Liczba przedsiębiorstw oceniających swoich pracowników systematycznie rośnie. Część z nich opracowanie metodologii ocen zamawia w firmach konsultingowych, a reszta tworzy własne autorskie rozwiązania. Z moich obserwacji wynika, że zdecydowana większość przedsiębiorstw, które oceniają swoich pracowników bazuje na systemach ocen tworzonych własnymi siłami. Wynikiem tego jest bardzo duża różnorodność kryteriów oceny, sposobów oceniania oraz formularzy ocen.

Aby ocena była skuteczna, poza samą oceną i rozmową oceniającą, istotne jest to, co dzieje się po niej, czyli realizacja planów rozwojowych i postawionych celów oraz możliwość porównania kolejnych ocen pracowników w celu śledzenia ich postępów. Dlatego coraz więcej firm dojrzewa do tego, żeby proces ocen zautomatyzować za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

Czego oczekujemy od nowego systemu?

Stojąc przed perspektywą wyboru systemu, który ma pomagać w przeprowadzeniu oceny, musimy zadać sobie kilka pytań:

  • Czy szukamy systemu do przeprowadzenia naszej konkretnej, wymyślonej oceny? A może zakładamy, że system oceniania będzie ewoluował i potrzebne jest nam elastyczne rozwiązanie dające gwarancję, że nasze pomysły w przyszłości też da się w nim zrealizować?
  • Czy jesteśmy gotowi na kompromis? Czy możemy zmienić swoje formularze ocen tak, aby dały się odwzorować w systemie?
  • Jakie funkcje powinien realizować system? Jakie elementy procesu oceny powinny być wspierane przez oprogramowanie, jakie informacje powinny być rejestrowane?
  • Czy jesteśmy gotowi wybrać rozwiązanie w chmurze, czy może preferujemy system, który będzie zainstalowany na naszych komputerach?

Istnieje wiele rodzajów ocen. Możemy oceniać kompetencje, cele (MbO), kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), realizację zadań czy też potencjał pracowników. Możemy mieć do czynienia z oceną 90, 180, 270 lub 360 stopni. Standardowo jest tak, że oceniamy kompetencje pod kątem rozwoju pracowników, a cele lub wskaźniki efektywności pod kątem premiowania.  Jednakże w firmach spotykamy różnorodne, nierzadko wymieszane modele ocen zawierające w sobie na przykład ocenę celów i kompetencji. Często można spotkać się z pytaniem o system do oceny rocznej. Dopiero seria dociekliwych pytań pozwala ustalić co i jak będzie oceniane.

Elastyczność systemu do oceny pracowników

W trakcie wyboru systemu warto zwrócić uwagę na jego elastyczność. Z reguły zapoznając się z rozwiązaniem skupiamy się tylko na tym, żeby uruchomić naszą konkretną ocenę. Nie zwracamy natomiast uwagi na możliwości konfiguracyjne oprogramowania. W niedalekiej przyszłości może okazać się jednak, że zmienimy koncepcję oceniania, a wybrany przez nas system okaże się nieprzydatny i będziemy musieli szukać innego lub inwestować środki w modyfikacje.  Zwracajmy więc uwagę na możliwości konfiguracji różnorodnych kryteriów oceny, skali i elementów formularza oceny, żebyśmy nawet z drobnymi modyfikacjami nie musieli zwracać się do dostawcy oprogramowania.

Zdarza się, że firmy swoje pierwsze oceny przeprowadzają za pomocą formularzy w Wordzie lub Excelu. Formularze te są ściśle dopasowane do modelu oceny i specyfiki firmy. W trakcie wyboru nowego systemu oczekuje się, aby formularze wyglądały identycznie (bo są dla firmy najlepsze i wszyscy zdążyli się już do nich przyzwyczaić). Oczywiście firma informatyczna za dodatkową opłatą jest w stanie zrobić na nasze zamówienie dokładnie taki sam formularz, ale czy rzeczywiście jest to najlepsze rozwiązanie? Jeśli za jakiś czas zmienimy sposób oceny, wówczas będziemy musieli zlecić stworzenie kolejnego dedykowanego arkusza, co oznacza ponowny wydatek.

Zalecam próbę zapisania swoich formularzy ocen za pomocą narzędzi udostępnianych przez oprogramowanie. Prawdopodobnie nowe arkusze nie będą tak idealne i ładne jak dotychczasowe (wykonane w Excelu czy Wordzie), natomiast nie poniesiemy dodatkowych nakładów na modyfikacje i w razie zmiany sposobu oceny będziemy mogli wykorzystać elastyczne narzędzia systemów informatycznych. Dostawcy oprogramowania nie zawsze o tym mówią, ale wykonanie „szytego na miarę” formularza oceny bardzo często odcina nas od dostępu do nowości, które w przyszłości pojawią się w danym programie. Systemy rozwijają się, są wzbogacane o nowe ciekawe funkcje, udostępniane jednak wyłącznie tym, którzy używają standardowych funkcji oprogramowania.

Technologie chmurowe, a ocena pracowników

Programy do ocen pracowniczych bezpiecznie i bez problemów można umieszczać w chmurze. Niewiele danych o pracownikach jest wymaganych do przeprowadzenia oceny, a połączenia z innymi systemami nie są z reguły wymagane bądź są proste do obsłużenia.  Wymiana danych następuje dość rzadko i jest związana z konkretnym procesem oceny. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania chmurowe. W przypadku wyboru oceny w chmurze warto zainteresować się bezpieczeństwem oferowanego rozwiązania.

W kolejnych artykułach opiszę funkcje systemów do ocen okresowych pracowników.  Skupię się na Ocenie Kompetencji i Zarządzaniu przez Cele (MbO) oraz Ocenie Efektywności Pracowników.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

Jak najłatwiej zarządzać zadaniami w firmie?
Większość polskich firm korzysta z pakietu Microsoft Office - w tym coraz częściej z jego najnowszej odsłony Office 365. Mało kto jednak zdaje... Czytaj więcej...
Co to jest system CRM? Rodzaje i przykłady rozwiązań do zarządzania relacjami z klientami
O systemach CRM wiele się mówi i pisze, jednak nie zawsze tylko i wyłącznie prawdę. Zastosowanie oprogramowania tej klasy w biznesie jest bowiem... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
fsDesk - recepta na skuteczną obsługę serwisową
Serwis należy do tej grupy usług, które bardzo cenią konsumenci, a za którymi - delikatnie mówiąc - nie przepadają producenci i... Czytaj więcej...
Wanda - inteligentny tłumacz dla zespołów międzynarodowych
Wanda to opracowany przez Unit4 cyfrowy asystent dla przedsiębiorstw, wprowadzony na rynek na początku zeszłego roku. To pierwsze tego typu... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Jak skutecznie zarządzać urlopami w firmie? Najlepsze darmowe systemy Leave Management
W okresie wakacyjnym wielu firmom (tj. ich menedżerom) szczególnie doskwiera problem zarządzania urlopami pracowników. Nie jest to jednak kłopot... Czytaj więcej...
Jak zarabiają producenci darmowego oprogramowania?
Miesiącami projektują, programują i testują rozwiązania informatyczne, ponoszą koszty reklamy i marketingu, poprawiają ewentualne błędy, aby... Czytaj więcej...
Jakim systemem wspierać Zarządzanie przez Cele (MBO)?
Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny... Czytaj więcej...
Jak mobilnie zarządzać pracownikami?
Zasoby ludzkie to najważniejsze aktywa w firmie - wie o tym każdy przedsiębiorca. Ze względu na swoją wyjątkową wartość i specyfikę, kadry... Czytaj więcej...
Grywalizacja (Gamification) - czym jest i jak wykorzystać ją w biznesie?
Dobrą zabawę lubi każdy z nas, dlatego tak chętnie sięgamy po gry komputerowe, planszowe czy towarzyskie. Gry dostarczają nam rozrywki, stąd... Czytaj więcej...