Wielu z nas wzbrania się przed założeniem własnej działalności gospodarczej - pomimo ciekawego pomysłu i dobrego biznesplanu. Częstymi przeszkodami są obawa przed formalnościami, konieczność gromadzenia dużej liczby dokumentów, pilnowania terminów czy wystawiania faktur - czyli czynności niezwiązane z domenową działalnością firmy, a wymagające skrupulatności oraz sporego nakładu pracy.

Na szczęście każdą z tych barier można w łatwy sposób zniwelować. Dziś pokażę jak najłatwiej poradzić sobie z ostatnim z tematów - za pomocą prostego w obsłudze narzędzia do kompleksowego zarządzania fakturami - Fakturownia.pl.

Wystawianie faktur, a polskie prawo

Faktura - definicja i rodzaje

Faktura to najpopularniejszy dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Co ważne, o tym, czy dany dokument możemy uznać za fakturę nie decyduje jego nazwa, a dane, które zawiera. Określa je Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT). Może więc zdarzyć się, że trzymając w rękach "rachunek", mamy tak naprawdę do czynienia z fakturą VAT - i odwrotnie.

Od zawartości faktury zależy także jej rodzaj - do najczęściej wykorzystywanych w Polsce typów faktur należą m.in.:

  • faktura VAT
  • faktura proforma
  • faktura podatnika zwolnionego z VAT
  • faktura zaliczkowa
  • faktura korygująca
  • faktura końcowa

Kiedy należy wystawić fakturę?

O ile będąc osobą fizyczną z reguły obojętnie nam czy od sprzedawcy otrzymamy paragon, rachunek czy fakturę, tak jako przedsiębiorca mamy obowiązek zarówno wystawiać faktury, jak i potwierdzać za ich pomocą własne zakupy (np. w celu rozliczenia podatku VAT). Zgodnie z ustawą, na wystawienie faktury podatnik ma czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Np. jeśli sprzedaż nastąpiła 20 kwietnia, czas na wystawienie faktury mamy do 15 maja. Od tej zasady istnieje kilka odstępstw, szerzej opisanych tutaj.

Jak wystawić fakturę?

Zgodnie z polskim prawem fakturę można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Istotne jest natomiast aby została wystawiona w dwóch egzemplarzach - po jednym dla wystawcy i nabywcy. Z punktu widzenia ustawodawcy nie ma znaczenia czy faktura elektroniczna zostanie udostępniona w formie pliku PDF, DOC czy JPG. Nie jest istotny również sposób udostępnienia dokumentu (np. nośnik pamięci, e-mail  czy też ścieżka do wygenerowanej faktury w usłudze internetowej).

Program do wystawiania faktur online

Niezależnie od tego jaką fakturę zamierzamy wystawić, z pomocą przyjdzie nam program do wystawiania faktur Fakturownia.pl. Fakturownia to system niewymagający instalacji czy wdrożenia - jako usługa internetowa jest on bowiem dostępny z każdego miejsca na świecie. Niewymagana (choć możliwa) jest również jego konfiguracja (np. dostosowanie szablonu faktury do własnych potrzeb). Aby rozpocząć korzystanie z programu wystarczy bowiem zarejestrować się w serwisie Fakturownia.pl (do czego można również wykorzystać swoje istniejące konto Google bądź Facebook).

UWAGA! Producent usługi Fakturownia.pl specjalnie dla czytelników bloga informatykawfirmie.pl przygotował 30-procentowy rabat na wszystkie pakiety abonamentowe swojego produktu. Aby z niego skorzystać, podczas uzupełniania formularza płatności należy podać następujący kod: INWFI30

Producent usługi Fakturownia.pl - ten sam, który odpowiada za sukces jednego z najpopularniejszych polskich online'owych systemów CRM - Sugester, reklamuje swój produkt jako najszybszy sposób na wystawienie faktury. I rzeczywiście, Fakturownia została zaprojektowana w taki sposób, aby możliwie najłatwiej i najprędzej tworzyć w niej dokumenty rozliczeniowe

Prosta forma pulpitu użytkownika Fakturowni nie pozwala się pomylić - pod kolejnymi przyciskami kryją się akcje szybkiego tworzenia dokumentów rozliczeniowych

Przejrzysty interfejs

Prostota obsługi Fakturowni to w dużej mierze zasługa jej interfejsu graficznego. Na swoim pulpicie użytkownik ma do dyspozycji wyłącznie te funkcje (oznaczające możliwość generowania wybranych dokumentów), na których mu zależy. Po pierwszym zalogowaniu mamy możliwość wystawienia jedynie kilku podstawowych faktur - pozostałe opcje pojawiają się po zmianie ustawień programu. I bardzo dobrze - grubo ponad 20 rodzajów dokumentów obsługiwanych przez aplikację mogłoby onieśmielić użytkownika, który chciałby kilka razy w miesiącu wystawić zwyczajną fakturę VAT.

Jeśli chodzi o samą warstwę graficzną - jest ona dość oszczędna w formie. W Fakturowni nie uświadczymy wielu barw i grafik, co jednak paradoksalnie jest atutem. System nie posiada nadmiarowych elementów, które mogłyby odciągać uwagę użytkowników od jego najistotniejszych fragmentów, jak np. formularze. Cieszy fakt, że aplikacja wykonana jest w technologii RWD, co oznacza, że dostosowuje swój kształt do wymiarów ekranu, na którym jest wyświetlana. Dzięki temu z Fakturowni wygodnie korzysta się nie tylko na komputerze stacjonarnym czy laptopie, ale również tablecie bądź smartfonie.

Dlaczego z Fakturownią jest szybciej?

Pierwszą fakturę wystawiłem z pomocą Fakturowni w około 2 minuty. Brzmi nieźle, jednak z każdą kolejną mój wynik okazywał się lepszy. Wszystko za sprawą rozwiązania podpowiadającego dane, które zostały już wcześniej wprowadzone do systemu. Dotyczy to niemal wszystkich kluczowych informacji - m.in. danych wystawcy faktury, kontrahenta, wskazanych w dokumencie produktów i usług czy kwot. Aby skorzystać z podpowiedzi i ograniczyć ręczne wpisywanie tych samych informacji, wystarczy wprowadzić kilka pierwszych znaków danej frazy (np. nazwy kontrahenta) bądź wybrać ją z rozwijanej listy. Zapisane podczas wystawiania faktur dane słownikowe Fakturownia zapisuje w odpowiednich modułach systemu (Klienci, Produkty itp.), umożliwiając zarządzanie nimi (np. modyfikację bądź wprowadzenie nowych pozycji) w dowolnym momencie - niezależnie od pracy nad kolejnymi dokumentami.

Istnieje jeszcze szybszy i prostszy sposób na wystawianie nowych faktur - funkcja "wystaw podobną", która kopiuje dokument (z możliwością edycji danych) - zapisując nowy zgodnie z przyjętą numeracją. Oczywiście aplikacja dba o odpowiednią numerację faktur (której format możemy dostosować do własnych potrzeb) oraz prawidłowe przeliczanie ich zawartości. Tym użytkownik przejmować się już absolutnie nie musi.

W porządku, a co z pierwszym wprowadzeniem danych do systemu? Czy muszą zostać wpisane ręcznie? Bynajmniej - dzięki integracji Fakturowni z bazą GUS, aplikacja jest w stanie rozpoznać wprowadzaną firmę i pobrać brakujące informacje teleadresowe wprost z internetu. System można również zasilić danymi klientów, dokumentów czy produktów pochodzącymi z innych źródeł - poprzez ich import z plików tekstowych.

Wygląd dokumentu

Dużą zaletą Fakturowni jest to, że mimo prostoty jej obsługi oraz szybkości wystawiania faktur, daje ona sporą elastyczność w zakresie prezentacji generowanych dokumentów. Każdą z przygotowywanych faktur możemy oprzeć na jednym ze zdefiniowanych szablonów oraz dodatkowo zmodyfikować wiele jej standardowych elementów (jak np. logo, pieczęć, etykiety tekstowe). Wymagających z pewnością ucieszy możliwość tworzenia własnych stylów CSS, dzięki którym swoboda wpływania na projekt wydruków jest naprawdę duża.

Fakturownia.pl udostępnia kilka predefiniowanych szablonów faktur, które można dość swobodnie dostosować do własnych potrzeb

Najciekawsze funkcje

Fakturownia.pl to przede wszystkim narzędzie do wystawiania faktur i innych dokumentów rozliczeniowych. Absolutnie wszelkich możliwych rodzajów (w tym faktur zagranicznych) - bowiem nawet jeśli jakimś cudem okazałoby się, że standard programu nie zawiera danego formularza, użytkownik ma możliwość stworzenia go samodzielnie. Wystawiane w systemie faktury są dostępne online - mogą być przekazywane kontrahentom zarówno w formie wydruków, jak i plików PDF czy bezpośrednich linków do systemu. Dzięki modelowi Software as a Service, użytkownicy Fakturowni (a może być ich w ramach danego konta wiele) mają możliwość wystawiania dokumentów rozliczeniowych z dowolnego miejsca i urządzenia na świecie. Korzystanie z rozwiązania na urządzeniach mobilnych pracujących pod dyktando systemów operacyjnych iOS bądź Android ułatwiają ponadto dedykowane aplikacje mobilne (do pobrania z Google Play i App Store).

Program wspiera wielofirmowość (z jednego konta faktury może wystawiać kilka firm), wielojęzyczność oraz wielowalutowość (m.in. automatyczne aktualizowanie kursów NBP). Powtarzające się czynności (np. wystawianie analogicznych faktur w kolejnych okresach, tj. faktur cyklicznch) potrafi automatyzować wysyłając dokumenty bezpośrednio na pocztę mailową klientów, a także aktualizując statusy dokumentów na podstawie informacji o płatnościach z banku (na podstawie pliku wyeksportowanego z firmowego konta).

Fakturownia może ponadto przyczynić się do poprawy ściągalności płatności za wystawione faktury - dzięki widgetowi autopłatności. Osadzenie go na stronie internetowej pozwoli klientom natychmiast zapłacić za zakupiony produkt bądź usługę poprzez popularne systemy płatności, jak PayU, PayPal, Transferuj czy Przelewy24.

Za sprawą modułu do ewidencji kosztów (np. faktury przychodzące) oraz wbudowanego kreatora raportów i zestawień, Fakturownia.pl z powodzeniem może posłużyć również jako rozwiązanie do monitorowania firmowego budżetu, a zarazem narzędzie wspierające podejmowanie decyzji. System pomoże także w zarządzaniu magazynem - w zakresie stanów magazynowych produktów oraz generowania dokumentów magazynowych.

Fakturownia.pl pozwala tworzyć zestawienia przychodów i kosztów na bazie ewidencjonowanych w niej dokumentów rozliczeniowych

Bezpieczeństwo danych

Dokumenty rozliczeniowe, informacje o klientach i transakcjach to dane wrażliwe, na których utratę czy wyciek żadna firma nie może sobie pozwolić. O bezpieczeństwie danych w chmurze pisałem już kilkukrotnie, m.in. tutaj:

Dane przetwarzane za pomocą Fakturowni.pl zapisywane są na serwerach w bezpiecznych centrach obliczeniowych. Wszelkie operacje są natomiast szyfrowane i chronione certyfikatem SSL. Zabezpieczenia Fakturowni znacznie przewyższają więc przeciętny poziom ochrony danych gromadzonych na prywatnych serwerach polskich firm. O bezpieczeństwo nie musimy się więc obawiać.

Jak zacząć?

Program Fakturownia.pl jest dostępny w kilku wariantach cenowych. Co istotne, przez pierwsze 30 dni z aplikacji korzystamy w 100% za darmo - bez żadnych zobowiązań. Po ich upłynięciu mamy możliwość przedłużenia usługi poprzez opłacenie abonamentu. W zależności od pakietu jego cena waha się od kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Biorąc pod uwagę szeroką funkcjonalność i użyteczność Fakturowni, ceny te nie wydają się być wygórowane - zwłaszcza, że w przypadku usługi internetowej nie musimy dodatkowo martwić się hostingiem czy serwisem aplikacji. W tym przypadku, cena licencji to jedyny koszt, który ponosimy.

A ponosić go wcale nie musimy - oprócz planów komercyjnych, Fakturownia.pl udostępnia bowiem plan darmowy. Jest on przeznaczony dla startupów i małych działalności, wystawiających do 3 faktur miesięcznie. Na początek każdemu przedsiębiorcy taka opcja na pewno się przyda.

UWAGA! Producent usługi Fakturownia.pl specjalnie dla czytelników bloga informatykawfirmie.pl przygotował 30-procentowy rabat na wszystkie pakiety abonamentowe swojego produktu. Aby z niego skorzystać, podczas uzupełniania formularza płatności należy podać następujący kod: INWFI30

Fakturownia.pl - moja opinia

Polskie firmy bardzo różnie podchodzą do tematu wystawiania faktur. Cześć z nich generuje je za pomocą oprogramowania CRM bądź ERP, następnie gimnastykując się aby odpowiednie dokumenty trafiły do obsługujących je biur rachunkowych. Z kolei inne przedsiębiorstwa przygotowanie faktur od razu zlecają swoim księgowym, co również ma pewne wady - m.in. wydłuża czas oczekiwania na dokumenty przez klientów.

Moim zdaniem receptą na wszelkie zmartwienia związane z fakturami w firmie jest Fakturownia.pl. Dzięki niej, zarówno mały, jak i duży przedsiębiorca jest w stanie własnymi siłami błyskawicznie wystawiać dokumenty rozliczeniowe, w razie potrzeby wspierając się biurem rachunkowym (które z powodzeniem może korzystać z aplikacji, mając ograniczony dostęp do naszego konta).

Fakturowni można zarzucać, że jej interfejs graficzny jest nieco zbyt surowy, niezbyt atrakcyjny. Sekcje konfiguracyjne z pewnością również dałoby się zaprojektować w sposób odrobinę bardziej przystępny dla użytkownika. Pamiętajmy jednak, że w mocno wyspecjalizowanych systemach takich jak Fakturownia.pl liczy się przede wszystkim funkcjonalność i użyteczność - a te oceniam naprawdę wysoko. Prawdę mówiąc, trudno jest mi wyobrazić sobie narzędzie, w którym zarządzanie fakturami byłoby prostsze i szybsze.

Przeczytaj również:

  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz
System CRM dla dużej i średniej firmy - jaki wybrać?
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami bardzo często rozpoczynamy od poszukiwania najlepszego dostępnego systemu CRM.... Czytaj więcej...
Systemy, aplikacje i usługi informatyczne, z których korzystam na co dzień
W Waszych mailach często pytacie mnie o godne polecenia oprogramowanie, najchętniej takie, z którego sam korzystam. Postanowiłem więc... Czytaj więcej...
WebWave - profesjonalna strona WWW w jedno popołudnie
Chociaż zawodowo nigdy nie zajmowałem się tworzeniem stron WWW, mam na swoim koncie co najmniej kilka (moim zdaniem całkiem udanych) ich... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

CRM czy SFA? Do czego służą systemy Sales Force Automation?
W przeciwieństwie do CRM, termin SFA nie jest w Polsce dobrze znany. Mgliste, aczkolwiek bardzo chwytliwe marketingowo pojęcie Sales Force... Czytaj więcej...
7 najlepszych prostych systemów CRM w chmurze
System CRM to oprogramowanie, które przyda się w każdej firmie. Sięgają po nie zarówno wielkie korporacje, przedsiębiorstwa z sektora MŚP,... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?
Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń,... Czytaj więcej...
7 najlepszych prostych systemów CRM w chmurze
System CRM to oprogramowanie, które przyda się w każdej firmie. Sięgają po nie zarówno wielkie korporacje, przedsiębiorstwa z sektora MŚP,... Czytaj więcej...
Jak skutecznie zarządzać dokumentami w firmie?
Jak powszechnie wiadomo, firma bez dokumentów istnieć nie może. Dokumentów pod przeróżnymi postaciami: umów, wzorów umów, oświadczeń,... Czytaj więcej...