Project manager to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Wymaga szerokiej, interdyscyplinarnej wiedzy oraz świetnej organizacji pracy własnej i innych. W tej ostatniej bardzo pomagają wyspecjalizowane narzędzia, takie jak systemy do zarządzania projektami. Na rynku istnieje sporo rozwiązań tego typu, zarówno komercyjnych, jak i bezpłatnych. Dziś pod lupę wezmę Open Project - jeden z najpopularniejszych darmowych programów do realizacji projektów. Czy warto po niego sięgnąć?

Open Project - kompleksowe zarządzanie projektami

Open Project to system o stosunkowo krótkiej historii - istnieje od 2012 roku. Mimo to, w jego przypadku trudno mówić o niedojrzałości produktowej - jest on bowiem następcą starszych, dobrze znanych i cenionych systemów do zarządzania projektami - Redmine oraz wydzielonego z niego ChiliProject. Do tego, jak dotąd ukazało się aż 5 wersji aplikacji, co świadczy o jej sukcesywnym i dynamicznym rozwoju. Celem przyświecającym twórcom Open Project było stworzenie oprogramowania bezpieczniejszego, efektywniejszego i bogatszego w funkcje. A jak Open Project wygląda w rzeczywistości?

Interfejs użytkownika

Wygląda naprawdę nieźle - zarówno jeśli chodzi o funkcjonalność, jak i interfejs użytkownika. Ten ostatni jest w pełni responsywny, co oznacza, że dostosowuje się do rozdzielczości ekranu, na którym jest wyświetlany - tak, aby prezentować treść jak najkorzystniej. Dzięki temu z systemu można śmiało korzystać nie tylko za pomocą komputera, ale również urządzeń mobilnych, jak tablet czy smartfon (mimo że Open Project nie udostępnia aplikacji mobilnych - choć producent planuje ich stworzenie w przyszłości). GUI systemu nie jest może przepełnione wodotryskami, nad którymi można byłoby się szczególnie zachwycać - bez wątpienia jest natomiast estetycznie wykonane, przejrzyste i intuicyjne, co znacznie ułatwia korzystanie z programu. Na tle innych opensource'owych rozwiązań tego typu, Open Project wyróżnia się możliwością zmiany wartości pojedynczych pól bez konieczności wchodzenia w tryb edycji (zmniejsza to ilość wymaganych kliknięć).

Interfejs systemu Open Project

Zarządzanie projektami i zadaniami

Punktem wyjścia pracy z systemem Open Project jest utworzenie projektu, a następnie rozpisanie i ewidencja zagadnień podrzędnych - tj. zadań, które się na niego składają. Aplikacja pozwala na prowadzenie dowolnej liczby projektów jednocześnie, bez ograniczeń ich zawartości. Zadania projektowe, w zależności od swojej kategorii, mogą mieć różny charakter - zarówno wytwórczy, poznawczy, jak i organizacyjny. Oczywiście zadań nie wprowadzamy do systemu jedynie aby uzyskać ich listę. Projekt to obszar roboczy dla całego zespołu, który go w rzeczywistości realizuje. Każdy jego członek jest użytkownikiem systemu, dzięki któremu na bieżąco ewidencjonuje postępy własnych zadań (m.in. rejestrując swój przepracowany czas czy zmieniając ich statusy), monitoruje poczynania innych (również za pomocą zestawień i wykresu Gantta), a także komunikuje się z resztą zespołu (np. za pomocą systemu komentarzy). Wszelkie informacje o pracach projektowych, ich stanie i podjętych działaniach skupione są wokół konkretnych zadań w systemie.

Wsparcie metodyki SCRUM

Open Project wspiera modną w ostatnich latach zwinną metodykę realizacji projektów - Scrum. System wyposażono w szereg typowych dla niej narzędzi i elementów, jak Product Backlog, Wykres spalania (Burndown Chart), Tablica zadań (Task Board) czy konkretne kategorie zagadnień (User Stories, Epics itd.). Oczywiście program nie zmusza użytkowników do korzystania z nich - w przypadku realizacji projektu w oparciu o metodyki tradycyjne, wsparcie dla Scrum można z powodzeniem deaktywować. Sympatycy podejścia zwinnego powinni być jednak zadowoleni.

Mnie osobiście bardzo podoba się funkcjonalność jaką oferuje Product Backlog. W przeciwieństwie do wielu innych systemów, nie tylko darmowych, prezentuje on wszystkie istotne informacje o realizowanych zagadnieniach, jak rodzaj zagadnienia (Epic, User Story, Spike itd.), jego status (to, czy dany status powoduje zniknięcie zagadnienia z backloga jest w pełni konfigurowalne - per projekt), szacowany czas realizacji czy identyfikator. Nowe zagadnienia możemy dodawać wprost z bacloga, z poziomu poszczególnych wersji - bez konieczności przełączania się między ekranami. W tym samym miejscu jesteśmy również w stanie zmodyfikować nagłówki istniejących zagadnień (np. status czy szacowany czas). Na uwagę zasługuje ponadto elastyczność rozwiązania, objawiająca się np. możliwością określenia w którym miejscu ekranu powinna pojawiać się belka z daną wersją (Sprint 1, Sprint 2, Product Backlog itd.). Oczywiście same wersje - ich liczbę, nazwy i inne parametry są również konfigurowalne. Product Backlog Open Project wspiera również mechanizm "przeciągnij i upuść" (dzięki czemu w łatwy sposób możemy wpływać na zawartość poszczególnych wersji, przeciągając je z jednej do drugiej), co jest standardem tego typu rozwiązań.

Scrumowy Product Backlog w systemie Open Project

Ewidencja kosztów i kontrola budżetu projektowego

Ważnym obszarem w zarządzaniu projektami jest kontrola ich budżetu. Open Project pozwala na definiowanie budżetów projektowych oraz monitorowanie stanu ich realizacji. Służą do tego trzy elementy: Budżety (miejsce, w którym wprowadzane są parametry budżetu projektowego), Koszty (miejsce, w którym wprowadzane są koszty stałe projektów, a także koszty jednostkowe np. dla poszczególnych pracowników), Zadania (miejsce, w którym pracownicy ewidencjonują swój przepracowany czas, na podstawie którego naliczane są koszty zmienne projektu) oraz Raporty kosztów (pozwalające za pomocą dynamicznych filtrów wygenerować interesujące nas zestawienia kosztów). Zarządzanie budżetem to duży atut Open Project - nie wszystkie systemy dostępne na rynku (a zwłaszcza darmowe) mogą pochwalić się tego typu rozwiązaniem.

Zarządzanie użytkownikami i administracja

Dzięki zaawansowanemu systemowi uprawnień, Open Project może łatwo stać się platformą nie tylko przeznaczoną do realizacji projektu, ale także ośrodkiem komunikacji z jego interesariuszami. Zaproszeni do współpracy klienci mogą np. monitorować postęp prac projektowych czy wprowadzać nowe oczekiwania odnośnie wytwarzanego produktu. Role aplikacji pozwalają ponadto określić możliwe przepływy pracy pomiędzy poszczególnymi użytkownikami Open Project (np. tylko Project Manager ma prawo zamknąć dane zagadnienie, a tylko Tester może określić jego status jako "przetestowany").

Na uwagę zasługuje również rozbudowany panel administracyjny systemu. Dzięki niemu m.in. wprowadzimy nowe, własne pola do formatek, zmodyfikujemy wartości list rozwijalnych, określimy rodzaje kosztów i typy projektów, zainstalujemy dodatkowe pluginy, określimy zasady automatycznych powiadomień dla użytkowników, a także dostosujemy kolorystykę GUI do naszych potrzeb.

Inne ciekawe funkcje

  • Wiki projektowe - informacje o projekcie spisane w formie mini encyklopedii (wiki).
  • Forum - miejsce dyskusji na tematy projektowe.
  • Kalendarz - przegląd zadań projektowych w formie przejrzystego kalendarza.
  • Dokumenty - zbiór dokumentów oraz innych plików wykorzystywanych w projekcie (np. dokumentacji, materiałów pomocniczych, schematów itd.).

Moja opinia o Open Project

Na rynku można znaleźć sporo dobrych systemów do zarządzania projektami. Wśród nich są również rozwiązania darmowe - pisałem o nich chociażby w tym artykule. Szukając bezpłatnego, skalowalnego i łatwo integrującego się rozwiązania webowego (a tylko takie uważam za sensowne, gdy system ma być stosowany przez większą liczbę użytkowników) warto rozważyć wdrożenie Open Project. Od najpopularniejszego obecnie Redmine'a (na bazie którego został stworzony) wyróżnia go mocno odświeżony interfejs, poszerzona funkcjonalność (przede wszystkim lepsze wsparcie dla Scrum oraz zarządzanie budżetem) oraz zoptymalizowane działanie. Sądząc po wyróżniającej się na tle innych systemów typu Open Source, dynamice rozwoju Open Project i rosnącej liczbie dostępnych dodatków do niego, w kolejnych latach będzie on tylko zyskiwał. 

Poprawiać jest oczywiście co. Poza naturalnym rozwojem funkcjonalności systemu, twórcy Open Project powinni zadbać o wyższą jakość polskiego tłumaczenia, które jest po prostu niekompletne (wiele etykiet wyświetla się w języku angielskim). Przydałaby się również porządna aplikacja mobilna, dzięki której projektami można byłoby w pełni efektywnie zarządzać również w terenie.

Demo Open Project i przydatne linki

Chętnych wypróbowania Open Project odsyłam na oficjalną stronę systemu, gdzie można nie tylko zapoznać się z informacjami o nim czy pobrać jego pliki źródłowe, ale również wypróbować aplikację. W tym celu wystarczy zarejestrować się w usłudze hostingowej producenta systemu i skorzystać z 30-dniowej wersji testowej (po zakończeniu okresu próbnego nasze konto zostanie zawieszone aż do momentu uiszczenia opłaty - co istotne, w żadnym wypadku nie nastąpi to automatycznie, bez naszej wiedzy). Ponadto, warto odwiedzić kanał Open Project na YouTube, gdzie producent umieścił szereg materiałów edukacyjnych. Polecam!

System Open Project można bezpłatnie pobrać i zainstalować na własnym serwerze. Szczegółowe informacje na ten temat producent udostępnia na tej stronie. Pliki systemu oraz pakiety instalacyjne można znaleźć natomiast w serwisie packager.io

Przeczytaj również:


  • Jacek

    Piszecie Państwo, że jest to "darmowy system do zarządzania projektami", a w ostatnim akapicie zawarta jest informacja, że po okresie testowym należy uiścić opłatę. Prosiłbym zatem o wyjaśnienie, czy program jest darmowy, czy jednak należy za jego użytkowanie płacić (może jest opcja, aby program mógł być darmowy?). Dziękuję...

  • Jacku, Open Project jest w stu procentach darmowym, opensource'owym systemem do zarządzania projektami. Można go pobrać i zainstalować na własnym serwerze, a następnie korzystać bez żadnych opłat. Płatność, o której mowa w ostatnim akapicie dotyczy hostingu oferowanego przez producenta.

  • Paulina

    Nawiązując do poprzedniego komentarza, chciałabym zapytać gdzie mogłabym pobrać plik instalacyjny rzekomej wersji darmowej programu? Niestety, na stronie producenta jest możliwość zainstalowania wersji darmowej, ale tylko na okres próbny, tj. 30 dni. Będę wdzięczna za pomoc.

  • Paulino, informację o możliwościach instalacji Open Project znajdziesz tutaj: https://www.openproject.org/open-source/download/ . Pliki systemu do pobrania zgodnie z jednym z wariantów można znaleźć natomiast tutaj: https://packager.io/gh/opf/openproject-ce

  • Kasia

    Czy mogłabym prosić o informację jak zrezygnować z darmowej 30-dniowej wersji?

  • @Kasia, z tego co pamiętam nic nie trzeba robić - po 30 dniach testowe konto po prostu przestaje działać. Dla pewności warto jednak sprawdzić regulamin.

  • Kamil

    Witam,
    jak zmienić wersję na polską ? w settings jest tylko angielski, niemiecki i francuski. Przy rejestracji wybrałem polski, ale program ma po angielsku. ???:(

  • Halina

    Są jakieś darmowe hostingi z tą usługą? Ewentualnie bardzo tanie?

  • Justyna

    Witam, czy program działa pod windowsem? Na stronie producenta brak informacji, za to widzę wersje na ubuntu czy linux.

Dodaj komentarz
Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu... Czytaj więcej...
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

21pm.pl - co potrafi darmowy polski system do zarządzania projektami?
Na polskim rynku oprogramowania dla biznesu pojawił się niedawno nowy, ciekawy produkt - 21pm.pl, służący do kompleksowego zarządzania... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych systemów do zarządzania zadaniami (w chmurze)
Natłok zadań może przyprawić o ból głowy każdego. Aby sobie z nimi poradzić, planujemy swoją pracę, zapisując najważniejsze sprawy do... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych programów do zarządzania projektami
Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych programów do zarządzania projektami
Projekt to pojęcie powszechnie stosowane w wielu firmach. W zależności od profilu ich działalności, może ono mieć wiele znaczeń - wszak... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Zarządzanie budżetem to jedno z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych zadań project managera. Najmniejsza luka w finansach projektu... Czytaj więcej...