Na rynku oprogramowania dostępnych jest wiele systemów ERP o całkiem szerokiej funkcjonalności, zdających się wpisywać w standardowe potrzeby większości firm. Po wdrożeniu okazuje się jednak, że oprogramowaniu wiele brakuje do doskonałości, a korzystanie z niego nie jest przyjemnością, a utrapieniem. Poniżej przedstawiam siedem elementów, na które koniecznie należy zwrócić uwagę wybierając system ERP - wymienione problemy prędzej czy później odbiją się bowiem naszej firmie czkawką.
{flike}
Typowe problemy wdrożonych systemów ERP
Wybierając system ERP dla swojej firmy zwracamy uwagę przede wszystkim na jego funkcjonalność, cenę czy portfolio firmy wdrożeniowej. Przy założeniu (poczynionym na potrzeby niniejszego tekstu - nie jest to bowiem takie oczywiste), że każdy dostępny na polskim rynku system ERP jest dostosowany do polskiego prawa, wydaje się to wystarczające. Pamiętając o tym, że aż 80% wdrożeń oprogramowania biznesowego kończy się niepowodzeniem, warto przeanalizować produkt dodatkowo pod kątem wymagań niefunkcjonalnych (np. wydajność przy dużej liczbie danych).
Poniżej przedstawiam 7 mniej oczywistych (a więc bynajmniej nie wszystkich!) niepożądanych cech systemów ERP, których należy unikać jak ognia podczas wyboru oprogramowania i jego wdrożenia. Nie wszystkie wynikają z samej charakterystyki produktu - wiele problemów to efekt nieodpowiedniego wdrożenia systemu przez wybraną firmę konsultingową.
1. Okienkowa aplikacja kliencka
Czasy okienkowych aplikacji biznesowych odchodzą w zapomnienie - również dla systemów ERP. Webowy charakter oprogramowania umożliwia dostęp do niego poprzez przeglądarkę internetową, a więc bez konieczności instalacji dodatkowych narzędzi na komputerze pracownika. W praktyce pozwala to również na korzystanie z systemu ERP z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu. Okienkowa aplikacja kliencka ogranicza tę swobodę, utrudnia korzystanie z systemu, a ponadto jest kłopotliwa w utrzymaniu dla firmowego działu IT.
2. Brak wsparcia dla urządzeń mobilnych
Z urządzeń mobilnych, takich jak smartfony czy tablety, coraz chętniej korzystamy również w pracy. Dotyczy to nie tylko pracowników terenowych (np. handlowców), lecz również osób pracujących stacjonarnie (np. biuro czy produkcja). Z tego względu ważne jest, aby z systemu ERP można było korzystać również za ich pomocą, w możliwie ergonomiczny sposób.
Niektóre systemy ERP udostępniają dedykowane aplikacje mobilne na smartfony i tablety, inne zaś (dotyczy niektórych systemów webowych - patrz pkt. 1) stawiają na responsywną architekturę aplikacji (RWD), której interfejs dostosowuje się do wymiarów i możliwości ekranu, na którym jest wyświetlana. Metoda nie jest tu istotna - ważne jest, abyśmy mogli wygodnie korzystać z systemu ERP na dowolnym urządzeniu.
3. Zbyt duża ilość dostępnych opcji
Systemy ERP to z natury oprogramowanie wielofunkcyjne, przeznaczone do kompleksowego zarządzania firmą. Zdarza się, że z tego powodu korzystanie z niego jest utrudnione - istotne dla pracownika funkcje giną gdzieś w gąszczu dostępnych opcji. Efekt: pracownik gubi się i wykonuje swoją pracę wolniej bądź ogranicza wykorzystanie systemu. Czasami jest to kwestia nieodpowiedniej konfiguracji uprawnień użytkownika (dostęp niedopasowany do rzeczywistych potrzeb wynikających ze specyfiki zajmowanego stanowiska), a czasami brakiem elastyczności samego oprogramowania.
4. Nieadekwatna do potrzeb zawartość formatek
Wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, gdy użytkownicy systemów ERP korzystali z nich nieprawidłowo, wpisując np. branżę kontrahenta w polu NIP, jego REGON w polu typ itp. Dlaczego? Otóż, gdzieś musieli te dane - istotne z punktu widzenia ich biznesu - wprowadzić. W sytuacji, gdy nie mieli do dyspozycji dedykowanych pól "Branża" czy "REGON", wpisywali je w inne pola - niewykorzystywane (np. "NIP" czy "Typ"). Efekt? Chaos informacyjny i dezorganizacja pracy innych, nieuświadomionych pracowników.
Inny częsty problem dot. formatek w systemach ERP: nieuzasadniona biznesowo wymagalność niektórych pól, czego efektem jest wpisywanie przez użytkowników "czegokolwiek" (np. "0" w polu "NIP" - gorzej, jeśli pole to wymaga podania poprawnej wartości, zgodnej z zasadą budowy NIP-u...).
Formatki systemu ERP, jako podstawowego narzędzia pracy w firmie, powinien zawierać dokładnie te pola, których potrzebują użytkownicy. Dodatkowo, system powinien kontrolować poprawność wprowadzanych wartości przez użytkownika (oczywiście tam, gdzie jest to możliwe) oraz pilnować wypełnień pól kluczowych.
5. Brak integracji z innymi systemami firmy
Nic nie frustruje bardziej niż konieczność wprowadzania tych samych danych kilka razy - w kilku miejscach. Niestety, niektóre wdrożenia systemów ERP fundują użytkownikom takie atrakcje. Zwykle dotyczy to sytuacji, gdy w firmie działa kilka systemów (np. mobilny system sprzedażowy, sklep internetowy oraz system ERP), które nie są ze sobą powiązane - działają zupełnie niezależnie. Biorąc pod uwagę, że system ERP z definicji jest "zintegrowanym systemem do zarządzania przedsiębiorstwem", jest to sytuacja co najmniej dziwna. Oprogramowanie w firmie powinno być spójne, operujące na tych samych danych. W przeciwnym wypadku mamy do czynienia z chałupnictwem, a nie wdrożeniem z prawdziwego zdarzenia.
6. Brak możliwości edycji szablonów dokumentów
Jeszcze nigdy nie spotkałem się z sytuacją, w której raz zdefiniowane szablony wydruków z systemu (raporty, wnioski i inne dokumenty) nie zmieniałyby się przez dłuższy czas. Przeciwnie, zwykle wymagają one częstych, aczkolwiek drobnych korekt (np. zmiana logo, dodatkowe informacje itp.). Jeśli system ERP nie udostępnia funkcji tworzenia własnych szablonów i edycji już istniejących, wszelkie modyfikacje trzeba zlecać firmie wdrożeniowej, co jest nie tylko kosztowne, ale i kłopotliwe (niemożliwe dokonywanie ad-hocowych zmian).
7. Niewystarczająca elastyczność
System ERP musi być dostosowany do procesów biznesowych zachodzących w danym przedsiębiorstwie. Oznacza to, że musi umożliwiać realizację wszystkich, nawet tych rzadko występujących i nietypowych. Klasycznym problemem związanym z niewystarczającą elastycznością systemu ERP jest brak możliwości sprzedaży produktu ze względu na niski stan magazynowy. Pozornie jest to pożądane zachowanie systemu, jednak często w praktyce uniemożliwia zarejestrowanie sprzedaży w przyszłości.
Komentarze (7)