W Polsce szaleje bezrobocie, natomiast Ty masz problem ze znalezieniem odpowiedniego pracownika do swojej firmy. Paradoks? Niekoniecznie - chętnych i wartościowych rąk do pracy na rynku bowiem nie brakuje, trzeba je tylko wyłapać prowadząc skuteczną rekrutację.

Pomoże Ci w tym darmowe, opensource'owe oprogramowanie rekrutacyjne dostępne w ramach systemu do zarządzania kadrami OrangeHRM. Sprawdź w jaki sposób je wykorzystać.

Zalety prowadzenia rekrutacji pracowników w OrangeHRM

OrangeHRM to darmowy, opensource'owy system do kompleksowego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie (jeśli wcześniej o nim nie słyszałeś, koniecznie zapoznaj się z tym artykułem). Jego funkcjonalność umożliwia m.in. prowadzenie rekrutacji pracowników. Dlaczego warto go wykorzystać zamiast np. notatnika czy arkusza Excel? Oto kilka powodów:

  • W systemie zaszyto uniwersalną metodologię rekrutacji - proces, który sprawdzi się w niemal każdych warunkach (uwzględniający analizę kandydatur, rozmowy kwalifikacyjne, negocjacje warunków - szczegóły dostępne na poniższym diagramie).
  • Wszystkie dane kandydatów, ich dokumenty aplikacyjne, historię kontaktów czy notatki trzymamy w jednym miejscu, w sposób ustrukturalizowany.
  • System uprawnień OrangeHRM umożliwia prowadzenie rekrutacji zarówno przez administratora systemu, jak i wybranego pracownika odpowiedzialnego za nabór pracowników na wybrane stanowisko.
  • System automatycznie generuje stronę internetową (możliwą do osadzenia np. na firmowej stronie WWW), na której znajdują się informacje o aktualnie prowadzonych naborach. Strona pozwala kandydatom na aplikowanie o pracę bezpośrednio na niej - zapisując wszelkie wprowadzone przez nich dane i dokumenty aplikacyjne w OrangeHRM (automatycznie tworząc w nim rekord kandydata).
  • Angaż kandydata skutkuje automatycznym utworzeniem konta pracownika w systemie.

Dodatkowo system OrangeHRM jest zupełnie darmowy, prosty w instalacji, a funkcjonalnością zdecydowanie wykracza poza procesy rekrutacyjne (można go więc wykorzystać do bieżącego zarządzania pracownikami firmy, np. ich urlopami, danymi kontaktowymi, rozwojem itp.).

Oczywiście aby zwiększyć czytelność diagramu, zaprezentowany powyżej proces został nieco uproszczony. Podobnie jak w rzeczywistości, tak w OrangeHRM kandydat w dowolnym momencie sam może zrezygnować z ubiegania się o pracę - co natychmiast kończy proces jego rekrutacji.

Jak uruchomić rekrutację pracowników w OrangeHRM?

Uruchomienie rekrutacji w OrangeHRM polega na konfiguracji obszarów omówionych poniżej:

  1. Utworzenie stanowiska pracy (na podstawie którego utworzymy potem wolny wakat).
    1. Przejdź do sekcji Job Titles: Admin -> Job -> Job Titles.
    2. Kliknij przycisk Add.
    3. Wprowadź nazwę stanowiska, opis (który możesz również załączyć w formie dokumentu) i ewentualną notatkę.
    4. Zapisz nowe stanowisko pracy, klikając przycisk Save.
  2. Zdefiniowanie pracownika odpowiedzialnego za rekrutację na dane stanowisko
    1. Przejdź do sekcji Add Employee: PIM -> Add Employee.
    2. Wprowadź dane pracownika, koniecznie zaznaczając opcję Create Login Details.
    3. Zdefiniuj dane dostępowe do systemu dla tworzonego pracownika.
    4. Kliknij przycisk Save.
  3. Stworzenie naboru na dane stanowisko
    1. Przejdź do sekcji Vacancies: Recruitment -> Vacancies.
    2. Kliknij przycisk Add.
    3. W polu Job Title wybierz stanowisko pracy wprowadzone w punkcie 1.
    4. W polu Vacancy Name wpisz nazwę tworzonego wakatu.
    5. W polu Hiring Manager wskaż pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie rekrutacji na dany wakat (wprowadzonego do systemu w punkcie 2) - po wpisaniu .
    6. W polu Number of positions wpisz liczbę wolnych wakatów w ramach prowadzonej rekrutacji na dane stanowisko.
    7. Active - pole powinno być zaznaczone, gdy rekrutacja jest aktywna.
    8. Publish in RSS feed and Web Page - jeśli zaznaczone, nabór na dane stanowisko będzie dostępny w ramach kanałów automatycznie wygenerowanych przez system, tj. stronie WWW z listą rekrutacji oraz kanale RSS.

 Po zdefiniowaniu / konfiguracji powyższych elementów, rekrutacja OrangeHRM jest gotowa i czeka na zgłoszenia kandydatów.

Przebieg rekrutacji w OrangeHRM

  1. Rejestracja kandydatów - jest możliwa na dwa sposoby:
    1. Przez pracownika firmy - za pomocą panelu Candidates (Recruitment -> Candidates -> Add). Wykorzystując dedykowany formularz wprowadzamy dane kandydata oraz jego dokumenty aplikacyjne (pole Resume), w polu Job Vacancy wskazując nabór, którego dotyczy aplikacja.
    2. Przez kandydata - za pomocą strony rekrutacyjnej, automatycznie generowanej przez system. Link do listy otwartych naborów / formularzy aplikacyjnych jest dostępny w widoku szczegółowym danej rekrutacji (Recruitment -> Vacancies -> dany rekord naboru). Wypełnienie formularza rekrutacyjnego przez kandydata skutkuje automatycznym utworzeniem rekordu kandydata (Recruitment -> Candidates).
  2. Selekcja kandydatów - porównanie kandydatów odbywa się z poziomu panelu Candidates (Recruitment -> Candidates), gdzie możliwe jest ich filtrowanie na podstawie wybranych kryteriów, przeglądanie dokumentów aplikacyjnych, a także zarządzanie statusami ich rekrutacji. Aby zmienić status wybranego kandydata, należy kliknąć w jego imię i nazwisko, a następnie wybrać nową wartość pola Status (Select Action). Na tym etapie możliwe do wyboru są akcje: Shortlist (uwzględnienie kandydatury rekruta, umożliwiające podjęcie dalszych akcji) oraz Reject (odrzucenie kandydatury). Uwaga, statusu Reject należy używać wyłącznie w sytuacji absolutnej pewności, że nie będziemy chcieli skorzystać z danej aplikacji (brak możliwości zmiany statusu odrzuconego kandydata). Każda zmiana statusu kandydata zostaje zarchiwizowana w systemie w formie rekordu Candidate's History (subpanel widoczny pod danymi kandydata).
  3. Rozmowy kwalifikacyjne - po uwzględnieniu aplikacji kandydata (status Shortlist) możliwe jest zorganizowanie rozmowy kwalifikacyjnej. Podobnie jak w kroku wyżej, polega to na zmianie statusu kandydata (dostępne możliwości na tym etapie to Schedule Interview oraz Reject). Wybór opcji Schedule Interview powoduje wyświetlenie formularza pozwalającego na zdefiniowanie szczegółów spotkania, takich jak termin (Date) oraz jego uczestników (pracownicy firmy zdefiniowani w sekcji Add Employee: PIM -> Add Employee). Po zaplanowaniu i odbyciu rozmowy kwalifikacyjnej, status kandydata ponownie podlega zmianie. W tym momencie mamy do dyspozycji Reject, Interview Passed oraz Interview Failed. Pozytywne rozpatrzenie kandydatury otwiera możliwość zorganizowania kolejnej rozmowy kwalifikacyjnej (Schedule Interview) bądź przedstawienia rekrutowi oferty pracy (Offer Job).
  4. Oferta pracy i angaż pracownika - Pozytywna ocena rozmowy kwalifikacyjnej umożliwia przedstawienie kandydatowi oferty pracy, a w przypadku jej akceptacji - angaż pracownika (Hire). Oznaczenie kandydatury tym statusem kończy proces rekrutacji danej osoby, skutkując automatycznym utworzeniem konta nowego pracownika w systemie.

Oczywiście, system nie nakłada na użytkownika żadnych limitów jeśli chodzi o liczbę otwartych rekrutacji czy obsługiwanych kandydatur. Sprawdzi się więc zarówno jako system do prowadzenia wewnętrznych rekrutacji w przedsiębiorstwie, jak i w firmie usługowej, zajmującej się pozyskiwaniem pracowników dla innych podmiotów.

Przeczytaj również:


  • maria

    U nas w firmie sprawę rozwiązał program do rekrutacji, wybraliśmy akurat Sonata HR, ale jest pewnie wiele innych. Sami rekrutujemy pracowników, więc ten program super wszystko nam porządkuje.

Dodaj komentarz
NetCrunch - recepta na zdrową sieć Twojej firmy
Natura sieci teleinformatycznych jest bardzo dynamiczna - ich struktura, elementy i parametry zmieniają się niezwykle często. To spore wyzwanie... Czytaj więcej...
Axence nVision – jak usprawnić zarządzanie infrastrukturą IT i obniżyć zbędne koszty?
Administrator IT to rola bardzo wymagająca, a zarazem niedoceniana w wielu firmach. W czasach cyfrowej transformacji, gdzie o efektywności... Czytaj więcej...
5 najlepszych darmowych systemów do zarządzania zadaniami (w chmurze)
Natłok zadań może przyprawić o ból głowy każdego. Aby sobie z nimi poradzić, planujemy swoją pracę, zapisując najważniejsze sprawy do... Czytaj więcej...
Jak zatrzymać wiedzę pracowników w firmie? 5 skutecznych sposobów
Większość przedsiębiorców podkreśla, że najważniejszym kapitałem ich firm są pracownicy. Kapitał ten to w znacznej części doświadczenie... Czytaj więcej...
Jak bezpiecznie i efektywnie zarządzać hasłami w firmie?
Tylko nieliczne przedsiębiorstwa prowadzą spójną politykę zarządzania hasłami, pozostawiając w tej kwestii wolną rękę pracownikom.... Czytaj więcej...



Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

6 najlepszych darmowych systemów HRMS
Firmę tworzą nie pieniądze, aktywa, pasywa bądź klienci. Firmę tworzą pracujący w niej ludzie - to ich charakterystyki, samopoczucie i... Czytaj więcej...
OrangeHRM - najlepszy darmowy system do zarządzania pracownikami
Każdy przedsiębiorca zgodzi się chyba ze stwierdzeniem, że jednym z najtrudniejszych elementów związanych z prowadzeniem firmy jest... Czytaj więcej...
Jak mobilnie zarządzać pracownikami?
Zasoby ludzkie to najważniejsze aktywa w firmie - wie o tym każdy przedsiębiorca. Ze względu na swoją wyjątkową wartość i specyfikę, kadry... Czytaj więcej...
OrangeHRM - najlepszy darmowy system do zarządzania pracownikami
Każdy przedsiębiorca zgodzi się chyba ze stwierdzeniem, że jednym z najtrudniejszych elementów związanych z prowadzeniem firmy jest... Czytaj więcej...