraz świetnej organizacji pracy własnej i innych.... Czytaj więcej...