Ze zmiany systemów informatycznych w firmie zazwyczaj cieszą się jedynie jej pomysłodawcy (na przykład kierownictwo bądź najbardziej wpływowi pracownicy). Cała reszta, nie dostrzegając zalet nowego oprogramowania, najczęściej opiera się nowościom, uniemożliwiając realizację celów wdrożenia i tym samym stawiając jego sukces pod znakiem zapytania.

Na szczęście, efekt firmowego wysiłku organizacyjnego i finansowego związanego z wdrożeniem nowego oprogramowania nie musi być od początku zagrożony. Istnieją bowiem skuteczne sposoby walki z "wrodzoną" niechęcią pracowników do zmian, o których dziś słów kilka.

Zadowolony użytkownik gwarantem sukcesu wdrożenia

Niektórym wydaje się, że sukces wdrożenia nowego oprogramowania można kupić - tj., że zależy on wyłącznie od poniesionych nakładów finansowych i (ewentualnie) jakości systemu oraz kompetencji dostawcy. Tymczasem, jeśli mówimy o rozwiązaniu informatycznym przeznaczonym dla człowieka (a nie np. sterującym maszynami, gdzie czynnik ludzki jest w zasadzie pominięty), to człowiek i jego zachowanie warunkują końcowy efekt. Nic nam bowiem po nawet najdroższym i najwspanialszym systemie, jeśli pracownicy nie będą z niego korzystać. Takie wdrożenie nie dostarczy firmie żadnej wartości.

Jeśli natomiast pracownicy dostrzegą realne korzyści płynące ze stosowania danego oprogramowania i będą potrafili, chcieli i lubili je obsługiwać, wdrożenie nawet taniego rozwiązania nie będzie dla firmy problemem. Podsumowując, to nie cena, technologia, sposób wykonania, ani nawet liczba funkcji systemu (nawet jeśli są przydatne) przynoszą firmie wartość. Przynoszą ją ludzie, którzy stosując dany system podnoszą jakość swojej pracy. Troszcząc się o sukces wdrożenia musimy więc przede wszystkim zadowolić użytkownika końcowego. Jak to zrobić? Poniżej kilka sprawdzonych sposobów.

5 sposobów na przekonanie pracownika do korzystania z systemu

Dopasowanie systemu do potrzeb pracownika

Wybierając bądź projektując oprogramowanie zadbajmy o to, aby jego funkcje nie ułatwiały pracy tylko kierownictwu i pomysłodawcy wdrożenia, ale jego wszystkim użytkownikom. System powinien sprawiać, że pracownicy pewnie zadania będą w stanie wykonywać szybciej, łatwiej, efektywniej, z mniejszym ryzykiem popełnienia błędu. Ludzie są z natury leniwi i nie lubią wykonywać nadmiarowej pracy. Widząc możliwość jej ograniczenia dzięki nowemu narzędziu informatycznemu, łatwiej pokonać pracownikom początkową niechęć wynikającą z lęku przed nieznanym.

Szkolenie z obsługi oprogramowania

Użytkownik aby móc chcieć pracować z danym systemem, musi umieć go obsługiwać. Nawet nieskomplikowany i bardzo intuicyjny interfejs może być problemem dla kogoś, kto widzi go po raz pierwszy życiu. Rozruch produkcyjny, czyli moment rozpoczęcia korzystania z oprogramowania, powinny poprzedzić odpowiednie szkolenia, które nie tylko zapoznają pracowników z obsługą systemu, ale również wskażą im korzyści płynące z jego stosowania (patrz pkt. wyżej). Szkolenia to jednak nie wszystko - w początkowym okresie eksploatacji systemu, pracownicy powinni mieć zapewnione wsparcie merytoryczne (powinni mieć możliwość konsultacji ws. obsługi systemu). Pamiętajmy, że niechęć do zmiany oprogramowania wynika najczęściej z przyzwyczajenia do dotychczasowych rozwiązań i nieznajomości nowych.

Spersonalizowana konfiguracja systemu

Wiele systemów, aby mogło realnie wspomagać użytkownika w jego pracy (np. prezentując mu przydatne dane w odpowiedni sposób) wymaga wstępnej konfiguracji. Niektórzy pracownicy, po przeprowadzonym szkoleniu, poradzą sobie z nią sami. Ci natomiast, którym zabraknie dobrej woli bądź umiejętności, pozostawią oprogramowanie takim, jakim je dostarczono. Możliwy efekt? System kompletnie niedostosowany do potrzeb danego pracownika i jego zniechęcenie do wykorzystywania nowego narzędzia. Aby zapobiec takiej sytuacji, w początkowym okresie eksploatacji systemu warto na bieżąco monitorować działania pracowników i wspierać ich w razie potrzeby.

Intensywne testy akceptacyjne

Duża liczba błędów generowanych przez nowy system po rozpoczęciu jego eksploatacji w firmie to jeden z najgorszych możliwych scenariuszy. Jeśli problemy pojawiają się często i przez długi czas, mogą skutecznie zniechęcić pracowników do danego oprogramowania, które będzie odtąd postrzegane jako niestabilne i zawodne (nawet jeśli się to zmieni). Przed rozruchem produkcyjnym systemu pamiętajmy więc o odpowiednio długich i intensywnych testach akceptacyjnych, obejmujących wszystkie najważniejsze operacje wykonywane w rzeczywistych warunkach. Pozwolą one na wyłapanie i poprawę większości błędów jeszcze przed docelowym uruchomieniem nowego oprogramowania.

Grywalizacja (gamification) - połączenie pracy i zabawy

Aby zachęcić pracowników do korzystania z systemów informatycznych, coraz częściej wykorzystuje się elementy tzw. grywalizacji (z j. angielskiego gamification). Polega ona na wzbogaceniu oprogramowania o rozwiązania znane z gier komputerowych. Użytkownicy otrzymują punkty, odznaczenia i różnego rodzaju bonusy za wykonywanie określonych operacji w systemie (rejestracja rozmowy telefonicznej w systemie, szybkie zamknięcie zadania, liczba sprzedanych produktów itd.). Punkty i bonusy, w zależności od rodzaju zastosowanych elementów grywalizacji, przekładają się na ranking użytkowników - tak jak w grze komputerowej.

Grywalizacja nadaje systemom informatycznym ludzkiej twarzy, zapewniając użytkownikom odrobinę rozrywki w pracy, pozytywnie wpływając na ich działania i wzajemne relacje.

Metody alternatywne

Osobiście uważam, że z niewolnika nie ma pracownika i że, zgodnie z metodami zaprezentowanymi powyżej, najlepsze efekty uzyskuje się rozbudzając w użytkownikach sympatię do nowego systemu. Nie mniej jednak, istnieją również inne sposoby "zachęcania" pracowników do korzystania z nowych rozwiązań, z którymi również wielokrotnie się spotykam (i do których używania nie zachęcam). Jednym z nich jest warunkowanie premii (bądź innych profitów) pracowniczych od efektów pracy z systemem. Zasada jest prosta - korzystasz z narzędzia, szef jest zadowolony, otrzymujesz premię. Nie korzystasz z systemu, szef nie jest zadowolony - zapomnij o premii.

Moim zdaniem, w ten sposób pracownik nigdy nie zaprzyjaźni się z nowym rozwiązaniem. Kontrola działań w okresie rozruchu eksploatacyjnego - owszem, jest potrzebna. Jednak nie powinna przyjmować formy fizycznego nacisku. Innymi, bardziej przyjaznymi metodami (być może nieco trudniejszymi i droższymi w realizacji, ale zdecydowanie bardziej efektywnymi) osiągnięty rezultat będzie zdecydowanie trwalszy i pełniejszy.

Przeczytaj również:


Dodaj komentarz

  • Systemy informatyczne dla firm niedziela, 25, wrzesień 2016

    Producenci oprogramowania coraz częściej oferują własne usługi hostingowe. Niektórzy idą o krok dalej, udostępniając swój system wyłącznie w formie usługi (Software as a Service). Dla...

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 11, październik 2014

    Komputer każdego pracownika biurowego wyposażony jest w pewien zasób podstawowego oprogramowania, umożliwiającego wykonywanie jego codziennych zadań. Firmy za oprogramowanie to zazwyczaj sporo...

  • Systemy informatyczne dla firm piątek, 30, styczeń 2015

    W jaki sposób dokonać właściwego wyboru spośród ogromnej ilości systemów informatycznych dostępnych na rynku? Jak zdecydować które z rozwiązań spełni oczekiwania użytkowników i...

  • Systemy informatyczne dla firm sobota, 12, marzec 2016

    PDF to bardzo popularny format zapisu dokumentów. Z definicji jest on elektroniczną wersją wydruku, a więc czymś, czego nie powinno się już zmieniać. W praktyce często jednak pojawia się...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Również na stronie:

  • Systemy MRP/ERP sobota, 29, marzec 2014

    Systemy MRP (z jęz. angielskiego: Material Requirement Planning, co oznacza planowanie potrzeb materiałowych) to systemy informatyczne wykorzystywane do optymalizacji zapotrzebowania materiałowego...

  • Firmowa strona internetowa sobota, 10, styczeń 2015

    Każdemu posiadaczowi strony internetowej zależy na tym, aby była ona prezentowana w wynikach wyszukiwania Google jak najwyżej - najlepiej na pierwszym miejscu lub przynajmniej w TOP10. Wielu...

  • Systemy MRP/ERP sobota, 28, luty 2015

    Systemy ERP cieszą się obecnie największą popularnością spośród wszystkich rodzajów oprogramowania dla firm. Chętnie sięgają po nie zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i wielkie...