Na rynku oprogramowania dostępnych jest wiele systemów ERP o całkiem szerokiej funkcjonalności, zdających się wpisywać w standardowe potrzeby większości firm. Po wdrożeniu okazuje się jednak, że oprogramowaniu wiele brakuje do doskonałości, a korzystanie z niego nie jest przyjemnością, a utrapieniem. Poniżej przedstawiam siedem elementów, na które koniecznie należy zwrócić uwagę wybierając system ERP - wymienione problemy prędzej czy później odbiją się bowiem naszej firmie czkawką.

Typowe problemy wdrożonych systemów ERP

Wybierając system ERP dla swojej firmy zwracamy uwagę przede wszystkim na jego funkcjonalność, cenę czy portfolio firmy wdrożeniowej. Przy założeniu (poczynionym na potrzeby niniejszego tekstu - nie jest to bowiem takie oczywiste), że każdy dostępny na polskim rynku system ERP jest dostosowany do polskiego prawa, wydaje się to wystarczające. Pamiętając o tym, że aż 80% wdrożeń oprogramowania biznesowego kończy się niepowodzeniem, warto przeanalizować produkt dodatkowo pod kątem wymagań niefunkcjonalnych (np. wydajność przy dużej liczbie danych).

Poniżej przedstawiam 7 mniej oczywistych (a więc bynajmniej nie wszystkich!) niepożądanych cech systemów ERP, których należy unikać jak ognia podczas wyboru oprogramowania i jego wdrożenia. Nie wszystkie wynikają z samej charakterystyki produktu - wiele problemów to efekt nieodpowiedniego wdrożenia systemu przez wybraną firmę konsultingową.

1. Okienkowa aplikacja kliencka

Czasy okienkowych aplikacji biznesowych odchodzą w zapomnienie - również dla systemów ERP. Webowy charakter oprogramowania umożliwia dostęp do niego poprzez przeglądarkę internetową, a więc bez konieczności instalacji dodatkowych narzędzi na komputerze pracownika. W praktyce pozwala to również na korzystanie z systemu ERP z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu. Okienkowa aplikacja kliencka ogranicza tę swobodę, utrudnia korzystanie z systemu, a ponadto jest kłopotliwa w utrzymaniu dla firmowego działu IT.

2. Brak wsparcia dla urządzeń mobilnych

Z urządzeń mobilnych, takich jak smartfony czy tablety, coraz chętniej korzystamy również w pracy. Dotyczy to nie tylko pracowników terenowych (np. handlowców), lecz również osób pracujących stacjonarnie (np. biuro czy produkcja). Z tego względu ważne jest, aby z systemu ERP można było korzystać również za ich pomocą, w możliwie ergonomiczny sposób.

Niektóre systemy ERP udostępniają dedykowane aplikacje mobilne na smartfony i tablety, inne zaś (dotyczy niektórych systemów webowych - patrz pkt. 1) stawiają na responsywną architekturę aplikacji (RWD), której interfejs dostosowuje się do wymiarów i możliwości ekranu, na którym jest wyświetlana. Metoda nie jest tu istotna - ważne jest, abyśmy mogli wygodnie korzystać z systemu ERP na dowolnym urządzeniu.

3. Zbyt duża ilość dostępnych opcji

Systemy ERP to z natury oprogramowanie wielofunkcyjne, przeznaczone do kompleksowego zarządzania firmą. Zdarza się, że z tego powodu korzystanie z niego jest utrudnione - istotne dla pracownika funkcje giną gdzieś w gąszczu dostępnych opcji. Efekt: pracownik gubi się i wykonuje swoją pracę wolniej bądź ogranicza wykorzystanie systemu. Czasami jest to kwestia nieodpowiedniej konfiguracji uprawnień użytkownika (dostęp niedopasowany do rzeczywistych potrzeb wynikających ze specyfiki zajmowanego stanowiska), a czasami brakiem elastyczności samego oprogramowania.

4. Nieadekwatna do potrzeb zawartość formatek

Wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, gdy użytkownicy systemów ERP korzystali z nich nieprawidłowo, wpisując np. branżę kontrahenta w polu NIP, jego REGON w polu typ itp. Dlaczego? Otóż, gdzieś musieli te dane - istotne z punktu widzenia ich biznesu - wprowadzić. W sytuacji, gdy nie mieli do dyspozycji dedykowanych pól "Branża" czy "REGON", wpisywali je w inne pola - niewykorzystywane (np. "NIP" czy "Typ"). Efekt? Chaos informacyjny i dezorganizacja pracy innych, nieuświadomionych pracowników.

Inny częsty problem dot. formatek w systemach ERP: nieuzasadniona biznesowo wymagalność niektórych pól, czego efektem jest wpisywanie przez użytkowników "czegokolwiek" (np. "0" w polu "NIP" - gorzej, jeśli pole to wymaga podania poprawnej wartości, zgodnej z zasadą budowy NIP-u...).

Formatki systemu ERP, jako podstawowego narzędzia pracy w firmie, powinien zawierać dokładnie te pola, których potrzebują użytkownicy. Dodatkowo, system powinien kontrolować poprawność wprowadzanych wartości przez użytkownika (oczywiście tam, gdzie jest to możliwe) oraz pilnować wypełnień pól kluczowych.

5. Brak integracji z innymi systemami firmy

Nic nie frustruje bardziej niż konieczność wprowadzania tych samych danych kilka razy - w kilku miejscach. Niestety, niektóre wdrożenia systemów ERP fundują użytkownikom takie atrakcje. Zwykle dotyczy to sytuacji, gdy w firmie działa kilka systemów (np. mobilny system sprzedażowy, sklep internetowy oraz system ERP), które nie są ze sobą powiązane - działają zupełnie niezależnie. Biorąc pod uwagę, że system ERP z definicji jest "zintegrowanym systemem do zarządzania przedsiębiorstwem", jest to sytuacja co najmniej dziwna. Oprogramowanie w firmie powinno być spójne, operujące na tych samych danych. W przeciwnym wypadku mamy do czynienia z chałupnictwem, a nie wdrożeniem z prawdziwego zdarzenia.

6. Brak możliwości edycji szablonów dokumentów

Jeszcze nigdy nie spotkałem się z sytuacją, w której raz zdefiniowane szablony wydruków z systemu (raporty, wnioski i inne dokumenty) nie zmieniałyby się przez dłuższy czas. Przeciwnie, zwykle wymagają one częstych, aczkolwiek drobnych korekt (np. zmiana logo, dodatkowe informacje itp.). Jeśli system ERP nie udostępnia funkcji tworzenia własnych szablonów i edycji już istniejących, wszelkie modyfikacje trzeba zlecać firmie wdrożeniowej, co jest nie tylko kosztowne, ale i kłopotliwe (niemożliwe dokonywanie ad-hocowych zmian).

7. Niewystarczająca elastyczność

System ERP musi być dostosowany do procesów biznesowych zachodzących w danym przedsiębiorstwie. Oznacza to, że musi umożliwiać realizację wszystkich, nawet tych rzadko występujących i nietypowych. Klasycznym problemem związanym z niewystarczającą elastycznością systemu ERP jest brak możliwości sprzedaży produktu ze względu na niski stan magazynowy. Pozornie jest to pożądane zachowanie systemu, jednak często w praktyce uniemożliwia zarejestrowanie sprzedaży w przyszłości.

Przeczytaj również:


  • Nie uważam, że zbyt duża ilość opcji to błąd, jeżeli projektanci są w stanie ogarnąć interfejs i zrobić go intuicyjnym. Taka Odeela np. - niby CRM niby ERP, a wszystko jest na swoim miejscu.

  • @Victoria, aby system był naprawdę wygodny w obsłudze, powinien udostępniać danemu użytkownikowi wyłącznie te funkcje i opcje, które są mu potrzebne (tj. wynikają z jego obowiązków). Jaki jest sens pokazywania użytkownikowi w menu aplikacji np. pozycji "Importuj kontrahentów", jeśli jest on pracownikiem magazynu i nie zajmuje się wprowadzaniem nowych klientów do bazy? Niezależnie od tego jak cudownie projektant nie umieściłby tej opcji w interfejsie, jest ona nadmiarowa - utrudniająca pracę z systemem.

  • Kasia

    Z większością punktów się zgadzam - zastanawia mnie jedynie ten zachwyt nad dostępem przez przeglądarkę... Wiąże się to pewnie z supermodną ostatnio chmurą, która szczerze mówiąc też mnie nie przekonuje. Nie bez powodu niektóre firmy nie posiadają nieustannego połączenia z internetem w działach księgowości. Dla mnie mimo wszystko dane bezpieczniejsze są w staromodnej architekturze z firmowym serwerem i instalowalnym klientem. Jakiś interfejs przeglądarkowy powinien oczywiście być, ale chyba nie z pełną funkcjonalnością. W czasach gdy nikt nigdzie się nie rusza bez swojego laptopa/tabletu/smartfona wystarczy zainstalować aplikacje na jednym osobistym urządzeniu i po problemie.

  • Kasiu, webowa aplikacja kliencka - czyli dostępna przez przeglądarkę internetową - nie ma nic wspólnego z chmurą. Serwer oprogramowania możesz mieć spokojnie w swojej firmowej serwerowni, a komputery pracowników nie muszą być podłączone do internetu (wystarczy im jedynie połączenie z firmową siecią). Webowa aplikacja ma przede wszystkim atut niezależności od urządzenia, na którym pracujesz. Czy będzie to komputer z systemem Windows, Linux czy MacOS - masz na nim przeglądarkę internetową, z którą system ERP będzie współpracował. Twoja firma nie musi więc uzależniać zakupów urządzeń od posiadanego systemu ERP (i odwrotnie).

  • Marek

    @Kasia

    Z swojego doświadczenia mogę Ci powiedzieć, że to (szczególnie w małych firmach) dane są o wiele bardziej bezpieczne w CHMURZE.

    Wielu naszych klientów (głownie mikro oraz małe firmy produkcyjne) przesiadając się na chmurowe Prodio.pl porzuca swoje serwery, które były tykającymi bombami zegarowymi.

    Ile znasz małych firm, gdzie dyski połączone są parami duplikując dane na wypadek awarii jednego z nich, idzie archiwiazacja do osobnej jednostki (gdyby np cały serwer uległ zniszczeniu), sam dysk ma szyfracje na wypadek skradzenia całego komputera.. ..bo ja to może z 5% znam ;)

    Typowa mała firma ma blaszka z zwykłym softem i klasycznym twardzieniem wyjącym tak jakby już miał paść i oczywiście nic zaszyfrowanego - czyli na kradzież danych oraz ich utratę narażeni są ogromnie - setki razy bardziej niż korzystając z naszego chmurowego oprogramowania.

    Druga sprawa to jeśli ktoś chce sprawdzić co dzieje się w firmie albo na spotkaniu u Klienta sprawdzić status jego zamówień to mając dane w chmurze może to zrobić z swojego smarftona (oczywiście na zabezpieczonym połączeniu). A problem braku internetu... ...nie pamiętam kiedy coś takiego mi się zdarzyło :)

  • Mateusz

    Kasiu doskonale wyjaśnił Ci to Piotr jeżeli chodzi o system klasy ERP dostępny przez przeglądarkę. Zazwyczaj firmy oferujące oprogramowanie tego typu posiadają dwa modele sprzedażowe, w chmurze firmy tworzącej oprogramowanie (wtedy oferta kierowana jest przeważnie do małych i średnich firm) oraz na własnym serwerze (decydują się na to głównie większe firmy ze względu na koszty). Największą zaletą systemów działających w przeglądarce internetowej jest ich mobilność, ponieważ działają bardzo dobrze na komputerach stacjonarnych, tabletach i telefonach komórkowych. Korzystanie z systemu ERP na telefonie może wydawać się abstrakcyjne ale coraz więcej kadry zarządzającej oraz handlowców potrzebuje tego typu rozwiązań. Ze swojej strony mogę polecić system merSoft ERP (meritus.pl/system).

  • Kasia

    @Marek
    A to na jakim serwerze instaluje się system informatyczny to już jest inny temat.
    Ja nie mówię w tym momencie o wyborze między pudełkowym programikiem za kilkaset złotych, który instaluje się samemu byle gdzie i byle jak, a tą samą funkcjonalnością w chmurze. Wtedy faktycznie kwestie bezpieczeństwa są na plus dla chmury.
    Ja mówię o dedykowanym dla systemu ERP serwerze z prawdziwego zdarzenia z odpowiednią macierzą RAID, odpowiednim firewallem, acceslistami itd. Oczywiście że nie są to rzeczy tanie, ale umówmy się, prawdziwe systemy ERP też nie kosztują 1000 zł. W takim wypadku (i w świetle RODO) chmura przestaje już być tak konkurencyjna...
    Dostawców "systemów ERP" którzy godzą się na zainstalowanie systemu na, jak to ująłeś, "blaszku ze zwykłym softem" pozostawię bez komentarza...
    A co do dostępu do internetu... Niestety nie wszędzie w naszym pięknym kraju jest tak różowo. Zwłaszcza że często zakłady produkcyjne są na obrzeżach miast albo wręcz w szczerym polu, gdzie z siecią bywa różnie...

Dodaj komentarz

Jak nowocześnie informatyzować przedsiębiorstwo? Digitalizacja firmy z systemem ERP
Technologie informatyczne od początku swojego istnienia wspierają biznes - dzięki czemu same od kilku dziesięcioleci mają okazję dynamicznie... Czytaj więcej...
Systemy ERP - korzyści dla małych i średnich firm
Coroczne badania GUS pokazują, że większość przedsiębiorców w naszym kraju w dalszym ciągu nie spieszy się z cyfrową transformacją swoich... Czytaj więcej...
Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Dobry system do oceny kompetencji pracowników, czyli jaki?
Ocena kompetencji? Nic prostszego, klikamy w arkusz, wyświetla się wynik i koniec. Niestety, w zarządzaniu zasobami ludzkimi podstawowym... Czytaj więcej...
10 sposobów na zwiększenie ROI systemu informatycznego
W Europie aż 70-80% wdrożeń biznesowych systemów informatycznych (ERP oraz CRM) kończy się niepowodzeniem. Niepowodzenie niejedno ma imię, dla... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
Jak przekonać pracowników do nowego oprogramowania?
Ze zmiany systemów informatycznych w firmie zazwyczaj cieszą się jedynie jej pomysłodawcy (na przykład kierownictwo bądź najbardziej wpływowi... Czytaj więcej...
Jak NIE kupować systemów informatycznych?
Wybór systemu informatycznego dla firmy zdecydowanie nie jest prostą sprawą. Dostępnych rozwiązań na rynku jest całe multum, podobnie jak i... Czytaj więcej...