W Europie aż 70-80% wdrożeń biznesowych systemów informatycznych (ERP oraz CRM) kończy się niepowodzeniem. Niepowodzenie niejedno ma imię, dla większości z nas oznacza ono jednak nieosiągnięcie oczekiwanego wskaźnika rentowności (ROI), a więc brak zwrotu z inwestycji.

Co zrobić, aby znaleźć się w grupie 20% szczęśliwców, którym wdrożenie się powiodło? Zadbać o wysoki zwrot z inwestycji wdrażanego systemu dzięki opisanym poniżej 10 sposobom na wysokie ROI oprogramowania.

Czym jest ROI dla systemów IT?

ROI (z j. angielskiego return over investment) to wskaźnik zwrotu z inwestycji, tj. jej rentowności. W IT określa on czy korzyść płynąca z wykorzystywania danego systemu przekracza koszty wynikające z jego wdrożenia i utrzymywania. Mówiąc najprościej - określa opłacalność realizacji danego projektu informatycznego.

Mówiąc o systemach IT, za wskaźnik rentowności możemy przyjąć ogólny stosunek korzyści z wdrożenia do całkowitych nakładów inwestycyjnych, który obliczamy według następującego wzoru:

ROI = korzyść / nakłady inwestycyjne x 100%

Wartość przekraczająca 100% oznacza, że realizacja projektu jest opłacalna. Jeśli wartość ROI jest mniejsza - wówczas nakłady przekraczają korzyści. Kwestię tego, w jaki sposób obliczać i wyznaczać ROI dla projektów informatycznych omówię szerzej kiedy indziej - wskaźnik ten, mimo pozornie prostej budowy, w zależności od wdrożenia i potrzeb biznesowych może mieć zupełnie różne charakterystyki. Przede wszystkim ze względu na zróżnicowane podejście do korzyści, które nie zawsze da się bezpośrednio przełożyć na wartości finansowe. 

W kontekście nakładów inwestycyjnych ważne jest natomiast, aby mieć świadomość, że koszty związane z projektem informatycznym powstają nie tylko na etapie wdrożenia oprogramowania, ale w całym okresie jego eksploatacji (utrzymanie, rozwój, konserwacja itd.). Podczas obliczania ROI należy wziąć to pod uwagę.

Skuteczne sposoby na zwiększenie ROI wdrażanego oprogramowania

1. Zdefiniuj cel biznesowy

Zanim weźmiesz się za wdrażanie jakiegokolwiek systemu, zastanów się dlaczego tak naprawdę go potrzebujesz. Jakie zadania będą przed nim stały? Komu i w czym ma pomóc? System informatyczny wdrożony bez wyraźnej przyczyny na pewno nie rozwiąże żadnego problemu (pamiętajmy, że to potrzeba jest matką wynalazku, a nie odwrotnie). Inwestycja w niego nie będzie więc miała szans na zwrot.

Jeśli planujesz wdrożenie systemu, nie będąc pewnym dlaczego - lepiej porzuć ten pomysł. Jeśli Twoje potrzeby są sprecyzowane, postaraj się je spriorytetyzować i przefiltrować - pozostawiając jedynie kilka najważniejszych, a do tego jednorodnych tematycznie. Zbyt wiele celów wdrożenia jest równie niebezpieczne, jak ich zupełny brak - tworzenie i utrzymywanie systemu "do wszystkiego" jest bowiem bardzo trudne i nieefektywne z punktu widzenia ROI.

2. Ustal mierniki sukcesu

Po opracowaniu listy celów wdrożenia możesz przystąpić do zdefiniowania mierników sukcesu dla każdego z nich. Pozwolą one nie tylko określić kiedy dany cel można uznać za osiągnięty, ale również ułatwią dążenie do jego realizacji (niejako precyzują oczekiwania stawiane przed systemem). Przykładowo, jeśli celem wdrożenia jest poprawa jakości obsługi klienta, miernikiem sukcesu może być np. skrócenie czasu logowania do systemu do 5 sekund.

3. Skup się na wybranej grupie użytkowników

Zaprojektuj system tak, aby był przeznaczony dla jednej grupy użytkowników (np. pracownicków obsługi klienta). Nie znaczy to, że nie będą mogli z niego korzystać inni. Chodzi raczej o to, aby oprogramowanie było dopasowane do potrzeb konkretnej grupy (a nie kilku grup na raz). Jeśli funkcjonalność i interfejs użytkownika systemu będzie efektem kompromisu między konkurującymi ze sobą użytkownikami, nie będą one odpowiadały nikomu. A niechęć użytkowników jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń wdrożeń.

4. Badaj satysfakcję użytkowników

Biznesowe systemy informatyczne są obsługiwane przez ludzi i pracują dla ludzi. Ważne jest więc aby ludzie chcieli z nich korzystać - a będą, jeśli oprogramowanie będzie stale dopasowywane do ich potrzeb (nawet jeśli zmieniają się w czasie). W przeciwnym wypadku system, nawet jeśli na papierze doskonały, będzie stał odłogiem, nie przynosząc zwrotu z inwestycji. Monitoruj zadowolenie użytkowników, zarówno na etapie wdrażania aplikacji, jak i jej późniejszej eksploatacji, a następnie rozwijaj ją zgodnie z ich potrzebami i usuwaj zgłaszane problemy.

5. Zorganizuj szkolenia z obsługi systemu

Badania pokazują, że użytkownicy wykorzystują mniej niż 20% funkcji dostarczanego im oprogramowania. Dlaczego? Bo reszty nie potrzebują, albo - co gorsze - nie potrafią z niej korzystać / nie zdają sobie sprawy z jej istnienia. Oznacza to, że 3/4 kosztów związanych z wdrożeniem systemu idzie na marne. Można się przed tym zabezpieczyć, przynajmniej częściowo, zapewniając pracownikom solidną naukę obsługi narzędzia (odpowiednie szkolenia, warsztaty, materiały edukacyjne, instrukcje itp.).

6. Określ cykl życia oprogramowania

Wdrażając oprogramowanie, nie zakładaj, że będzie ono służyło Twojej firmie wiecznie. Przedsiębiorstwa oraz rzeczywistość, w której funkcjonują dynamicznie się zmieniają i zmianie ulegają ich potrzeby. Z roku na rok intensywnie zmienia się również świat IT. Za optymalny dla firmy czas eksploatacji systemu informatycznego zazwyczaj przyjmuje się 3 lata. Po tym okresie inwestycja w oprogramowanie najczęściej przestaje być opłacalna (pamiętajmy, że utrzymywanie istniejącego w firmie systemu również wiąże się z pewnymi kosztami). Określenie cyklu życia narzędzia informatycznego jest istotne, gdyż pozwala zaplanować kolejne wdrożenia systemów, a także zawrzeć odpowiednie umowy z dostawcami (na czas korespondujący z planowanym czasem eksploatacji oprogramowania).

7. Dbaj o relacje z dostawcą oprogramowania

W przypadku produktów standardowych bardzo ważne jest utrzymywanie dobrych relacji z ich producentem. Zwiększamy wówczas szansę na to, że głos naszej firmy - np. dotyczący propozycji rozwoju systemu bądź zgłoszenia błędu - zostanie szybko wysłuchany.

8. Zrezygnuj z nieużywanych funkcji systemu

Tak jak już wcześniej wspomniałem, oprogramowanie generuje koszty nie tylko podczas wdrożenia, ale i w trakcie jego eksploatacji (m.in. serwis, aktualizacje, konserwacja itd.). Im system większy, tym bardziej kosztowne jest jego utrzymanie. Z tego względu, w ramach jego okresowych przeglądów (np. podczas omówionego wyżej badania satysfakcji użytkowników) warto identyfikować zbędne, nieużywane funkcje systemu, a następnie (o ile to możliwe) zrezygnować z nich. Ograniczy to wydatki eksploatacyjne, jednocześnie podnosząc ROI systemu.

9. Wybierz rozwiązanie skalowalne

Dobrze prosperująca firma z roku na rok rośnie, a wraz z nią rosnąć powinny wykorzystywane w niej systemy informatyczne. Wdrażane oprogramowanie powinno więc umożliwiać realizację takiego scenariusza - powinno być skalowalne (tzn. pozwalać na łatwe rozszerzenie swojego działania na dodatkowych użytkowników, przetwarzanie większej ilości danych, czy w końcu integrację z innymi rozwiązaniami IT). Im system bardziej elastyczny, jeśli chodzi o skalę jego wykorzystania, tym jego rozwój mniej kosztowny (co bezpośrednio przekłada się na zwrot z inwestycji).

10. Zadbaj o solidne wsparcie

Bez profesjonalnego wsparcia każdy system informatyczny szybko przestanie być użyteczny. Pojawią się błędy i problemy (co jest niestety normalne w IT), które trzeba będzie rozwiązać. Wdrażając oprogramowanie koniecznie zadbaj więc o odpowiednie warunku serwisu i wsparcia. Tylko wówczas system będzie w stanie pracować niezawodnie, pozwalając użytkownikom na wykorzystywanie go do realizacji postawionych przed nim celów biznesowych.

Opisane przeze mnie sposoby na zwiększenie ROI systemu informatycznego oczywiście nie wyczerpują tematu maksymalizacji zwrotu z inwestycji w oprogramowanie. Wyznaczają one jedynie kierunek postępowania podczas wyboru, wdrażania i eksploatacji systemu. Chętnie poznam Wasze spostrzeżenia dot. tej tematyki - zachęcam do dyskusji w komentarzach.

Przeczytaj również:

 


  • Brak komentarzy
Dodaj komentarz

System CRM dla dużej i średniej firmy - jaki wybrać?
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami bardzo często rozpoczynamy od poszukiwania najlepszego dostępnego systemu CRM.... Czytaj więcej...
6 najlepszych darmowych komunikatorów dla firm
Odkąd w Polsce pojawiło się Gadu-Gadu (wyparte później przez Skype'a, Messengera, SnapChata i masę innych komunikatorów mniej lub bardziej... Czytaj więcej...
Fakturownia.pl - czyli jak najłatwiej wystawić fakturę?
Wielu z nas wzbrania się przed założeniem własnej działalności gospodarczej - pomimo ciekawego pomysłu i dobrego biznesplanu. Częstymi... Czytaj więcej...


Piotr Rawski
Analityk Biznesowy, Project Manager. Entuzjasta rozwiązań IT dla biznesu.

Doradzam, optymalizuję procesy biznesowe i dobieram oprogramowanie do indywidualnych potrzeb. Wszystko po to, aby zwiększyć efektywność Twojej firmy.
-> kontakt i współpraca

System CRM dla dużej i średniej firmy - jaki wybrać?
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami bardzo często rozpoczynamy od poszukiwania najlepszego dostępnego systemu CRM.... Czytaj więcej...
Grywalizacja (Gamification) - czym jest i jak wykorzystać ją w biznesie?
Dobrą zabawę lubi każdy z nas, dlatego tak chętnie sięgamy po gry komputerowe, planszowe czy towarzyskie. Gry dostarczają nam rozrywki, stąd... Czytaj więcej...
Integracja systemów informatycznych: obsługa błędów
Systemy informatyczne warto ze sobą integrować, należy to jednak robić z głową - pamiętając o wzbogaceniu mechanizmów synchronizacyjnych o... Czytaj więcej...
7 grzechów głównych systemów ERP (i firm konsultingowych)
Na rynku oprogramowania dostępnych jest wiele systemów ERP o całkiem szerokiej funkcjonalności, zdających się wpisywać w standardowe potrzeby... Czytaj więcej...
Jak wybrać system informatyczny dla firmy?
W jaki sposób dokonać właściwego wyboru spośród ogromnej ilości systemów informatycznych dostępnych na rynku? Jak zdecydować które z... Czytaj więcej...