Liczba przedsiębiorstw oceniających swoich pracowników systematycznie rośnie. Część z nich opracowanie metodologii ocen zamawia w firmach konsultingowych, a reszta tworzy własne autorskie rozwiązania. Z moich obserwacji wynika, że zdecydowana większość przedsiębiorstw, które oceniają swoich pracowników bazuje na systemach ocen tworzonych własnymi siłami. Wynikiem tego jest bardzo duża różnorodność kryteriów oceny, sposobów oceniania oraz formularzy ocen.

Aby ocena była skuteczna, poza samą oceną i rozmową oceniającą, istotne jest to, co dzieje się po niej, czyli realizacja planów rozwojowych i postawionych celów oraz możliwość porównania kolejnych ocen pracowników w celu śledzenia ich postępów. Dlatego coraz więcej firm dojrzewa do tego, żeby proces ocen zautomatyzować za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

Czego oczekujemy od nowego systemu?

Stojąc przed perspektywą wyboru systemu, który ma pomagać w przeprowadzeniu oceny, musimy zadać sobie kilka pytań:

  • Czy szukamy systemu do przeprowadzenia naszej konkretnej, wymyślonej oceny? A może zakładamy, że system oceniania będzie ewoluował i potrzebne jest nam elastyczne rozwiązanie dające gwarancję, że nasze pomysły w przyszłości też da się w nim zrealizować?
  • Czy jesteśmy gotowi na kompromis? Czy możemy zmienić swoje formularze ocen tak, aby dały się odwzorować w systemie?
  • Jakie funkcje powinien realizować system? Jakie elementy procesu oceny powinny być wspierane przez oprogramowanie, jakie informacje powinny być rejestrowane?
  • Czy jesteśmy gotowi wybrać rozwiązanie w chmurze, czy może preferujemy system, który będzie zainstalowany na naszych komputerach?

Istnieje wiele rodzajów ocen. Możemy oceniać kompetencje, cele (MbO), kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), realizację zadań czy też potencjał pracowników. Możemy mieć do czynienia z oceną 90, 180, 270 lub 360 stopni. Standardowo jest tak, że oceniamy kompetencje pod kątem rozwoju pracowników, a cele lub wskaźniki efektywności pod kątem premiowania.  Jednakże w firmach spotykamy różnorodne, nierzadko wymieszane modele ocen zawierające w sobie na przykład ocenę celów i kompetencji. Często można spotkać się z pytaniem o system do oceny rocznej. Dopiero seria dociekliwych pytań pozwala ustalić co i jak będzie oceniane.

Elastyczność systemu do oceny pracowników

W trakcie wyboru systemu warto zwrócić uwagę na jego elastyczność. Z reguły zapoznając się z rozwiązaniem skupiamy się tylko na tym, żeby uruchomić naszą konkretną ocenę. Nie zwracamy natomiast uwagi na możliwości konfiguracyjne oprogramowania. W niedalekiej przyszłości może okazać się jednak, że zmienimy koncepcję oceniania, a wybrany przez nas system okaże się nieprzydatny i będziemy musieli szukać innego lub inwestować środki w modyfikacje.  Zwracajmy więc uwagę na możliwości konfiguracji różnorodnych kryteriów oceny, skali i elementów formularza oceny, żebyśmy nawet z drobnymi modyfikacjami nie musieli zwracać się do dostawcy oprogramowania.

Zdarza się, że firmy swoje pierwsze oceny przeprowadzają za pomocą formularzy w Wordzie lub Excelu. Formularze te są ściśle dopasowane do modelu oceny i specyfiki firmy. W trakcie wyboru nowego systemu oczekuje się, aby formularze wyglądały identycznie (bo są dla firmy najlepsze i wszyscy zdążyli się już do nich przyzwyczaić). Oczywiście firma informatyczna za dodatkową opłatą jest w stanie zrobić na nasze zamówienie dokładnie taki sam formularz, ale czy rzeczywiście jest to najlepsze rozwiązanie? Jeśli za jakiś czas zmienimy sposób oceny, wówczas będziemy musieli zlecić stworzenie kolejnego dedykowanego arkusza, co oznacza ponowny wydatek.

Zalecam próbę zapisania swoich formularzy ocen za pomocą narzędzi udostępnianych przez oprogramowanie. Prawdopodobnie nowe arkusze nie będą tak idealne i ładne jak dotychczasowe (wykonane w Excelu czy Wordzie), natomiast nie poniesiemy dodatkowych nakładów na modyfikacje i w razie zmiany sposobu oceny będziemy mogli wykorzystać elastyczne narzędzia systemów informatycznych. Dostawcy oprogramowania nie zawsze o tym mówią, ale wykonanie „szytego na miarę” formularza oceny bardzo często odcina nas od dostępu do nowości, które w przyszłości pojawią się w danym programie. Systemy rozwijają się, są wzbogacane o nowe ciekawe funkcje, udostępniane jednak wyłącznie tym, którzy używają standardowych funkcji oprogramowania.

Technologie chmurowe, a ocena pracowników

Programy do ocen pracowniczych bezpiecznie i bez problemów można umieszczać w chmurze. Niewiele danych o pracownikach jest wymaganych do przeprowadzenia oceny, a połączenia z innymi systemami nie są z reguły wymagane bądź są proste do obsłużenia.  Wymiana danych następuje dość rzadko i jest związana z konkretnym procesem oceny. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania chmurowe. W przypadku wyboru oceny w chmurze warto zainteresować się bezpieczeństwem oferowanego rozwiązania.

W kolejnych artykułach opiszę funkcje systemów do ocen okresowych pracowników.  Skupię się na Ocenie Kompetencji i Zarządzaniu przez Cele (MbO) oraz Ocenie Efektywności Pracowników.

Przeczytaj również:


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz
  • Firmowa strona internetowa sobota, 10, styczeń 2015

    Każdemu posiadaczowi strony internetowej zależy na tym, aby była ona prezentowana w wynikach wyszukiwania Google jak najwyżej - najlepiej na pierwszym miejscu lub przynajmniej w TOP10. Wielu...

  • Firmowa strona internetowa niedziela, 03, styczeń 2016

    Czasem po wpisaniu w przeglądarce adresu własnej strony internetowej można się wielce zdziwić i np. jej nie zastać. Bądź, co gorsze, zastać zupełnie inną o - delikatnie mówiąc -...

  • Firmowa strona internetowa wtorek, 19, wrzesień 2017

    Chociaż zawodowo nigdy nie zajmowałem się tworzeniem stron WWW, mam na swoim koncie co najmniej kilka (moim zdaniem całkiem udanych) ich realizacji. Budując serwisy internetowe stosowałem...

  • Firmowa strona internetowa piątek, 05, sierpień 2016

    Ponad 20% (a według niektórych danych niemal 50%) polskich przedsiębiorców nie posiada własnej strony internetowej. 30% nie korzysta natomiast z poczty elektronicznej. Tymczasem, według...

  • Systemy HR sobota, 21, kwiecień 2018

    Proces Zarządzania przez Cele (MbO – Management by Objectives) mimo, że de facto kończy się oceną realizacji celów, różni się od Oceny Kompetencji, czy też Oceny Efektywności...

  • Systemy HR czwartek, 14, grudzień 2017

    Liczba przedsiębiorstw oceniających swoich pracowników systematycznie rośnie. Część z nich opracowanie metodologii ocen zamawia w firmach konsultingowych, a reszta tworzy własne autorskie...

  • Systemy HR środa, 20, grudzień 2017

    Ocena kompetencji? Nic prostszego, klikamy w arkusz, wyświetla się wynik i koniec. Niestety, w zarządzaniu zasobami ludzkimi podstawowym standardem jest... brak jakichkolwiek standardów. Widać...




Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

Zapraszam również na mój nowy blog: piotrrawski.pl

Również na stronie:

  • Sprzedaż i marketing sobota, 07, maj 2016

    Newsletter to świetny sposób na budowanie świadomości marki i podtrzymywanie relacji z klientami. Jego prowadzenie nie jest kosztowne, a może przynieść jego autorom mnóstwo korzyści - np. w...

  • Narzędzia pracy grupowej sobota, 27, wrzesień 2014

    Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami. Większość z nich to rozbudowane, wyrafinowane platformy umożliwiające delegowanie zadań innym użytkownikom,...

  • Systemy informatyczne dla firm piątek, 20, luty 2015

    Firmy informatyczne coraz częściej proponują swoim klientom wdrażanie oprogramowania z wykorzystaniem tzw. metodyk zwinnych - przede wszystkim Scruma. Reklamuje się go jako bardziej efektywny i...